CHE COS’É UN GESTIONALE (PMS) PER HOTEL?
Un gestionale hotel o software gestionale alberghiero, conosciuto anche come Property Management System o PMS, è un software di gestione dell’hotel di cui si avvalgono i titolari, gli addetti alle prenotazioni e gli addetti alla reception delle strutture alberghiere.
Il PMS è lo strumento utilizzato per gestire le attività di front e di back office, tra cui check-in e check-out, prenotazioni, disponibilità, gestione delle tariffe, fatturazione, report, manutenzione e housekeeping dell’albergo.
L’utilizzo di un gestionale alberghiero semplifica il lavoro in struttura e automatizza le attività amministrative e ripetitive che altrimenti richiederebbero un intervento manuale. Inoltre un software gestionale alberghiero ti consente di risparmiare tempo ed energie che puoi utilizzare per offrire un servizio migliore ai tuoi clienti.
I compiti principali che un PMS hotel deve svolgere sono:
- la gestione delle prenotazioni
- la gestione della commercializzazione
- la gestione dei pagamenti e degli adempimenti fiscali e di legge
VANTAGGI DELL’UTILIZZO DI UN GESTIONALE ALBERGHIERO
Gestire un hotel presenta molte sfide. Il tempo sembra non bastare mai e le attività ripetitive e gli errori non fanno scorrere il lavoro in modo fluido, soprattutto nei periodi di alta stagione.
Adottare un software gestionale per hotel ti libera da incombenze semplificando il tuo lavoro e ti consente di:
- Ridurre il tempo dedicato alle attività ripetitive
Un software di gestione alberghiera può rendere la gestione dell’hotel molto più facile, semplificando e snellendo i processi. In questo modo avrai più tempo per concentrarti sull’offrire ai tuoi ospiti la migliore esperienza possibile. Con un buon gestionale hotel software, è possibile tenere traccia di tutte le informazioni sugli ospiti, gestire le prenotazioni e i check-in/check-out, elaborare i pagamenti in modo rapido e sicuro e avere accesso a strumenti di reporting che mostrano le performance dell’hotel.
- Migliorare l’esperienza dei tuoi ospiti e costruire una relazione con loro
Un programma di gestione alberghiera non solo semplifica la vita a te e al tuo staff, ma contribuirà direttamente ad aumentare la soddisfazione degli ospiti. Il check-in online ne è un esempio: i dati degli ospiti sono già nel sistema, in modo che non debbano aspettare alla reception al loro arrivo.
Inoltre, può fornirti preziose informazioni sulle loro preferenze, in modo che tu possa creare un’esperienza più personalizzata e su misura per loro.
- Migliorare le entrate
L’uso di un software di gestione alberghiera può contribuire ad aumentare le entrate. Un buon PMS hotel dispone di potenti strumenti di gestione delle tariffe e dell’inventario, in modo da poter tenere traccia dei prezzi migliori per ogni tipo di camera in qualsiasi momento e adeguare le tariffe di conseguenza.
SOFTWARE GESTIONE HOTEL: CARATTERISTICHE IMPORTANTI DA RICERCARE
Quando si tratta di scegliere un software per hotel, sono molti i fattori da considerare. Molti software per alberghi offrono svariate funzionalità ma la cosa più importante è trovare un sistema che si adatti alle esigenze specifiche del tuo hotel. Ecco alcuni elementi da tenere a mente al momento della scelta:
1. Gestionale hotel tutto in uno
Al giorno d’oggi, le aspettative degli ospiti sono sempre più alte e la loro esperienza non coincide più con la data del soggiorno, ma inizia quando cercano un hotel online e continua una volta tornati a casa.
Pertanto, non è sufficiente che il software alberghiero si limiti a gestire in modo efficiente le attività quotidiane. Deve anche contribuire in fase di vendita e aiutare a creare esperienze positive anche dopo il soggiorno.
Per questo, negli ultimi anni, la tecnologia si è sviluppata al punto che oggi esistono gestionali hotel all-in-one che gestiscono tutti gli aspetti di un hotel includendo strumenti software quali:
– PMS (Property Management System)
Il software PMS è il centro di comando di qualsiasi hotel e l’utilizzo di un sistema di gestione della proprietà significa semplificare il lavoro in struttura. Automatizzando le attività amministrative e ripetitive è possibile liberare il tempo del personale per concentrarsi su altre attività importanti.
Alcune delle attività che possono essere automatizzate includono, ma non si limitano a: – Inserimento delle prenotazioni – Schedine alloggiati e ISTAT, Tassa di soggiorno – Contabilità e pagamenti.
Inoltre, il PMS offre statistiche e report utili ad analizzare i KPI di riferimento per gestire l’albergo al meglio, come ad esempio occupazione, ADR e RevPAR.
– Booking Engine
Il Booking Engine è un motore di prenotazione online che consente ai potenziali ospiti di visualizzare camere, tariffe e disponibilità e di prenotare attraverso il sito web dell’hotel. Grazie al booking engine, gli hotel registrano un aumento significativo delle prenotazioni dirette online e una riduzione dei costi delle commissioni OTA e del lavoro per il personale dell’ufficio prenotazioni.
– Channel Manager
Per riempire le camere d’albergo e aumentare la propria visibilità, gli hotel spesso si avvalgono di intermediari come ad esempio booking.com o altri portali di prenotazione. Il Channel Manager consente agli hotel di gestire la propria disponibilità sincronizzando tutti i canali di vendita e promuovendo le camere su più piattaforme. Inoltre, il Channel Manager aiuta a evitare l’overbooking, i conseguenti costi e l’insoddisfazione dei clienti.
– CRM hotel
Come suggerisce il nome, Il CRM (customer relationship management) è la tecnologia che aiuta le aziende a coltivare relazioni più forti sia con i clienti attuali che potenziali. Ciò include la raccolta e l’analisi dei dati e delle preferenze, il monitoraggio delle interazioni e la gestione della comunicazione con l’obiettivo di creare esperienze personalizzate per i clienti.
In ambito alberghiero, il software CRM fornisce tutte le informazioni utili e gli strumenti necessari (come ad esempio le email automatiche) per supportare la fase di vendita, a partire dalla richiesta di preventivo fino alla fine del soggiorno e oltre.
Inoltre, può aiutare a identificare le tendenze, a misurare la soddisfazione dei clienti e a migliorare le strategie per attirarne di nuovi, nonché ad attuare azioni di marketing mirate, come l’invio di newsletter con offerte e pacchetti.
Myguestcare gestionale all-in-one per hotel include tutte le funzioni per una vendita efficace e una gestione efficiente delle strutture ricettive.
2. In cloud
Con l’avvento dei sistemi cloud, i programmi di gestione alberghiera che un tempo erano installati direttamente in struttura appartengono ormai al passato. Questo cambiamento ha comportato una significativa riduzione dei costi per i componenti hardware, le licenze software, gli aggiornamenti e la sicurezza dei dati.
Con la moderna tecnologia del cloud computing, tutto ciò che serve per accedere al software di gestione alberghiera è una connessione a Internet e un browser Web. Inoltre, poiché tutto viene eseguito nel cloud, è possibile gestire l’hotel da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
3. Interfaccia intuitiva
Lo staff di un hotel è sempre in movimento. I dipendenti hanno bisogno di programmi per hotel che li aiutino lavorare in modo più rapido ed efficiente, ed è per questo che un software di gestione alberghiera con un’interfaccia intuitiva renderà sicuramente la vita più facile a tutti coloro che lavorano in hotel.
Inoltre, l’installazione di un nuovo software gestionale in hotel comporta sempre dei costi, soprattutto in termini di ore necessarie al personale per imparare a utilizzarlo correttamente. Scegliere un software intuitivo e facile da usare garantisce tempi di formazione più brevi, con conseguente risparmio di tempo, denaro e frustrazione.
4. Assistenza
Quando si sceglie il software di gestione alberghiera perfetto per la propria attività, è essenziale valutare non solo le sue caratteristiche, ma anche le opzioni di assistenza ai clienti.
Nella scelta di un software gestionale alberghiero dovrai quindi tenere in considerazione la rapidità e l’accuratezza delle risposte attraverso diversi canali, come le e-mail, i ticket o le telefonate. Inoltre, è necessario considerare il costo, che dipenderà dal livello di servizio scelto, per assicurarsi che rientri nel budget complessivo previsto.
Con Myguestcare l’assistenza via telefono e email è sempre inclusa, scopri di più.
5. Report e statistiche
I report e le statistiche sono fondamentali perché ti consentono di prendere decisioni sulla base di dati reali. Informazioni preziose quando si tratta di definire la strategia del tuo hotel.
Monitorare in tempo reale le vendite, le conversioni, i preventivi e il rendimento dei canali distributivi ti permetterà di attuare le giuste strategie e di concentrare i tuoi sforzi su ciò che realmente è fonte di ricavi per il tuo hotel.
6. Integrazioni
Un’altra caratteristica fondamentale che i software gestionali per hotel devono avere è la capacità di connettersi con le integrazioni di terze parti. In altre parole, si tratta di sistemi collegati che possono automatizzare moltissime attività come ad esempio i pagamenti, attraverso la connessione ai gateway di pagamento di terze parti.
Scegli un gestionale alberghiero che si colleghi facilmente alle soluzioni di terze parti che meglio soddisfano le esigenze dei tuoi clienti e che ti aiutano a creare un’esperienza sempre più personalizzata.
SOFTWARE GESTIONALE PER HOTEL: SUGGERIMENTI PER SCEGLIERE QUELLO GIUSTO
Quando si tratta di scegliere il giusto software di gestione alberghiera, non esiste una soluzione unica per tutti. Ogni struttura ricettiva ha esigenze uniche, quindi è importante assicurarsi di scegliere un sistema che soddisfi i tuoi requisiti specifici. Ecco alcuni consigli per scegliere il software di gestione alberghiera giusto:
- Comprendere le proprie esigenze: prima di iniziare a cercare un programma di gestione alberghiera, è importante capire le tue esigenze specifiche e come il gestionale alberghiero può aiutarti a raggiungerle. Analizza i tuoi processi attuali e identifica le aree che potrebbero essere migliorate con la tecnologia.
- Ricercare le opzioni: una volta che sai quali sono le caratteristiche più importanti per te, fai una ricerca sulle diverse soluzioni software disponibili sul mercato. Leggere recensioni, fare domande e saperne di più sulle caratteristiche di ciascun software è fondamentale.
- Considerare la scalabilità: se la tua attività è in rapida crescita, devi scegliere un sistema di gestione alberghiera che possa crescere con te. Seleziona un software che offra funzioni solide e che possa essere ampliato in modo semplice in base alle tue necessità.
- Controllare le opzioni di supporto: come già detto, l’assistenza è fondamentale per il buon funzionamento dell’hotel. Verifica quali sono le opzioni disponibili, come l’assistenza telefonica, via e-mail, chat o ticket e i tempi di risposta.
- Familiarizzare con il software: una volta selezionati alcuni gestionali alberghieri, prenditi il tempo necessario per familiarizzare con essi. Chiedi delle prove gratuite o delle demo, in modo da poterne esplorare tutte le funzionalità. Questo ti aiuterà anche a determinare se il sistema è facile da usare e da imparare. Noi di Myguestcare ad esempio abbiamo scelto di offrire una prova di 30 giorni, gratuita e senza impegno.
In conclusione, la scelta del giusto software gestionale è essenziale per qualsiasi attività ricettiva. Un buon software gestionale per hotel deve fornire funzioni che possano automatizzare e snellire le operazioni, migliorare il servizio clienti e aumentare la redditività. Quando si sceglie un software, è necessario considerare le proprie esigenze specifiche, ricercare le diverse opzioni presenti sul mercato, verificare la scalabilità e controllare le opzioni di supporto. Infine, è importante familiarizzare con il software e vederlo da vicino attraverso prove gratuite o demo. Myguestcare offre tutte queste caratteristiche, quindi se sei alla ricerca di un sistema di gestione alberghiera affidabile, richiedi oggi stesso una prova gratuita!
