Per le strutture alberghiere, l’adozione di un channel manager per hotel rappresenta un elemento molto importante al fine di implementare una strategia efficace di gestione e di distribuzione delle camere.
A prescindere dal tipo di struttura che hai in gestione, sia esso un albergo indipendente, un camping village, una residenza per vacanze o un ostello, è molto importante cercare di rendere visibile la tua disponibilità di camere in tempo reale ai potenziali clienti in qualsiasi momento al fine di massimizzare le probabilità di ottenere una prenotazione.
All’interno di questo articolo vediamo nel dettaglio che cos’è un channel manager, come funziona e quali sono i vantaggi concreti che può portare alla tua struttura.
1 – Che cos’è un channel manager per Hotel?
Un channel manager per hotel è uno strumento avanzato che permette ai responsabili di hotel e strutture ricettive di aggiornare automaticamente diversi portali di prenotazione online ogni qual volta siano necessarie delle modifiche nella disponibilità delle camere, nelle tariffe o nelle limitazioni di soggiorno.
Questi aggiornamenti sono sincronizzati in modo immediato e automatico attraverso una piattaforma centrale, consentendo agli albergatori di gestire tutto il processo tramite un unico portale.
Senza tale sistema automatizzato, i gestori dovrebbero, invece, effettuare aggiornamenti manuali entrando nell’extranet di ogni singolo distributore online utilizzato, riducendo di conseguenza il numero di piattaforme impiegabili a causa dell’eccessiva quantità di tempo che questa attività richiederebbe.
La gestione manuale comporta, inoltre, dei potenziali rischi come, ad esempio, ritardi nell’aggiornare informazioni che possono portare a situazioni di overbooking o la vendita di stanze a tariffe non aggiornate provocando così delle perdite di potenziali entrate.
2 – Come funziona un channel manager per Hotel?
Un channel manager per hotel funziona aggiornando automaticamente le informazioni in tempo reale su molteplici canali, sia che si tratti di un cambio nel prezzo di una camera o di aggiornare il calendario delle disponibilità.
Non appena queste informazioni vengono modificate nel tuo sistema centrale, i cambiamenti vengono riflessi istantaneamente su tutti i canali connessi al channel manager. Allo stesso modo, ogni nuova prenotazione o cancellazione ricevuta dalle piattaforme di distribuzione online viene immediatamente registrata nel tuo gestionale, garantendo che non ci siano discrepanze nell’inventario di camere disponibili per gli ospiti.
In termini più tecnici, la caratteristica distintiva di un channel manager per hotel è la sua capacità di comunicare in modo bidirezionale via XML (connessione a 2 vie) con le extranet di ciascun canale di prenotazione.
Questo programma invia i dati ARI (Availability, Rates, Inventory) aggiornati ai vari canali e contemporaneamente riceve i dati sulle prenotazioni o le cancellazioni, mantenendo tutto in perfetta sincronia e riducendo al minimo il rischio di overbooking o di prezzi non corrispondenti all’offerta attuale della tua struttura.
Un altro punto di forza dei channel manager è il cosiddetto “inventario condiviso”. Questa funzione gestisce l’inventario dell’occupazione delle camere in una singola piattaforma, consentendo di far confluire le prenotazioni e le disponibilità da un unico “bacino”, basato su aggiornamenti in tempo reale. Questo significa che sarà impossibile che la stessa camera venga riservata due volte attraverso due siti web differenti, prevenendo così eventuali casi di overbooking.
3 – Quali sono i vantaggi di un channel manager per Hotel?
In base a una ricerca di Statista, negli ultimi anni Booking e Airbnb sono state tra le applicazioni mobile del settore viaggi più scaricate.
La presenza della propria struttura all’interno delle piattaforme di prenotazione online rappresenta, quindi, un fattore molto importante ai giorni nostri in quanto molti viaggiatori utilizzano proprio questi servizi per l’organizzazione dei loro viaggi sia personali che di lavoro.
Nonostante possa essere fattibile aggiornare l’inventario accedendo all’extranet di vari canali per modificare in modo manuale la disponibilità e le varie tariffe, questo metodo non è sicuramente efficiente e può portare a numerosi errori con conseguenti rischi di overbooking o di perdite di guadagni.
Utilizzando un channel manager per hotel, invece, si può non solo risparmiare tempo, ma anche aumentare le prenotazioni inserendo la struttura su molte più piattaforme di distribuzione online e gestendo l’inventario delle stanze con maggiore semplicità.
Vediamo, quindi, in modo più approfondito, quali sono i vantaggi che l’adozione di un channel manager può portare alla tua struttura.
3.1 – Riduce il rischio di overbooking
Un vantaggio molto importante nell’adozione di un channel manager è la sua capacità di sincronizzare tutti i canali di distribuzione, minimizzando notevolmente il rischio di overbooking attraverso aggiornamenti in tempo reale della disponibilità delle camere.
Per esempio, se l’ultima stanza viene riservata tramite uno dei canali di distribuzione online, il channel manager provvede a segnalare la completa occupazione su tutte le altre piattaforme collegate. Analogamente, in caso di cancellazione, la stanza diventa nuovamente prenotabile su tutti i canali.
3.2 – Aumenta l’efficienza di gestione
Un channel manager per hotel gestisce e aggiorna in modo proattivo dettagli quali la disponibilità delle stanze, le tariffe e, in alcuni casi, anche i contenuti, su tutte le piattaforme di distribuzione in modo sincronizzato. Di conseguenza, la gestione della tua attività alberghiera viene resa decisamente più produttiva.
L’automazione e la centralizzazione della gestione dei canali di distribuzione tramite un channel manager elimina la necessità di modificare manualmente prezzi e disponibilità accedendo separatamente a ciascuna extranet delle varie OTA: tutto ciò è, invece, realizzabile con un semplice clic. Inoltre, automatizzando le operazioni di routine, è possibile ridurre significativamente il rischio di commettere errori manuali.
3.3 – Incrementa l’occupazione
L’impiego di un channel manager consente di estendere la presenza online del tuo albergo, aumentando la visibilità in modo da raggiungere un’ampia platea di potenziali ospiti sia nazionali che internazionali. Questo può portare a un considerevole incremento delle prenotazioni.
Inoltre, grazie alla gestione condivisa dell’inventario, il sistema garantisce che una stanza si renda immediatamente disponibile per la prenotazione online non appena viene liberata nel tuo sistema di gestione della proprietà. Ad esempio, nel caso in cui si verifichi una cancellazione all’ultimo minuto di una prenotazione che avrebbe avuto inizio nello stesso giorno, la stanza in questione verrà resa immediatamente disponibile per nuove prenotazioni tramite i canali online.
3.4 – Risparmio di tempo
Sicuramente saprai già il notevole carico di lavoro amministrativo e di tempo che implica mantenere aggiornati manualmente i dati sulle varie OTA come Booking.com, Expedia e Airbnb.
Uno dei principali benefici di un channel manager per hotel risiede proprio nella sua capacità di aggiornare automaticamente le informazioni relative alle prenotazioni sulle varie piattaforme, consentendo così un significativo risparmio di tempo che potrai dedicare ad altre attività più produttive.
Non sarà più necessario nemmeno trascrivere manualmente i dettagli delle prenotazioni degli ospiti ricevute tramite gli OTA: collegando il software al sistema di gestione della proprietà, i dati verranno trasmessi direttamente anch’essi in modo automatico.
4 – Quali sono le funzionalità principali di un channel manager per Hotel?
Un channel manager per hotel offre diverse funzionalità che ti permettono di ottimizzare l’offerta della tua struttura su diverse piattaforme di prenotazione.
4.1 – Sincronizzazione bidirezionale (connessione a 2 vie)
I channel manager per hotel dispongono di API avanzate che consentono una sincronizzazione bidirezionale. Questi aggiornamenti avvengono in tempo reale e sono completamente basati su tecnologie cloud, eliminando così la necessità di infrastrutture tecnologiche interne e offrendo una maggiore efficienza e rapidità operativa.
Questi sistemi sono estremamente efficienti e capaci di gestire fino a milioni di prenotazioni ogni giorno.
4.2 – Canali disponibili
Un channel manager per hotel è in grado di stabilire collegamenti con una vasta gamma di portali di prenotazione online, così da incrementare notevolmente la visibilità della tua struttura e, di conseguenza, la platea di potenziali ospiti.
I canali disponibili includono sia OTA di grande calibro (come Booking.com o Airbnb) che portali più specializzati in modo da offrire la possibilità di prenotare la tua struttura a un gruppo più ristretto, ma più targetizzato di viaggiatori. Sono, inoltre, inclusi i siti di metasearch come Google Hotel e Trivago.
4.3 – Facile utilizzo
Un channel manager per hotel è semplice e intuitivo da utilizzare mettendoti a disposizione un’unica piattaforma in cui inserire in maniera agevole e veloce le tue offerte o promozioni, oltre a integrare la gestione condivisa dell’inventario.
4.4 – Integrazioni
Grazie all’integrazione con il tuo PMS e con il booking engine, puoi assicurare una sincronizzazione completa tra i diversi sistemi di gestione della tua struttura, consentendoti di operare attraverso una piattaforma unificata, riducendo in modo significativo il tempo speso per queste attività e minimizzando la possibilità di commettere errori dovuti all’inserimento manuale.
5 – Conclusione
Offrendo una piattaforma centralizzata per l’aggiornamento automatico e in tempo reale delle disponibilità, delle tariffe e delle informazioni di soggiorno su vari portali di prenotazione, un channel manager per hotel permette agli albergatori di ottimizzare la gestione delle prenotazioni, ridurre il rischio di overbooking e di incrementare l’efficienza delle varie operazioni.
Attraverso le sue funzionalità avanzate come la sincronizzazione bidirezionale in tempo reale, la vasta rete di canali disponibili, la facilità d’uso e l’integrazione con altri sistemi come il PMS e il booking engine, un channel manager diventa un alleato prezioso per qualsiasi hotel, camping village, ostello o residence per vacanze.
Implementando questo strumento, le strutture ricettive possono assicurarsi un vantaggio competitivo nel mercato, migliorando l’esperienza degli ospiti e massimizzando le opportunità di generare ricavi.
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