Un software gestionale all-in-one per hotel rappresenta uno strumento molto importante per i proprietari di strutture ricettive, oltre che per il personale addetto alle prenotazioni e alla reception. Consente, infatti, di portare numerosi benefici che possono semplificare in modo significativo la gestione di un hotel avendo a disposizione un’unica piattaforma da cui gestire comodamente tutte le varie attività.
Vediamo, quindi, quali sono le motivazioni per cui dovresti fin da subito optare per questo tipo di soluzione all’interno della tua struttura ricettiva.
1 – Cosa sono i Software Gestionali All-in-One per Hotel?
Un software gestionale all-in-one per hotel, come la nostra soluzione software per hotel e campeggi, è un programma che consente di effettuare numerose operazioni effettuando l’accesso a un’unica piattaforma.
Tale applicativo riunisce, infatti, tutti i moduli necessari per la gestione di un albergo:
- Property Management System (PMS)
- CRM – Preventivi
- Booking Engine
- Channel Manager
In questo modo, si ha la possibilità di utilizzare un unico software gestionale per tutte le attività relative alla gestione della struttura senza dover accedere a più piattaforme diverse.
2 – Perché la tua Struttura Ha Bisogno di un Software Gestionale All-in-One?
Adottare un software gestionale all-in-one per hotel rende più efficiente il lavoro quotidiano di manager e Team operativo in quanto permette di gestire attraverso un’unica piattaforma tutte le attività di una struttura: dalle operazioni di check-in e check-out fino all’aggiornamento delle tariffe sui vari canali di prenotazione e all’analisi delle statistiche di vendita.
Ciò consente anche di risparmiare tempo e risorse, che possono essere invece dedicate al miglioramento del servizio offerto ai propri ospiti.
Vediamo più nel dettaglio perché dovresti scegliere questa soluzione all’interno della tua struttura.
2.1 – Sistema unificato senza problemi di integrazione
Un software gestionale all-in-one per hotel integra le diverse funzioni e reparti della tua struttura all’interno di un unico sistema o attraverso l’integrazione di una serie di sistemi interconnessi. Consente di rendere più semplice ogni aspetto operativo, inclusi l’organizzazione delle pulizie, la gestione delle colazioni, la fatturazione, e molto altro.
Questa soluzione elimina la necessità di affrontare le complessità legate all’integrazione di sistemi distinti, assicurando una connessione fluida tra le varie funzionalità. Ciò comporta un notevole risparmio di tempo e la riduzione dei potenziali problemi, poiché tutto è gestito tramite un’unica piattaforma centrale o tramite un insieme limitato di sistemi in costante comunicazione tra loro.
2.2 – Riduzione del Tempo Impiegato in Attività Amministrative
Un sistema gestionale per hotel ti consente di diminuire drasticamente il tempo impiegato per le operazioni amministrative. Questo sistema farà, infatti, la maggior parte del lavoro per te, permettendoti di concentrarti sulla gestione complessiva della tua struttura.
Si ha la possibilità di monitorare tutte le informazioni relative agli ospiti, organizzare le prenotazioni e i processi di check-in/check-out, eseguire pagamenti in maniera veloce e sicura, oltre ad accedere a funzionalità di reportistica in grado di fornire un’analisi dettagliata delle prestazioni della tua struttura ricettiva.
2.3 – Automatizzazione dei Processi
Attraverso un software gestionale all-in-one per hotel puoi automatizzare numerosi processi che solitamente richiedono molto tempo per il personale come, ad esempio, la creazione di un flusso di email automatiche che ti permettono di stare in contatto con l’ospite nelle delicate fasi di pre check-in e post check-out.
Il tempo risparmiato dallo svolgimento di queste attività può essere, invece, impiegato in azioni più produttive che possono portare a un ulteriore miglioramento del servizio e a incrementare la soddisfazione generale della tua clientela.
2.4 – Sviluppo di Migliori Relazioni con i Clienti
L’adozione di questo tipo di software ti darà l’opportunità di rafforzare le relazioni con i tuoi clienti target, oltre a fornirti numerosi strumenti che ti permetteranno di esplorare nuovi mercati.
Un software gestionale all-in-one per hotel, infatti, include un modulo newsletter che ti consente di gestire in modo efficiente la tua lista di contatti, creare delle campagne mirate per determinati gruppi di clienti in modo semplice e rapido, oltre che controllare i risultati ottenuti attraverso la creazione di appositi report statistici.
2.5 – Ottimizzazione della Distribuzione delle Camere
Un sistema gestionale per hotel integrato con un channel manager ti permette di connettere la tua struttura su diversi canali mantenendo il prezzo delle camere uniforme su tutte le piattaforme (parity rate) e senza dover effettuare l’accesso a più portali per aggiornare in ognuno di essi le varie tariffe.
Potrai aggiornare i prezzi e le disponibilità su tutti i canali utilizzando esclusivamente un’unica interfaccia e tenere allineata la disponibilità in tempo reale su tutte le piattaforme di prenotazione senza la necessità di effettuare diversi accessi.
Nei sistemi più moderni e aggiornati, come il nostro Myguestcare, puoi addirittura personalizzare la tua strategia di disponibilità e prezzo, applicando regole differenti per ogni portale.
2.6 – Miglioramento nella Gestione dei Pagamenti
Un software gestionale all-in-one per hotel ti offre un’integrazione per la gestione dei pagamenti in modo diretto e sicuro permettendoti di ricevere gli importi direttamente sul tuo conto bancario senza effettuare il passaggio da altri intermediari.
Puoi anche gestire comodamente in modo automatizzato diverse modalità di incasso definendo le politiche in caso di no-show o i pagamenti anticipati, oltre che i rimborsi per gli ospiti in caso di eventuali problematiche.
2.7 – Ottimizzazione del Pricing delle Camere
Impostare correttamente i prezzi delle camere è fondamentale per rimanere competitivi all’interno del mercato. Per questo, un efficace software gestionale per hotel tutto in uno è dotato di avanzati strumenti per la gestione delle tariffe e dell’inventario che ti consentono di monitorare costantemente i prezzi ottimali per ciascuna categoria di camera, nonché di regolare le tariffe di conseguenza.
2.8 – Incremento delle Prenotazioni Dirette
Infine, grazie al sistema di booking engine integrato avrai a disposizione diversi strumenti che ti permetteranno di incrementare le prenotazioni presso la tua struttura.
Un recente rapporto Istat ha evidenziato come nel corso degli ultimi anni siano cresciute in modo significativo le prenotazioni effettuate direttamente con una struttura ricettiva rispetto a quelle attraverso intermediari (come, ad esempio, Booking o Trivago). Le prime, infatti, rappresentano attualmente ben il 72% del totale, una cifra decisamente da non sottovalutare.
Seguendo questo trend e sfruttando le funzionalità offerte da un software gestionale per hotel, puoi creare un motore di prenotazione personalizzato da ospitare in un sotto dominio del tuo attuale sito web in modo da permettere ai clienti che visitano il tuo portale di effettuare direttamente una prenotazione senza dover inviare email o doverti contattare tramite una telefonata.
Questo modulo può essere anche tradotto simultaneamente in più lingue diverse in modo da renderlo facilmente accessibile anche agli ospiti internazionali.
3 – Cosa Succede se non Utilizzi un Software Gestionale All-In-One per Hotel?
L’obiettivo principale della tecnologia è quello di semplificare e facilitare la gestione di varie attività, non di complicarle ulteriormente. Tuttavia, quando si utilizzano dei software non integrati, si possono facilmente incontrare degli ostacoli abbastanza importanti che possono andare a compromettere e/o a rendere più difficile la gestione di una struttura alberghiera.
Uno di questi problemi è l’incapacità di monitorare le prestazioni dell’attività in tempo reale: a causa di sistemi di gestione alberghiera non collegati tra loro, si finisce per avere dei database che si sovrappongono tra loro, rendendo difficile unificare i dati al fine di analizzare complessivamente le prestazioni.
Un software gestionale all-in-one per hotel consente, invece, un controllo centralizzato su tutte le operazioni della struttura, fornendo report unificati che facilitano il monitoraggio delle prestazioni e le decisioni a riguardo della strategia aziendale da adottare.
La presenza di molteplici fornitori richiede la gestione di diversi contratti e di pagamenti. Questo può essere risolto con un unico sistema integrato che offre un unico punto di contatto e un archivio centralizzato dei dati.
L’assenza di una gestione in tempo reale dell’inventario può, inoltre, portare a possibili situazioni di overbooking. Con un sistema integrato che collega il software dell’hotel, il motore di prenotazione e il channel manager, è possibile aggiornare immediatamente le disponibilità su tutti i canali al fine di evitare delle spiacevoli sovrapposizioni nelle prenotazioni degli ospiti.
Infine, la sicurezza dei dati diventa una preoccupazione abbastanza rilevante se si utilizzano dei software separati. Un sistema integrato da un unico fornitore può, invece, garantire delle misure di sicurezza consistenti in grado di proteggere i dati sensibili sia della tua struttura che dei tuoi ospiti.
4 – Conclusione
In conclusione, l’adozione di un software gestionale all-in-one per hotel si rivela una scelta strategica per qualsiasi proprietario di una struttura ricettiva. Questa soluzione non solo semplifica e ottimizza le operazioni quotidiane, ma offre anche un valore aggiunto significativo in termini di efficienza amministrativa, sviluppo delle relazioni con i clienti, gestione dei pagamenti e strategie di gestione delle prenotazioni.
Implementare un sistema così completo permette di risparmiare tempo prezioso, migliorare la gestione delle tariffe e delle disponibilità, e di conseguenza, incrementare le prenotazioni, nonché i ricavi del tuo hotel.
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