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Come semplificare la gestione: centralizzare i dati in hotel

centralizzare i dati in hotel

in questo articolo

Perché oggi parliamo di centralizzare i dati degli hotel? Nel corso degli anni, l’industria dell’ospitalità ha detto addio a molte vecchie tradizioni, dalle chiavi fisiche delle camere ai registri degli ospiti. Ma una cosa non è cambiata, la complessità della gestione della struttura che, al contrario, è andata a complicarsi.

Le cose a cui prestare attenzione sembrano essere infinite. I programmi da utilizzare sono diversi e spesso poco connessi tra loro, e formare ogni volta il personale a usare programmi diversi a seconda della casistica non è affatto facile, né veloce.

 

Cosa fanno gli hotel di successo?

Sia le grandi catene di Hotel che gli hotel indipendenti se ne sono accorti da tempo e sono andati, senza voltarsi indietro, verso una gestione centralizzata.

Ma mentre fino a non tanto tempo fa i piccoli hotel potevano permettersi il lusso di ignorare questo aspetto fondamentale, e di mischiare la tecnologia con “carta e penna”, adesso non è più possibile farlo. Tenere le redini di diverse partnership tecnologiche, mentre si cerca di mantenere un servizio di qualità, sta diventando ormai estremamente complesso e tedioso.

Ma non è l’unico motivo.

La motivazione principale che obbliga gli albergatori a dotarsi di moderne tecnologie che centralizzano i dati, arriva dagli ospiti stessi che sono abituati, e si aspettano, di potersi interfacciare digitalmente con l’hotel, con tutte le implicazioni che questo consegue. Si stufano, ad esempio, a dover fornire più volte le stesse informazioni all’hotel. E si sorprendono quando i dati già forniti in fase di prenotazione non sono disponibili automaticamente alla reception per velocizzare ogni loro richiesta.

È chiaro dunque che, se c’è un aspetto che possiamo ormai definire come indispensabile, per essere competitivi nel mercato di oggi, è la centralizzazione dei dati, ovvero dotarsi di sistemi tecnologici e digitali connessi tra loro con l’obiettivo di migliorare sia la qualità del servizio che la gestione del cliente.

In questo articolo esploriamo l’importanza di questo fattore e la ricaduta positiva sulla gestione quotidiana del to hotel.

 

MA COSA SIGNIFICA CENTRALIZZARE I DATI DELL’HOTEL?

Centralizzare i dati dell’hotel significa nel pratico avere un solo fornitore, appunto centrale, che connette ogni aspetto delle operazioni del tuo hotel.

In un hotel senza strumenti digitali connessi, le informazioni sugli ospiti, le tariffe, le richieste di manutenzione e la comunicazione del personale sono disperse in vari sistemi o documenti cartacei. Questa frammentazione crea inefficienze operative e può portare a errori costosi. Gli ospiti delle volte si sentono trascurati o insoddisfatti a causa di problemi di comunicazione interna o di servizio.

Al contrario, un sistema cosi detto “All-in-One” di gestione alberghiera funge da collante che tiene insieme tutte queste componenti cruciali: raccoglie e organizza i dati in un’unica piattaforma accessibile a tutto il personale autorizzato. Questo significa che il team della reception, il personale della manutenzione, il reparto delle pulizie e altri dipartimenti possono collaborare in modo più efficiente.

La comunicazione interna migliora notevolmente.

Il personale può accedere alle informazioni necessarie rapidamente e senza dover passare attraverso lunghe catene di comando. Ad esempio, se un ospite ha una richiesta speciale, il personale della reception può comunicarla direttamente al personale della pulizia, assicurando una risposta tempestiva e contribuendo a migliorare la sua esperienza e soddisfazione complessiva.

Ciò può essere realizzato attraverso moderni sistemi di gestione alberghiera all-in-one (come il nostro Myguestcare ONE) che supporta integrazioni con servizi di terze parti. Ma quale che sia la soluzione scelta, l’obiettivo è avere tutti i dati del tuo hotel in un unico spazio, dalla gestione di arrivi e partenze alla gestione della reputazione, dalla gestione delle prenotazioni e altro ancora.

 

COME CAPIRE SE HAI BISOGNO DI CENTRALIZZARE I TUOI DATI?

D’altronde, se vuoi competere efficacemente, è chiaro che devi poter fornire ai tuoi ospiti lo stesso livello di esperienza digitale delle grandi catene di hotel. Facciamo quindi un esercizio semplice ma illuminante, che può aiutarti a capire anche quale sia la tua situazione rispetto a chi usa già un sistema All-in-One.

Prova a rispondere a queste domande:

 

1. HAI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DEI TUOI OSPITI?

Uno dei pilastri fondamentali per creare un’esperienza indimenticabile per gli ospiti è conoscerli a fondo. Questo non si riferisce solo ai loro nomi e dettagli di contatto, ma a una visione più completa.

Immagina di poter creare profili dettagliati per ciascun ospite che attraversa le porte del tuo hotel. Questi profili includerebbero non solo informazioni di base, ma anche preferenze personali, storico delle prenotazioni, richieste speciali e feedback passati. In altre parole, ogni ospite diventerebbe un libro aperto per il tuo staff. Questo è ciò che si può ottenere ad esempio con un CRM (Customer relationship management) di ultima generazione, come quello Myguestcare.

 

Perché è così importante avere un CRM di questo tipo?

La personalizzazione è la chiave per creare un’esperienza eccezionale. Quando conosci le preferenze di un ospite, puoi anticipare i suoi desideri. Ad esempio, se scopri che un ospite preferisce cuscini più rigidi e una certa marca di caffè, puoi preparare la sua camera in anticipo con queste attenzioni personalizzate. Questo non solo crea un forte impatto emotivo ma può anche portare a recensioni positive e feedback entusiasti.

Oltre alla personalizzazione, avere accesso a dati dettagliati sugli ospiti ti consente di stabilire relazioni più forti e durature. Puoi ricordare dettagli importanti come anniversari o compleanni e sorprendere gli ospiti con piccoli gesti che gli fanno sentire speciali.

In sintesi, avere a disposizione rapidamente i dati degli ospiti grazie a un interfaccia intuitiva ti permette di offrire un’ospitalità su misura che supera le aspettative. E non dimenticare che gli ospiti felici tendono a diventare clienti fedeli e a diffondere il passaparola positivo, il che può portare a un incremento costante delle prenotazioni.

 

2. PUOI PESONALIZZARE LE TARIFFE IN BASE AI PROFILI DEGLI OSPITI E AGLI EVENTI LOCALI?

La personalizzazione non riguarda solo l’esperienza degli ospiti, ma anche le tariffe che gli offri. Ad esempio, se c’è un grande concerto o un festival in città, il tuo sistema è in grado di regolare le tariffe in pochi click per sfruttare al massimo questa opportunità?

La capacità di poter intervenire rapidamente sulle tariffe può fare una grande differenza nei tuoi risultati di fatturato. Se un ospite ha dimostrato di essere un cliente fedele che prenota spesso, potresti offrirgli uno sconto speciale o un pacchetto vantaggioso per premiarlo per la sua lealtà. D’altro canto, quando eventi locali generano un aumento della domanda, con un sistema All-in-One puoi aumentare le tariffe in modo sincronizzato su tutti i canali di vendita per massimizzare i profitti.

Questa flessibilità nella gestione delle tariffe può aiutarti a mantenere un equilibrio tra l’ottimizzazione dei ricavi e la soddisfazione degli ospiti. Gli ospiti apprezzeranno di ottenere tariffe competitive quando prenotano regolarmente e allo stesso tempo capiranno che durante periodi di alta richiesta, i prezzi possono essere leggermente più alti. La chiave sta nel trovare il giusto equilibrio per massimizzare i ricavi senza alienare gli ospiti.

In sintesi, la capacità di personalizzare le tariffe in base ai profili degli ospiti e agli eventi locali è un elemento essenziale per massimizzare i ricavi e migliorare la tua competitività.

 

3. Il TUO STAFF COMUNICA IN MODO EFFICIENTE?

Un altro aspetto fondamentale da considerare è l’efficienza nella comunicazione all’interno del tuo staff.

Immagina una situazione in cui il personale deve condividere informazioni importanti tra i vari reparti dell’hotel. Senza un sistema adeguato, potrebbero dover correre fisicamente da una parte all’altra dell’edificio o, peggio ancora, perdere tempo prezioso cercando di mettersi in contatto via telefono o e-mail. Questa inefficienza nella comunicazione può portare a ritardi nell’assistenza agli ospiti e a una gestione complessiva meno fluida.

Un sistema centralizzato di gestione può risolvere questo problema.

Consente al tuo staff di comunicare in modo rapido ed efficace attraverso una piattaforma condivisa e, inoltre, un sistema di comunicazione integrato può migliorare la coordinazione tra i dipartimenti. Ad esempio, il front desk può essere informato in tempo reale sugli arrivi degli ospiti o sui cambiamenti nelle prenotazioni, consentendo loro di fornire un servizio più efficiente e personalizzato al momento del check-in.

L’efficienza nella comunicazione è cruciale per garantire un’esperienza senza intoppi per gli ospiti. Quando il tuo staff può comunicare in modo rapido e senza intoppi, possono gestire meglio le richieste degli ospiti e risolvere eventuali problemi in modo tempestivo. Questo porta a una maggiore soddisfazione e contribuisce a costruire una reputazione positiva per il tuo hotel.

 

4. PUOI TRACCIARE LE PREFERENZE DEI TUOI OSPITI?

Il quarto punto cruciale da considerare riguarda la possibilità di segmentare le preferenze dei tuoi ospiti in base ai gusti, alle tendenze e più in generale a ciò che amano di più.

Immagina di gestire un hotel in una posizione strategica vicino alla costa e nel contempo in una buona posizione per raggiungere punti d’interesse culturale. Un sistema centralizzato che ti permette di arricchire le anagrafiche dei tuoi ospiti con dati qualitativi preziosi, come le preferenze mostrate durante il soggiorno, inserendo, per esempio, un tag “Amante del Surf” o “Amante Arte e Cultura”,  garantisce allo staff dell’hotel un livello di personalizzazione del servizio altrimenti inarrivabile.

Oltre questo, ì moderni gestionali per hotel in cloud come il Myguestcare ONE, permettono di segmentare le anagrafiche creando delle liste profilate in base a gusti e tendenze degli ospiti, utili per creare delle Newsletter personalizzate con un alto tasso di conversione.

Quindi,  grazie alla centralizzazione di questi dati, possiamo rendere le attività di marketing più efficaci, generando delle offerte personalizzate in base alle preferenze degli ospiti

 

 

HAI RISPOSTO “NO” A UNA O PIÙ DI QUESTE DOMANDE?

Allora è il momento di considerare seriamente di passare a un sistema gestionale All-in-One nella tua struttura alberghiera.

Questa strategia può aiutarti a migliorare l’esperienza degli ospiti, ottimizzare le tariffe, migliorare l’efficienza operativa e garantire un futuro di successo per il tuo hotel.

Avere sistemi integrati che dialogano efficientemente tra loro è un “game changer” per gli hotel indipendenti. Semplifica le vostre operazioni, rendendo più facile e veloce offrire servizi aggiuntivi, contribuisce ad aumentare il fatturato attraverso partnership con servizi di terze parti e, inoltre, consente di comprendere meglio gli ospiti, così da poter offrire servizi personalizzati.

Gli hotel indipendenti che desiderano distinguersi sul mercato possono davvero beneficiare di un sistema di gestione alberghiera all-in-one e di un approccio a un unico fornitore, offrendo maggior controllo sulle vostre capacità e aiutando a offrire un’esperienza unica.

 

Clicca qui se vuoi scoprire come Myguestcare All-in-one può aiutarti a prendere il pieno controllo tuo hotel!

 

In conclusione, se desideri gestire un hotel di successo, allora è essenziale puntare su una strategia basata su sistemi tecnologici All-in-One. Solo così potrai davvero ottimizzare le operazioni, migliorare la comunicazione interna, aggiornare le tariffe in modo intelligente e offrire un’esperienza eccezionale ai tuoi ospiti. Non è solo un vantaggio, ma una necessità nel mondo digitale odierno dell’ospitalità.

 

 

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