Un hotel booking engine è un sistema che può essere integrato all’interno di un sito web di una struttura al fine di consentire le prenotazioni online dirette da parte degli ospiti.
Si tratta di uno strumento molto importante per generare delle prenotazioni senza dover sostenere delle commissioni e che ti consente di ottimizzare la strategia di vendita, nonché di massimizzare i profitti.
Vediamo, quindi, nel dettaglio che cos’è un hotel booking engine, come funziona, quali sono i benefici che può portare alla tua struttura e le sue funzionalità principali.
1 – Che cos’è un Hotel Booking Engine?
Un hotel booking engine è un’applicazione SaaS (Software as a Service) utilizzata dalle aziende del settore alberghiero per offrire agli ospiti l’opportunità di effettuare delle prenotazioni dirette tramite il sito web della struttura.
I motori di prenotazione sono composti da due lati: il back-end e il front-end. Il back-end viene utilizzato per impostare, gestire e rivedere le prenotazioni, mentre il lato rivolto al cliente (front-end) consente agli ospiti di prenotare autonomamente le varie camere e i servizi ancillari.
Il booking engine può raccogliere informazioni sulla carta di credito dei clienti o integrare un gateway di pagamento al fine di elaborare i depositi e i pagamenti.
Il software è, inoltre, in grado di gestire automaticamente tutte le prenotazioni online, inserirle nel sistema e nel planning della struttura e archiviare in modo sicuro i dati dei clienti, oltre a fornire agli ospiti aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità e sulle tariffe di alloggio.
2 – Come Funziona un Hotel Booking Engine?
Un hotel booking engine funziona attraverso un collegamento con il sito web della tua struttura mediante il quale vengono prese le prenotazioni online dei tuoi clienti. I dati vengono poi trasmessi al sistema di gestione interno che tiene traccia e gestisce le varie informazioni.
Il motore di prenotazione mostrerà le tariffe e la disponibilità in tempo reale e consentirà agli ospiti di selezionare le date del loro soggiorno nonché di finalizzare la prenotazione. Potrebbero, inoltre, essere integrate delle ulteriori funzionalità come l’invio automatico di e-mail di conferma dell’avvenuta prenotazione.
Un hotel booking engine può anche integrarsi con un channel manager in modo da gestire all’interno di un unico gestionale anche le prenotazioni provenienti da altri canali non diretti.
3 – Qual è la Differenza tra Booking Engine e Channel Manager?
Il booking engine e il channel manager sono due strumenti fondamentali per la gestione delle prenotazioni in ambito alberghiero, ma hanno scopi diversi e lavorano insieme per ottimizzare la distribuzione e la vendita delle camere.
3.1 – Booking Engine
Come abbiamo visto sopra, un booking engine è un software di prenotazione online che si integra con il sito web della tua struttura, permettendo agli ospiti di effettuare prenotazioni dirette.
Funziona come un portale attraverso il quale i clienti possono verificare la disponibilità delle camere, i prezzi, e completare il processo di prenotazione effettuando il pagamento tramite un sistema sicuro.
Questo strumento aiuta gli hotel a convertire i visitatori del sito web in ospiti effettivi, eliminando le commissioni che si dovrebbero altrimenti pagare attraverso le prenotazioni ottenute da agenzie di viaggio online (OTA).
3.2 – Channel Manager
Un channel manager, invece, è un software che permette agli hotel di gestire e distribuire le loro tariffe e disponibilità di camere attraverso vari canali di vendita come le OTA, i sistemi di prenotazione GDS (Global Distribution Systems) e altri portali di prenotazione.
L’obiettivo principale è quello di sincronizzare le informazioni su tutte le piattaforme in tempo reale per prevenire l’overbooking e massimizzare l’occupazione, garantendo che le tariffe e la disponibilità siano consistenti su tutti i canali.
3.3 – Differenze Chiave
Il booking engine si concentra sulle prenotazioni dirette attraverso il sito web dell’hotel, mentre il channel manager si occupa della gestione e distribuzione delle disponibilità e tariffe su vari canali di prenotazione esterni.
Il booking engine aiuta ad aumentare le prenotazioni dirette riducendo le commissioni pagate alle OTA, il channel manager riduce il rischio di overbooking e semplifica la gestione delle prenotazioni provenienti da più canali.
Sebbene siano strumenti distinti, spesso lavorano in sinergia. Un channel manager può, infatti, integrarsi con un booking engine per assicurare che le prenotazioni dirette siano sincronizzate con altri canali, contribuendo a una gestione efficiente delle disponibilità.
4 – Quali sono i Benefici Principali di un Booking Engine?
L’adozione di un hotel booking engine può portare a numerosi vantaggi e benefici per una struttura consentendo ai proprietari di ottimizzare notevolmente i vari processi di gestione delle prenotazioni.
4.1 – Migliora l’Efficienza della tua Struttura
L’integrazione tra il property management system (PMS), l’hotel booking engine e il channel manager garantisce che, una volta ricevuta una prenotazione, la tua disponibilità venga aggiornata in tempo reale, sia all’interno del tuo sistema interno sia su tutte le piattaforme di distribuzione.
In questo modo, l’efficienza della tua struttura verrà notevolmente migliorata in quanto i tuoi clienti potranno conoscere immediatamente se la loro prenotazione potrà andare a buon fine o meno per un determinato range di date.
4.2 – Permette di Raccogliere Dati Preziosi sui tuoi Ospiti
La raccolta dei dati gioca un ruolo cruciale, in modo particolare nel settore dell’industria alberghiera, dove c’è una crescente domanda di esperienze su misura. Utilizzando le informazioni raccolte sugli ospiti tramite lo strumento di hotel booking engine, hai la possibilità di affinare le strategie di marketing in modo da attrarre verso il tuo hotel quei clienti che saranno più inclini ad apprezzare il tuo brand.
4.3 – Migliora l’Esperienza degli Ospiti
Un hotel booking engine offre ai tuoi ospiti la comodità di scegliere la loro camera preferita direttamente dal loro computer, tablet o smartphone. Grazie a procedure semplificate e a sistemi di pagamento protetti, il processo di prenotazione diventa, quindi, intuitivo, rapido e persino soddisfacente.
Questa esperienza rappresenta il primo contatto che i futuri clienti hanno con il tuo hotel e ciò influenzerà significativamente la loro opinione sul tuo brand. Pertanto, è fondamentale che il sistema sia user-friendly al fine di garantire che gli ospiti portino a termine la loro prenotazione.
4.4 – Permette le Prenotazioni Immediate
Gli studi indicano che la maggioranza degli ospiti visiterà sia le piattaforme di agenzie di viaggio online (OTA) che il sito web dell’hotel per raccogliere informazioni prima di prendere una decisione finale.
Offrendo un metodo diretto e semplificato per effettuare prenotazioni tramite la tua pagina web, cresceranno sicuramente le probabilità che i clienti sceglieranno di concludere la prenotazione direttamente con il tuo hotel una volta che avranno preso una decisione.
4.5 – Riduce la Dipendenza dalle OTA
Le agenzie di viaggio online (OTA) rappresentano un efficace strumento per aumentare la visibilità del tuo hotel: la tua proprietà viene, infatti, visualizzata nei risultati di ricerca relativi alla destinazione scelta, conferendo affidabilità alla tua presenza online.
Tuttavia, affidarsi esclusivamente a prenotazioni tramite terzi può ridurre i tuoi profitti a causa dei costi di commissione da corrispondere per ogni conversione.
Integrando il booking engine all’interno del sito web della tua struttura hai, quindi, la possibilità di incrementare i tuoi guadagni accogliendo direttamente una parte di queste prenotazioni attraverso il tuo canale proprietario.
4.6 – Semplifica le Procedure di Pagamento
Uno dei vantaggi principali di un hotel booking engine è che gli ospiti hanno la possibilità di effettuare il pagamento per il loro soggiorno direttamente con carta di credito al momento della prenotazione e il sistema elaborerà automaticamente i vari dettagli.
Tramite questo sistema è anche possibile gestire i depositi e i pagamenti per servizi aggiuntivi come la colazione e le spese di pulizia.
4.7 – Consente di Gestire l’Intera Esperienza degli Ospiti
Dall’istante in cui un potenziale ospite visita il sito web del tuo albergo, entra in contatto esclusivamente con i contenuti da te selezionati. Questo ti dà l’opportunità di allineare l’intero processo di prenotazione con l’identità del tuo brand, giocando un ruolo decisivo nel rendere positiva l’esperienza complessiva dell’utente.
4.8 – Offre ai Clienti la Possibilità di Prenotare nella loro Lingua
Mediante un hotel booking engine i tuoi ospiti possono effettuare le prenotazioni direttamente nella loro lingua madre e pagare nella valuta che preferiscono. Questo li metterà fin da subito a proprio agio, rendendo il processo di prenotazione più semplice e soddisfacente, oltre a definire le loro aspettative ancor prima del loro arrivo nella tua struttura.
4.9 – Permette di Impostare Offerte e Sconti Rapidamente
Attraverso un hotel booking engine puoi impostare rapidamente delle offerte last minute e degli sconti per soggiorni prolungati con un semplice clic. Questo tipo di offerte sono potenzialmente in grado di incrementare la fidelizzazione dei clienti e la probabilità che i tuoi ospiti vivranno un’esperienza complessivamente positiva.
5 – Le Funzionalità Più Importanti di un buon Booking Engine
Un hotel booking engine ti mette a disposizione diverse funzionalità che ti permettono di semplificare notevolmente la gestione delle prenotazioni all’interno della tua struttura.
5.1 – Disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7
Un hotel booking engine funziona come un negozio virtuale disponibile h24, 7 giorni su 7, permettendo ai visitatori da qualsiasi luogo di accedere ed effettuare le prenotazioni in qualsiasi momento aggiornando in tempo reale la disponibilità all’interno del gestionale in modo da evitare casistiche di overbooking.
5.2 – Esperienza di Prenotazione
I visitatori del sito web della tua struttura si aspettano un processo di prenotazione che sia intuitivo, comodo e rapido, in linea con l’esperienza offerta dai principali portali di e-commerce.
La chiarezza e la semplicità offerti da un sistema di hotel booking engine sono, quindi, essenziali per garantire un’esperienza utente fluida che sia in grado di incrementare il numero di prenotazioni dirette.
5.3 – Integrazioni
Grazie all’integrazione offerta dall’hotel booking engine con il tuo channel manager e il sistema di property management (PMS), che consente una sincronizzazione in tempo reale, puoi avere subito accesso alla disponibilità attuale della tua struttura.
Questo previene situazioni di overbooking, errori di tariffe e la necessità di trasferire dati manualmente tra diversi software.
Altre integrazioni importanti offerte da questo tipo di servizio includono anche il collegamento con Google Analytics e l’implementazione di plugin per facilitare le prenotazioni tramite i social media.
5.4 – Processo di Pagamento
L’adozione di un gateway di pagamento online mediante un hotel booking engine semplifica il processo di prenotazione per entrambe le parti, sia per la struttura ricettiva che per l’ospite.
I viaggiatori di oggi prediligono l’uso di carte di credito per i pagamenti online e apprezzano la possibilità di ricevere una conferma istantanea delle loro prenotazioni.
Implementare questo sistema elimina, inoltre, la necessità di gestire manualmente gli addebiti o di verificare l’autenticità delle carte di credito.
5.5 – Ottimizzazione per Dispositivi Mobili
Un hotel booking engine ti offre un sistema di prenotazione che sarà perfettamente ottimizzato per l’uso tramite dispositivi mobile. Ciò rappresenta, quindi, un enorme vantaggio in un settore in cui le prenotazioni vengono sempre più effettuate tramite uno smartphone o un tablet.
5.6 – Gestione delle Offerte e dei Servizi Aggiuntivi
Il sito web del tuo hotel rappresenta la piattaforma ideale per i tuoi ospiti per accedere a tariffe vantaggiose, scoprire offerte last minute, applicare codici sconto e incrementare i profitti attraverso l’up-selling e il cross-selling, offrendo così servizi aggiuntivi come escursioni o altre tipologie di attività.
La gestione delle offerte e dei servizi aggiuntivi è resa molto più semplice tramite un hotel booking engine che incorpora funzionalità pensate specificamente per le promozioni.
5.7 – Multivaluta e multilingue
Il booking engine ti mette a disposizione un sistema di prenotazione multivaluta e multilingue tramite il quale i tuoi ospiti potranno effettuare prenotazioni nella lingua che preferiscono e nella loro valuta locale.
5.8 – Progettazione e Personalizzazione
L’identità visiva del tuo sito web, oltre a rafforzare il brand, gioca un ruolo cruciale nel fornire un’esperienza utente fluida e coerente. Per questo un booking engine può essere completamente progettato e personalizzato in base alle tue esigenze e può essere anche ospitato su un sotto dominio in modo da integrarsi maggiormente con il tuo marchio e migliorare la fiducia degli ospiti nonché il numero di conversioni.
Conclusione
Il booking engine rappresenta uno strumento essenziale per qualsiasi struttura alberghiera che desideri ottimizzare il proprio processo di prenotazione, migliorare l’efficienza operativa e massimizzare i profitti. Integrando questo servizio all’interno del proprio sito web, gli hotel possono offrire una piattaforma intuitiva e accessibile che facilita le prenotazioni dirette, riducendo la dipendenza da OTA e i relativi costi di commissione.
Inoltre, la capacità di raccogliere dati preziosi sugli ospiti, migliorare l’esperienza utente e gestire con facilità offerte e servizi aggiuntivi, rende il booking engine uno strumento indispensabile per rispondere alle esigenze del mercato turistico attuale.
Con funzionalità come l’ottimizzazione per dispositivi mobili, l’integrazione con sistemi di pagamento sicuri e la personalizzazione per rispecchiare l’identità del brand, i proprietari di hotel hanno a disposizione tutto il necessario per attrarre e soddisfare una clientela sempre più ampia e diversificata.
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