Gestionale hotel: mini guida per scegliere il PMS giusto

gestionale hotel come scegliere il pms giusto

Molte persone pensano che gestire un hotel in città o in montagna sia totalmente diverso dal gestire un grande albergo o un resort sul mare. Sicuramente lo è. Ma cos’hanno in comune tutti gli hotel del mondo? Hanno tutti bisogno di un software gestionale per hotel.

Che tu gestisca un piccolo o un grande albergo, il giusto software gestionale alberghiero ti permetterà di semplificare il lavoro e di risparmiare tempo, così da concentrarti sui tuoi ospiti, aumentando la qualità del servizio offerto. 

CHE COS’É UN GESTIONALE PER HOTEL?

Un software gestionale alberghiero, conosciuto anche come Property Management System o PMS, è un software di gestione della proprietà di cui si avvalgono i titolari, gli addetti alle prenotazioni e gli addetti alla reception delle strutture alberghiere.

Il PMS è lo strumento utilizzato per gestire le attività di front e di back office, tra cui check-in e check-out, prenotazioni, disponibilità, gestione delle tariffe, fatturazione, report, manutenzione e housekeeping.

L’utilizzo di un gestionale alberghiero semplifica il lavoro in struttura e automatizza le attività amministrative e ripetitive che altrimenti richiederebbero un intervento manuale. Il gestionale hotel ti fa risparmiare tempo ed energie che puoi utilizzare per offrire un servizio migliore ai tuoi clienti.

I compiti principali che un PMS hotel deve svolgere sono:

  • la gestione delle prenotazioni
  • la gestione della commercializzazione
  • la gestione dei pagamenti e degli adempimenti fiscali e di legge

Il GESTIONALE HOTEL SI FA PIÚ POTENTE

Oggigiorno, le aspettative dei clienti sono sempre più elevate. L’esperienza degli ospiti con il tuo hotel, non coincide più con le date del soggiorno, bensì inizia quando cercano la tua struttura online e continua una volta che quest’ultimi tornano a casa. Basti pensare alle recensioni che scriviamo o alle newsletter che tutti noi riceviamo dopo un soggiorno.

Per questo, un software per hotel deve supportare la tua attività sotto molti aspetti, non solo dal punto di vista dell’efficienza nella gestione delle attività quotidiane, ma deve essere efficace anche nella fase di vendita e post soggiorno.

GESTIONALE HOTEL: I VANTAGGI

Gestire un hotel presenta molte sfide. Il tempo sembra non bastare mai e le attività ripetitive e gli errori non fanno scorrere il lavoro in modo fluido e libero da stress, soprattutto nei periodi di alta stagione.

Adottare un software gestionale alberghiero ti libera da incombenze, semplifica il tuo lavoro e consente di:

  • Ridurre il tempo dedicato alle attività ripetitive e amministrative

I software gestionali per hotel riducono i passaggi manuali automatizzando le operazioni di tutti i giorni. Ciò ti consente di risparmiare il tempo dedicato ad attività amministrative e di concentrarti sui tuoi ospiti. L’utilizzo di un gestionale per hotel ha un grande impatto positivo sull’efficienza, poiché consente di ridurre gli errori, di risparmiare tempo e risorse che possono essere dedicate ad attività più strategiche per il tuo hotel.

  • Migliorare l’esperienza dei tuoi clienti prima, durante e dopo il soggiorno (e costruire una relazione con loro)

I programmi per hotel contribuiscono direttamente ad aumentare anche il livello di soddisfazione dei tuoi ospiti. Nel caso del check-in online ad esempio, i dati sono già inseriti nel sistema e, al momento dell’arrivo, l’ospite non rimarrà in attesa al bancone della reception. Ciò aumenterà sicuramente il suo livello di soddisfazione e influirà positivamente sull’esperienza complessiva con la struttura.

GESTIONALE HOTEL ALL-IN-ONE: TANTI BENEFICI, UN’UNICA PIATTAFORMA

Il PMS è lo strumento imprescindibile per gestire tutte le attività di front e back office come ad esempio il check-in/check-out, i fornitori o la manutenzione. Tuttavia, considerando i cambiamenti nei bisogni dei clienti e la tecnologia disponibile sempre più avanzata, oggi il gestionale alberghiero deve supportare l’albergatore anche nella vendita, nella commercializzazione e nella gestione della relazione con il cliente.

Rispetto ad un PMS hotel integrato con soluzioni software di terze parti, un software gestionale all-in-one in cloud è in grado di fare la differenza nella gestione delle operazioni di tutti i giorni in hotel, nella gestione del tuo lavoro e di quello del tuo staff. Scegliere un software gestionale per hotel all-in-one in cloud ha molti vantaggi, tra i quali:

  • Semplifica il lavoro

L’utilizzo di un’unica piattaforma evita di accedere a tanti e diversi gestionali hotel per gestire processi differenti. Riduci il tempo trascorso a reperire e inserire dati nelle piattaforme e minimizzi gli errori.

  • I dati sono sempre aggiornati in tempo reale

Niente più errori e ritardi. Hai sempre tutta la situazione sotto controllo grazie a un unico sistema sempre allineato che aggiorna dati, prezzi, disponibilità e informazioni in tempo reale.

  • Aumenta l’efficienza

Le operazioni di tutti i giorni vengono automatizzate dal sistema, le operazioni manuali ridotte. Ciò permette un grande risparmio di tempo, e tu ed il tuo staff potete lavorare liberi dallo stress, dedicando più tempo ai clienti.

  • Un sistema accessibile da ogni luogo

Grazie alla tecnologia cloud e all’interfaccia web-based che non richiede l’installazione su alcun dispositivo, puoi connetterti al software gestionale del tuo hotel grazie a una connessione internet e a un browser web. Controlli gli aggiornamenti sul tuo hotel in ogni momento, da ogni luogo.

  • Riduce i costi IT

Un gestionale alberghiero all-in-one web-based basato sulla tecnologia cloud funziona grazie a una connessione internet e ad un browser web. Ciò implica un notevole risparmio di denaro poiché non dovrai più sostenere i costi connessi all’acquisto di server e dispendiose licenze, di infrastrutture IT, i costi per la manutenzione hardware/software e di backup, i costi connessi alla sicurezza dei dati e al personale IT. Diversamente, il GESTIONALE HOTEL su cloud è sempre aggiornato all’ultima versione del software disponibile e in modo gratuito e automatico, così non dovrai più preoccuparti degli aggiornamenti.

  • Hai un sistema flessibile

I bisogni dei clienti e il mercato cambiano continuamente. L’imperativo è farsi trovare pronti e integrare il proprio software gestionale con funzionalità in grado di soddisfare il mercato. Attraverso le API (Application Programming Interface), i software gestionali in cloud si trasformano ancor più in software reattivi e flessibili, e possono integrarsi facilmente con le applicazioni terze disponibili sul mercato per soddisfare i bisogni dei clienti più esigenti.

  • Software gestionale hotel scalabile

La tecnologia cloud garantisce un gestionale che può crescere sulla base delle esigenze della tua attività. Acquisti solo ciò di cui hai bisogno e hai un sistema che cresce con il tuo hotel.

GESTIONALE HOTEL: FUNZIONALITÀ PRINCIPALI

Il PMS è il cuore pulsante di ogni albergo. Tuttavia, se integrato da ulteriori strumenti e software, aiuta l’albergo ad incrementare i ricavi e la produttività, a massimizzare l’occupazione e ad aumentare la soddisfazione del cliente.

Di seguito le funzionalità più importanti da valutare per scegliere il gestionale hotel.

1. PMS

Il PMS è il software utilizzato dai proprietari degli hotel, dagli addetti alle prenotazioni e dagli addetti alla reception delle strutture alberghiere. Semplifica le attività di front e di back office, la gestione delle prenotazioni, disponibilità, tariffe, fatturazione, report, manutenzione e housekeeping. L’utilizzo di un gestionale alberghiero semplifica il tuo lavoro in struttura e automatizza le attività amministrative e ripetitive che altrimenti richiederebbero un intervento manuale.

Inoltre, il PMS offre statistiche e report utili ad analizzare i KPI di riferimento per gestire il tuo hotel, come ad esempio occupazione, ADR e RevPAR, ecc.

2. Booking Engine

Il Booking Engine è un motore di prenotazione online integrato nel sito web dell’hotel che permette ai tuoi ospiti di visualizzare camere, tariffe e disponibilità e di prenotare direttamente online senza ricorrere a canali come OTA, email o telefono. Integrare il Booking Engine all’interno del sito web aumenta le prenotazioni dirette online, riduce i costi delle commissioni e la mole di lavoro dello staff dell’ufficio booking.

3. Channel Manager

Spesso, per ottenere la massimizzazione del tasso di occupazione e una maggiore visibilità è necessario ricorrere a degli intermediari. Inoltre, la paura di andare in overbooking, o peggio, di rimanere con delle camere invendute si traduce solitamente in mancati guadagni per gli hotel.

Grazie al Channel Manager collegato al PMS hotel, gestisci le disponibilità sincronizzando tutti i canali di distribuzione diretti e indiretti dell’hotel e persegui una strategia distributiva volta a massimizzare i ricavi e l’occupazione.

Inoltre, con il Channel Manager aumenti la visibilità senza incorrere nei rischi dell’overbooking, evitando le relative conseguenze in termini di costi e di insoddisfazione da parte dei clienti.

4. CRS hotel e CRM hotel

I tuoi ospiti non sono tutti uguali. A seconda delle loro caratteristiche socio-demografiche e delle loro preferenze, si troveranno a prenotare su canali differenti. Il Central Reservation System, ovverosia il sistema di prenotazione centralizzato, ti aiuta a migliorare la distribuzione sul mercato delle tariffe e delle disponibilità, e ti assiste nella fase successiva di controllo.

Inoltre, Il CRS hotel ti permette di gestire le richieste da ogni tipo di canale, ottenendo tassi di conversione maggiori attraverso una migliorata gestione della comunicazione. Grazie a un sistema per le prenotazioni centralizzato ricevi richieste, gestisci trattative e invii preventivi personalizzati e solleciti da un’unica interfaccia.

Accanto al Central Reservation System opera il CRM hotel. Ogni volta che interagisci con i tuoi ospiti li conosci un po’ di più. Le informazioni che possiedi su di loro sono un patrimonio preziosissimo per il tuo hotel. Sapere le loro abitudini, preferenze, gusti e caratteristiche socio-demografiche ha un valore inestimabile dal punto di vista del marketing.

Un sistema CRM per hotel ti consente di registrare le loro preferenze e le loro abitudini di acquisto, così da poter inviare loro comunicazioni anche dopo che hanno lasciato il tuo hotel. Nel lungo termine poi, puoi instaurare con i tuoi ospiti una relazione e tentare di fidelizzarli proponendo loro offerte e pacchetti personalizzati. Ad esempio, una coppia di ospiti del tuo hotel potrebbe festeggiare l’anniversario di nozze e potresti inviargli un’email con gli auguri e un coupon con uno sconto del 10%.

5. Check-in online

Il check-in online semplifica il lavoro alla reception riducendo il tempo necessario al disbrigo delle operazioni. Oltre a velocizzare e semplificare il lavoro alla reception, il check-in online concorre ad accrescere la guest experience. Infatti, oltre a ridurre le attese al bancone della reception, l’ospite può già esprimere delle preferenze in fase di check-in, mettendo l’hotel in condizioni di soddisfarle in via prioritaria.

6. Check-in e check-out

Il check-in e check-out sono le funzionalità per eccellenza gestite dal PMS hotel che incidono molto nell’esperienza complessiva in hotel. La riduzione del tempo di attesa alla reception diventa quindi fondamentale. Un buon gestionale hotel gestisce velocemente queste operazioni per consentire al tuo staff di concentrarsi esclusivamente sui clienti.

7. Fatturazione

Un software gestionale deve integrare la fatturazione, gestire tutti i tipi di pagamento, come ad esempio acconti, caparre e saldi. La gestione dei pagamenti è complessa, e per un hotel è importante dover gestire più tipologie di conti a seconda dei casi. Inoltre, un buon gestionale hotel deve gestire i processi di generazione, emissione e invio di corrispettivi elettronici giornalieri (stampanti fiscali) e di fatture elettroniche con l’obiettivo di snellire il processo e di ridurre gli errori.

8. Gestione pagamenti e corrispettivi elettronici

La normativa vigente impone l’invio telematico dei corrispettivi elettronici all’Agenzia delle Entrate. Un gestionale dovrebbe permetterti di automatizzare l’invio di tutti i corrispettivi elettronici riducendo tempistiche e rischio di errori, attraverso l’integrazione con la stampante fiscale in uso (o desiderata).

9. Pagamenti

La normativa sui pagamenti online nello spazio economico europeo è cambiata. A partire dal 1° gennaio 2021, tra le tante novità, la normativa introduce l’obbligo dell’autenticazione a due fattori.

Per metterti al riparo da possibili contestazioni e perdite, un buon sofware gestionale deve integrare sistemi di pagamento conformi agli standard di sicurezza e alla normativa PSD2.  Anche in questo caso, la guest experience dei tuoi ospiti ci guadagna, poiché al di là degli obblighi stabiliti dalle leggi è fondamentale che il tuo ospite si senta sicuro nel finalizzare la transazione online per la prenotazione.

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10. Schedine alloggiati e Istat

In un hotel, per quanto riguarda le schedine alloggiati, vi è l’obbligo di comunicare alla questura, tramite il portale dedicato, i dati degli ospiti che soggiornano in hotel.

A fini statici invece, sussiste l’obbligo di trasmettere all’ISTAT le presenze nella struttura. Essendo entrambi degli adempimenti obbligatori per legge è fondamentale dotarsi di un software gestionale in grado di velocizzare le operazioni da svolgere e di minimizzare gli errori.

11. Gestione della tassa di soggiorno

Ogni hotel ha l’obbligo di generare il report della tassa di soggiorno da inviare al comune di competenza. Anche in questo caso il gestionale è fondamentale per risparmiare tempo e ridurre gli errori al minimo, adempiendo all’obbligo stabilito per legge.

12. Email automatiche

Le email automatiche (o email automation) sono un potente strumento sotto molti punti di vista. In particolare l’email automation ti aiuta a:

– aumentare i tassi di conversione

Puoi inviare email automatiche agli ospiti che hanno ricevuto un preventivo ma che non hanno ancora prenotato. In questo caso, è possibile inviare email di follow-up offrendo ulteriori informazioni o ricordando loro che l’offerta per le date prescelte sta per scadere.  L’email automation è possibile con un buon CRM hotel integrato nel tuo gestionale che ti permette di sapere se le email sono state ricevute, aperte, lette, ecc. Inoltre, parliamo di database con numeri importanti, e inviare manualmente email su email non è efficiente e ti fa perdere molto tempo prezioso.

– aumentare i ricavi (up e cross-selling)

Le email automatiche di pre-stay possono essere inviate tra il momento della prenotazione ed il soggiorno vero e proprio. Puoi quindi inviare email proponendo l’acquisto di servizi aggiuntivi, upgrade ed extra con l’obiettivo di aumentare lo scontrino medio dell’ospite e quindi i ricavi dell’hotel.

Le email di pre-stay possono avere anche una finalità informativa oltre che commerciale. Invia ai tuoi ospiti email che forniscono indicazioni su come arrivare in struttura o informazioni sulle attività e attrazioni nelle vicinanze. Oltre ad offrire un servizio molto apprezzato farai sentire il tuo ospite atteso e coccolato. Aumenterai sicuramente il suo livello di soddisfazione complessiva e difficilmente il tuo ospite cancellerà la prenotazione perché ha trovato di meglio.

– instaurare una relazione con i tuoi ospiti.

Costruire una relazione con i tuoi ospiti e tentare di fidelizzarli è essenziale per il tuo hotel. Pertanto, a fine soggiorno non dovresti semplicemente lasciarli andare ma continuare a coltivare la relazione con loro. In questo caso, puoi inviare le email di post-stay a distanza di qualche giorno, con l’obiettivo di ringraziare i tuoi ospiti e di chiedere loro di lasciare una recensione.

13. Report e statistiche

I report e le statistiche ti consentono di prendere decisioni sulla base di dati e informazioni reali per migliorare la tua strategia e le decisioni aziendali.  Monitorare in tempo reale le vendite, le conversioni, i preventivi e il rendimento dei canali distributivi ti permetterà di attuare le giuste strategie e di concentrare i tuoi sforzi su ciò che realmente è fonte di ricavi per il tuo hotel.

In ultimo un buon PMS deve fornire report veloci da generare e facili da consultare per monitorare dati come vendite, conversioni, occupazione, canali, tipologia di camera, ecc.

GESTIONALE HOTEL: LE INTEGRAZIONI

Le integrazioni sono strumenti essenziali per un gestionale hotel, per sfruttare al meglio tutte le opportunità di mercato e massimizzare occupazione e ricavi migliorando al tempo stesso la produttività. Di seguito le integrazioni più importanti per un gestionale hotel in ottica di marketing.

#1 Email marketing

Le email sono uno degli strumenti di marketing diretto più potenti, ti permettono di comunicare e di coltivare la relazione con gli ospiti che hanno espresso il desiderio di rimanere in contatto con te.  Instaurare e mantenere la relazione con i tuoi ospiti è fondamentale per arrivare ad avere clienti fidelizzati che prenoteranno direttamente presso il tuo hotel.

Un gestionale hotel deve prevedere un modulo newsletter che supporti la tua strategia di email marketing e ti consenta di inviare con facilità e rapidità le newsletter ai tuoi contatti. Inoltre, avvalersi di un sistema CRM hotel ti permette di inviare comunicazioni personalizzate, come ad esempio un coupon per festeggiare una ricorrenza.

Le email generano grandi risultati in termini di ritorno sugli investimenti (ROI). Statisticamente si arriva a un ritorno di 40€ ogni euro speso.

Fidelizzare i clienti dovrebbe essere uno tra i tuoi principali obiettivi di marketing.  Chi ha già soggiornato presso il tuo hotel e ha trascorso un ottimo soggiorno, probabilmente tornerà a trovarti. Dai tuoi clienti esistenti otterrai tassi di conversione maggiori perché già conoscono la tua struttura, i tuoi servizi e saranno certamente più propensi a prenotare di nuovo.

Per quanto riguarda i costi di marketing, si tratta di costi che dovrai sostenere in ogni caso, sia per acquisire nuovi clienti sia per mantenere quelli esistenti. Ma ricorda: acquisire un nuovo cliente è estremamente più costoso che mantenere un cliente fidelizzato.

La fidelizzazione dei clienti genera maggiori profitti nel lungo periodo. É molto probabile che i tuoi clienti più affezionati acquistino servizi aggiuntivi, upgrade, extra e spendano mediamente di più, proprio in virtù del fatto che conoscono l’offerta e sono meno sensibili al prezzo.

#2 Google Hotel Ads

Google Hotel Ads è sicuramente una tra le integrazioni che non possono mancare nella tua strategia di marketing digitale. Il motore di ricerca più utilizzato al mondo ti consente di lanciare campagne e di raggiungere utenti molto interessati che desiderano prenotare nella tua zona. É pensato espressamente per gli hotel, massimizza le prenotazioni dirette e la visibilità. Rispetto alle commissioni OTA, presenta dei costi pubblicitari inferiori e ti fa competere direttamente con loro nei risultati di Ricerca Google, su Google Maps o nell’Assistente Google.

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#3 Metasearch

Per ogni hotel è essenziale definire il giusto mix di canali distributivi. I metasearch sono dei motori di ricerca con un elevato traffico di visitatori che ti permettono di mostrare tariffe e disponibilità. Gli hotel che scelgono di integrare i metasearch nelle loro strategie distributive aumentano la visibilità online e raggiungono più clienti, aumentando le prenotazioni dirette a seconda della strategia pubblicitaria prescelta.

GESTIONALI HOTEL: COME SCEGLIERE QUELLO ADATTO ALLA TUA STRUTTURA

Scegliere un gestionale hotel non è cosa da poco. Si tratta di un investimento importante che avrà un impatto sui costi, sull’organizzazione e sulle persone.

Tra i fattori da considerare, quelli che non puoi proprio tralasciare sono:

#1 La compatibilità con i software che utilizzi attualmente

Il software gestionale che hai intenzione di acquistare deve essere compatibile con i software che usi attualmente nel tuo hotel. Con una raccomandazione.

I software che utilizzi sono già obsoleti o lo saranno presto? Se così fosse, il consiglio è quello di non compiere una scelta guidata da strumenti tecnologicamente superati.

#2 Livello di assistenza

L’assistenza è vitale per gestire il tuo hotel al meglio.  Nella scelta di questo servizio, occorre valutare elementi quali modalità di erogazione, se al telefono, via email, chat o ticket, disponibilità del team, velocità di risposta e tempi di attesa. Il costo oscilla in base al livello di servizio e si ripercuote sul budget complessivo dedicato al software gestionale. L’assistenza h24 è davvero ciò di cui hai bisogno?

#3 Un software intuitivo e facile da utilizzare

Un nuovo software comporta dei costi, anche in termini di ore che il tuo staff impiega per imparare ad utilizzarlo. Scegliere un gestionale hotel facile da utilizzare assicura tempi di formazione rapidi che ti fanno risparmiare tempo, soldi e frustrazione.

#4 Il numero di funzionalità che utilizzi

Molti software gestionali per hotel includono funzioni di cui potresti non aver bisogno. La strategia migliore è dotarsi di un software gestionale hotel che cresce con la tua struttura e ti permette di aggiungere funzionalità e caratteristiche di cui hai realmente necessità nel momento in cui questa si manifesta.

#5 Il livello di customizzazione

Il gestionale alberghiero dovrebbe lavorare per te ed il tuo staff, non il contrario. Ogni hotel ha esigenze e specificità differenti, e dovresti scegliere il gestionale per il tuo hotel anche sulla base del grado di flessibilità e customizzazione offerto dal sistema e dal fornitore del software.

#6 Gli aggiornamenti

Optare per un gestionale hotel cloud e web-based o server-based può essere una scelta dettata da esigenze aziendali. Indipendentemente dalla soluzione adottata, assicurati di avere il software dell’hotel sempre aggiornato e di non doverti preoccupare degli aggiornamenti.  Nel caso degli aggiornamenti di un software gestionale alberghiero cloud e web-based, non dovrai mai occupartene perché non questo tipo di gestionale non richiede nessun server in casa per l’installazione, ed è accessibile via internet browser con gli aggiornamenti sempre automatici e gratuiti.

Viceversa, un software che richiede un server in casa o l’installazione di un programma su PC si corre il rischio di:

– pagare gli aggiornamenti,

– pagare un tecnico per l’assistenza su bug e problemi di versioni software/hardware che vanno in conflitto,

– pagare per ulteriori aggiornamenti di versione delle componenti hardware.

L’adozione di un gestionale alberghiero può effettivamente farti guadagnare un vantaggio competitivo sui tuoi concorrenti e assicurarti un certo livello di fatturato.

Con il supporto di un gestionale hotel sei efficiente nella gestione e allo stesso tempo efficace nella vendita. Con questo strumento, automatizzi le attività amministrative e le operazioni di tutti i giorni, semplifichi il tuo lavoro e quello dello staff, liberando risorse e tempo che puoi dedicare ai tuoi ospiti e ad attività più strategiche per il tuo hotel.

Il software gestionale migliora l’esperienza degli ospiti e grazie a tutti i suoi moduli ti aiuta a gestire il soggiorno prima, durante e dopo il loro arrivo in struttura. Grazie ad un’esperienza positiva, il tuo hotel avrà un maggior numero di clienti fidelizzati e maggiori entrate nel lungo periodo.