Nella gestione moderna di una struttura alberghiera, l’adozione di un sistema gestionale può avere un impatto rilevante sull’efficienza, sulla redditività e sullo sviluppo del business.
Pur trovandoci in un’epoca incentrata sull’evoluzione tecnologica, molte strutture, sia quelle di recente apertura che quelle storiche, fanno uso ancora oggi di software di gestione (PMS) installati localmente anziché optare per soluzioni basate sul cloud.
È bene, però, sapere che un software gestionale per hotel in cloud è progettato per coordinare con efficienza le varie operazioni di gestione alberghiera attraverso un’unica interfaccia, più sicura e accessibile, che permette agli operatori del settore di abbracciare un approccio gestionale decisamente più moderno.
Vediamo, quindi, quali sono i principali vantaggi di questo tipo di programma, che possono migliorare notevolmente l’operatività di un hotel.
1 – Perché conviene optare per un sistema gestionale per Hotel in cloud?
Nel corso del tempo, l’industria dell’ospitalità ha assistito a una rapida evoluzione tecnologica, partendo dai tradizionali tableau per hotel, passando ai software gestionali per hotel “On premise”, con la necessità di server dedicati e dell’installazione di specifici software, fino all’utilizzo di fogli Excel per l’organizzazione delle varie stanze.
Recentemente, grazie all’introduzione dei software gestionali basati su cloud è stato segnato un ulteriore passo in avanti nell’ambito tecnologico per questo specifico settore.
1.1 – Implementazione rapida e semplice
Uno dei principali ostacoli nell’adozione di un nuovo software gestionale per hotel è legato spesso alla necessità che tecnici specializzati si debbano recare fisicamente presso la struttura al fine di eseguire dei lavori di installazione.
Questo processo può, quindi, protrarsi per diverse settimane, con spese aggiuntive a carico del gestore dell’hotel, come il trasporto aereo e l’alloggio per gli addetti ai lavori.
Optare per un servizio basato sul cloud, invece, elimina la necessità di qualsiasi installazione fisica presso la tua struttura fornendo un applicativo che può essere installato e reso operativo in brevissimo tempo.
1.2 – Riduzione dei costi
Invece di affrontare ingenti esborsi per attrezzature complesse, gli hotel che adottano soluzioni cloud possono avvalersi di piani in abbonamento mensile o annuale, distribuendo così i costi per la piattaforma nel corso del tempo.
Questo approccio non solo è più economico, ma facilita anche una gestione finanziaria più flessibile, permettendo agli albergatori di allocare risorse in altre aree determinanti per la loro attività.
1.3 – Maggiore sicurezza
Ben il 31% delle strutture ricettive è stata interessata da almeno un attacco informatico nel corso della propria storia operativa.
In questo ambito, un software gestionale per hotel in cloud è in grado di assicurare una protezione ottimale dei dati memorizzati al suo interno, attraverso soprattutto l’esecuzione di backup periodici.
Tramite l’esecuzione di un backup, nel caso dovessi perdere accidentalmente dei dati (per effetto di un errore umano o di un attacco informatico) avrai sempre la possibilità di recuperarli eseguendo un semplice ripristino a una versione precedente.
Alcuni sistemi offrono, in aggiunta, delle funzioni di sicurezza avanzate, come l’autenticazione a due fattori, la cifratura dei dati durante la loro trasmissione, audit di sicurezza periodici garantendo agli alberghi il più alto livello di protezione possibile per i dati dei loro ospiti e quelli della loro struttura.
1.4 – Aggiornamenti frequenti
In un sistema PMS basato su cloud per gli hotel, gli aggiornamenti del software sono curati direttamente dal provider che fornisce l’applicativo. Questo approccio assicura che gli update vengano effettuati in modo automatico e velocemente, rimuovendo la necessità di un intervento manuale da parte dei dipartimenti IT.
Gli aggiornamenti software automatici, inoltre, contribuiscono a minimizzare i periodi di fermo del software, migliorando così le prestazioni e l’affidabilità delle diverse operazioni alberghiere.
Questo aspetto offre anche il vantaggio di poter sempre restare al passo con le ultime novità, avendo subito accesso a nuove funzioni e miglioramenti del sistema PMS cloud, permettendo così al tuo albergo di mantenere una posizione di rilievo all’interno del settore dell’ospitalità che è al giorno d’oggi estremamente competitivo.
1.5 – Sempre disponibile
Con un sistema di gestione alberghiera (PMS) basato su cloud, il tuo team può gestire con facilità le operazioni di soggiorno da qualunque luogo e in qualunque momento. Questa tecnologia, accessibile attraverso molteplici dispositivi via internet, permette, infatti, al personale di operare da remoto o in mobilità, garantendo una flessibilità senza precedenti.
1.6 – Statistiche e analisi in tempo reale
Uno dei benefici principali di un software gestionale per hotel in cloud è la possibilità per gli operatori alberghieri di accedere a informazioni aggiornate sulle performance della struttura in ogni momento e da qualunque luogo.
L’analisi dei dati consente agli alberghi di comprendere in maniera approfondita le preferenze e il comportamento dei clienti, favorendo l’implementazione di strategie volte a perfezionare prontamente l’offerta disponibile.
Attraverso l’esame di vari indicatori, come gli ingressi, i tassi di occupazione, le tendenze delle prenotazioni e i picchi di domanda, il proprietario di una struttura può prevedere le esigenze dei clienti, adeguando di conseguenza le tariffe e ottenendo nuove opportunità per incrementare la propria redditività.
1.7 – Accesso da mobile
L’uso di un sistema gestionale per hotel in cloud offre la possibilità al personale di collegarsi al programma tramite qualsiasi dispositivo. Questo rende possibile per i membri del team lavorare da remoto, facendo affidamento su dati aggiornati al fine di prendere decisioni immediate nel più breve tempo possibile.
Per esempio, è possibile gestire le operazioni di front office, come il check-in e il check-out, nonché soddisfare le esigenze degli ospiti direttamente dal proprio tablet o notebook. Vi è, inoltre, la possibilità di monitorare in tempo reale gli aggiornamenti riguardanti le attività di pulizia, le prenotazioni e molto altro.
Questa funzionalità assicura una maggiore versatilità sia per i gestori che per gli operatori della struttura, permettendo di distaccarsi fisicamente dalle postazioni di lavoro mantenendo comunque il controllo e l’aggiornamento sulle varie dinamiche operative.
1.8 – Migliora l’esperienza degli ospiti
L’adozione di un sistema di gestione alberghiera basato su cloud contribuisce significativamente a migliorare la qualità dell’esperienza offerta agli ospiti. Questo si traduce in una serie di benefici, che spaziano, per esempio, dalla capacità di accedere rapidamente alle preferenze dei diversi clienti fino all’automazione delle comunicazioni via email.
Grazie, inoltre, alla centralizzazione delle informazioni in un unico sistema, il personale può facilmente recuperare e agire su questi dati da qualsiasi posizione e in qualunque momento.
Ciò permette di anticipare le diverse esigenze, come le preferenze alimentari, assicurando che tutto sia pronto per l’arrivo dei prossimi ospiti. In questo modo, è possibile offrire un servizio altamente personalizzato che contribuisce a costruire una relazione più solida con il cliente, incentivando la sua fedeltà.
La possibilità di automatizzare la gestione delle comunicazioni, come l’invio di email o la raccolta di feedback, inoltre, migliora l’efficacia del contatto con gli ospiti.
Ad esempio, un sistema automatizzato per l’invio di email permette di trasmettere messaggi di accoglienza da spedire poco prima o subito dopo il check-in, ringraziamenti post-soggiorno, o informazioni utili per godere al massimo dei servizi offerti dalla struttura, il tutto in modo automatico.
1.9 – Integrazione con altri sistemi
Un sistema gestionale per hotel in cloud di qualità è anche in grado di integrarsi facilmente con altri moduli esterni, come il booking engine, il CRM o il channel manager.
Questo consente al personale di accedere a una panoramica completa attraverso un’unica interfaccia centralizzata da cui vi è la possibilità di gestire tutti i processi che riguardano la struttura.
L’integrazione con strumenti esterni può significativamente incrementare la visibilità delle camere attualmente disponibili e contribuire a incrementare le prenotazioni, migliorando di conseguenza la reputazione dell’hotel.
Questo si traduce potenzialmente in un aumento delle prenotazioni dirette e in una maggiore redditività permettendo anche una gestione più efficiente delle varie funzioni amministrative, come la fatturazione e la gestione del personale.
La centralizzazione del sistema, in aggiunta, previene delle eventuali spese aggiuntive che potrebbero sorgere da sistemi incompatibili con soluzioni terze.
In caso di incompatibilità, potrebbe, infatti, rendersi necessaria l’adozione di infrastrutture supplementari o l’assunzione di personale specializzato per la gestioni di sistemi diversificati.
2 – Conclusione
L’adozione di un sistema gestionale per hotel in cloud rappresenta una scelta strategica per gli operatori del settore dell’ospitalità che offre una soluzione moderna e flessibile in grado di rispondere alle esigenze di un mercato in continua evoluzione.
Queste piattaforme non solo semplificano e ottimizzano la gestione quotidiana delle operazioni alberghiere, ma contribuiscono anche a migliorare l’esperienza degli ospiti, garantendo al contempo una maggiore sicurezza dei dati e una riduzione dei costi operativi.
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