Il settore dell’ospitalità è noto per l’elevato numero di compiti ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo che devono essere completati quotidianamente: dal check-in degli ospiti alla registrazione delle prenotazioni, dalla gestione delle tariffe fino all’assegnazione delle camere. Molti hotel svolgono ancora molte di queste operazioni in modo completamente manuale.
All’interno di questo articolo vediamo che cosa si intende per automazione alberghiera e le modalità con cui è possibile semplificare lo svolgimento delle attività all’interno di una struttura.
1 – Che Cos’è l’Automazione Alberghiera?
L’automazione alberghiera consiste nell’uso di computer, macchinari e software al fine di svolgere compiti che tradizionalmente vengono effettuati manualmente dai dipendenti di una struttura, con l’obiettivo di migliorare la produttività e di ridurre i costi operativi.
Anche se l’automazione a livello più generale ha già trovato spazio negli hotel in varie forme – come lavatrici, lavastoviglie e ascensori – l’automazione informatica risale, invece, all’introduzione del sistema di gestione delle proprietà (PMS) avvenuta negli anni ’80.
Attualmente, gli strumenti di automazione alberghiera sono utilizzati per gestire un numero crescente di compiti: dalla distribuzione alla gestione delle entrate e fino alla comunicazione con gli ospiti.
Una domanda frequente è: come possono gli hotel adottare l’automazione senza perdere il contatto umano? La risposta varia a seconda del tipo di struttura e delle aspettative degli ospiti.
Molti affitti a breve termine e residence, ad esempio, sono già completamente automatizzati: gli ospiti possono effettuare la prenotazione online, procedere con il check-in, pagare e fare il check-out senza interagire fisicamente con il personale.
Gli ospiti degli hotel di lusso, invece, si aspettano generalmente un contatto più diretto con gli addetti della struttura. Nonostante questo, però, è bene ricordare che l’automazione non implica necessariamente una riduzione dell’interazione umana.
La tecnologia permette, infatti, agli albergatori di ridistribuire le risorse del personale al fine di creare esperienze più personalizzate e uniche per i propri clienti. Con meno tempo trascorso alla reception, si aprono nuove opportunità per portare a termine più servizi come, ad esempio, visite guidate alle proprietà e la creazione di itinerari personalizzati da proporre ai viaggiatori.
2 – Quali sono i Benefici dell’Automazione Alberghiera?
Secondo un’indagine condotta da Statista, il 24% degli albergatori ha dichiarato che la principale motivazione per adottare tecnologie di automazione nell’ambito alberghiero è quella di migliorare l’esperienza degli ospiti.
L’automazione alberghiera porta con sé, infatti, numerosi benefici che possono essere sfruttati anche dalle più piccole strutture ricettive.
2.1 – Maggiore Efficienza Operativa
L’automazione consente di semplificare molte attività quotidiane, riducendo così il tempo e lo sforzo necessari per completarle. Questo porta a una maggiore efficienza operativa e permette al personale di concentrarsi su compiti più strategici e a valore aggiunto per gli ospiti.
2.2 – Servizio Clienti più Rapido
Grazie all’automazione, gli hotel possono offrire un servizio più rapido e coerente. Le risposte automatiche alle richieste comuni e i processi di check-in/check-out semplificati consentono di migliorare significativamente l’esperienza dell’ospite.
2.3 – Migliore Esperienza per gli Ospiti
Utilizzando sistemi di gestione delle prenotazioni efficienti, offrendo servizi personalizzati e garantendo comunicazioni rapide, gli ospiti possono godere di un soggiorno più piacevole e senza intoppi.
2.4 – Più Opzioni di Servizio Senza Contatto
In un’epoca in cui i servizi contactless sono sempre più richiesti, l’automazione permette agli hotel di offrire più opzioni senza contatto come check-in e check-out automatici, accesso alle camere tramite smartphone e pagamenti digitali. Questo consente di migliorare non solo la sicurezza, ma anche la comodità per i diversi viaggiatori.
2.5 – Risparmio di Manodopera e Costi Operativi
L’implementazione dell’automazione riduce la necessità di manodopera per svolgere compiti ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo, abbattendo così i costi operativi. Questo consente agli hotel di ridurre le spese e di aumentare la loro redditività.
2.6 – Aumento dei Ricavi, dell’Occupazione e della Redditività degli Hotel
Grazie alla maggiore efficienza e ai miglioramenti nel servizio clienti, gli hotel possono facilmente registrare un aumento dei ricavi e del tasso di occupazione. L’automazione contribuisce, inoltre, a ottimizzare la gestione delle tariffe e delle disponibilità, portando così a una maggiore redditività.
2.7 – Meno Errori Manuali
Automatizzare i processi riduce il rischio di errori manuali, garantendo che le operazioni siano eseguite con maggiore precisione e affidabilità. Questo si traduce in una gestione più efficiente e in meno problematiche da risolvere.
2.8 – Migliore Gestione dei Dati, Reporting e Monitoraggio delle Prestazioni
L’automazione facilita la raccolta e l’analisi dei dati, migliorando la capacità di monitorare le prestazioni e di generare report accurati. Questo fornisce agli albergatori una visione chiara delle operazioni, aiutandoli a prendere decisioni informate al fine di ottimizzare in modo continuo la gestione dell’hotel.
3 – Esempi di Automazione Alberghiera
L’automazione può essere implementata in vari reparti di una struttura andando a migliorare l’efficienza operativa, l’esperienza degli ospiti e la gestione complessiva.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di come l’automazione può essere integrata nelle diverse aree operative di un albergo.
3.1 – Automazione delle Operazioni Alberghiere
La maggior parte degli hotel moderni utilizza un software di gestione alberghiera. Il cuore delle operazioni del front desk si trova nel Property Management System (PMS), un gestionale che facilita prenotazioni, check-in, assegnazione delle camere e altre attività, fungendo anche da hub centrale per altre applicazioni.
Inoltre, l’automazione può semplificare i processi di pulizia e manutenzione, digitalizzando le liste di controllo e automatizzando gli avvisi in modo da garantire che le attività vengano completate tempestivamente per l’arrivo o la partenza degli ospiti.
3.2 – Automazione delle Comunicazioni con gli Ospiti
L’automazione delle comunicazioni con i viaggiatori migliora l’efficienza e l’esperienza dei clienti: degli esempi includono l’invio automatico di conferme di prenotazione via email, messaggi pre-arrivo e aggiornamenti sul soggiorno tramite SMS o app di messaggistica come WhatsApp, una delle più importanti funzionalità offerte dal nostro sistema CRM.
Chatbot e risponditori automatici, inoltre, possono gestire le domande frequenti in tempo reale, mentre email post-soggiorno automatizzate sono in grado di raccogliere feedback tramite l’invio di sondaggi o la richiesta di lasciare delle recensioni online.
Questo sistema riduce il carico di lavoro del personale e garantisce che gli ospiti ricevano informazioni tempestive e pertinenti in merito al loro soggiorno, migliorando la loro soddisfazione complessiva.
3.4 – Automazione del Marketing Alberghiero
L’automazione del marketing alberghiero permette di gestire campagne promozionali in modo efficiente e mirato. Ad esempio, un sistema CRM può inviare email personalizzate agli ospiti basandosi sulle loro preferenze e comportamenti passati.
Inoltre, la maggior parte delle piattaforme di social media consentono di programmare e di pubblicare contenuti promozionali in modo automatico, aiutandoti a raggiungere un pubblico più ampio con meno sforzo.
Queste tecnologie ti consentono di mantenere una presenza di marketing attiva e coinvolgente, anche con risorse limitate.
3.5 – Distribuzione
L’automazione della distribuzione tramite un channel manager consente agli hotel di aggiornare in tempo reale la disponibilità delle camere e le tariffe su vari canali di prenotazione, riducendo i rischi di errori manuali e di overbooking.
Questo strumento permette di centralizzare tutte le informazioni all’interno di un unico sistema, migliorando notevolmente l’efficienza operativa. Inoltre, garantisce una maggiore visibilità delle camere su più piattaforme, aumentando così le possibilità di ottenere delle prenotazioni e di aumentare i ricavi.
4 – Quali sono i Possibili Sviluppi Futuri dell’Automazione Alberghiera?
L’automazione nel settore alberghiero si sta evolvendo rapidamente andando ad abbracciare nuove tecnologie che possono trasformare notevolmente l’esperienza degli ospiti e l’efficienza operativa di una struttura.
Vediamo quali sono alcune tendenze emergenti che potrebbero vedere un’applicazione più ampia nel prossimo futuro.
4.1 – Intelligenza Artificiale (IA) e Machine Learning (ML)
L’intelligenza artificiale (IA) e il Machine Learning (ML) stanno diventando sempre più sofisticati, permettendo agli hotel di prevedere le esigenze degli ospiti e di personalizzare i servizi in modo proattivo.
Gli algoritmi di IA e ML analizzano i dati degli ospiti al fine di prevedere le loro esigenze e preferenze future. Ad esempio, possono identificare i pattern di comportamento e suggerire dei servizi personalizzati da offrire ai viaggiatori.
Utilizzando questi strumenti, gli hotel possono, inoltre, personalizzare i servizi anticipando le possibili richieste della clientela. Ad esempio, se un ospite ha richiesto una determinata tipologia di cuscino in precedenti soggiorni, il sistema può assicurarsi che lo stesso comfort sia disponibile al momento della sua prossima visita senza che debba richiederlo manualmente.
Gli assistenti virtuali e i chatbot, alimentati da IA, inoltre, offrono un supporto clienti continuo 24/7. Rispondono a domande comuni, gestiscono prenotazioni e richieste di servizi, fornendo delle risposte immediate e accurate. Questo non solo migliora l’efficienza del servizio, ma consente anche al personale di concentrarsi su compiti più complessi.
4.2 – Internet delle Cose (IoT)
L’Internet delle Cose (IoT) consente di collegare dispositivi e sistemi tra loro al fine di creare un ambiente interattivo e integrato.
Le camere degli hotel possono essere dotate di sensori intelligenti che si regolano in modo automatico. Ad esempio, i sensori possono adattare la temperatura della stanza basandosi sulle preferenze degli ospiti, mantenendola sempre al livello ideale senza bisogno di interventi manuali.
L’illuminazione può essere controllata tramite dispositivi IoT al fine di adattarsi ai ritmi circadiani dei diversi clienti, migliorando così il loro riposo e benessere durante il soggiorno. Le luci possono anch’esse essere programmate per accendersi e spegnersi automaticamente nel momento in cui gli ospiti entrano o escono dalla stanza.
I viaggiatori hanno, inoltre, l’opportunità di interagire con le loro camere tramite applicazioni mobili o assistenti vocali collegati a dispositivi IoT. Possono così controllare l’aria condizionata, le tende, la TV e altri dispositivi con comandi vocali o tramite il loro smartphone, rendendo il soggiorno decisamente più personalizzabile.
4.3 – Realtà Aumentata (AR) e Realtà Virtuale (VR)
La realtà aumentata (AR) e la realtà virtuale (VR) possono offrire esperienze immersive ai viaggiatori, come tour virtuali dell’hotel o delle attrazioni locali, migliorando l’esperienza prima dell’arrivo e durante il soggiorno.
Prima di prenotare, i potenziali clienti potrebbero esplorare la struttura attraverso tour virtuali dettagliati. Utilizzando la VR, avrebbero la possibilità di passeggiare virtualmente nelle camere, nelle aree comuni, e nei servizi offerti dall’hotel, ottenendo una visione il più possibile realistica dell’ambiente. Ciò li potrebbe aiutare a prendere delle decisioni più informate.
Durante il soggiorno, gli ospiti potrebbero utilizzare la AR per esplorare le attrazioni locali direttamente dalla struttura. Puntando i loro dispositivi mobili verso brochure o mappe, avrebbero la possibilità di vedere informazioni aggiuntive, recensioni e itinerari consigliati, arricchendo così la loro esperienza di viaggio.
4.4 – Tecnologie di Riconoscimento
Gli ospiti potranno completare il check-in e il check-out tramite scanner facciali, eliminando la necessità di interazioni con il personale della reception. Anche le porte delle camere potranno essere sbloccate tramite riconoscimento facciale, eliminando la necessità di chiavi fisiche o di carte magnetiche, aumentando così la sicurezza e la comodità.
I sistemi di riconoscimento potranno, inoltre, identificare gli ospiti in diverse aree dell’hotel, permettendo un accesso rapido ai servizi personalizzati, come l’accesso alla spa o la prenotazione di ristoranti.
5 – Conclusione
L’automazione alberghiera rappresenta una svolta importante per l’industria dell’ospitalità, offrendo innumerevoli vantaggi che spaziano dalla maggiore efficienza operativa al miglioramento dell’esperienza degli ospiti.
Per sfruttare appieno i benefici di questa evoluzione, è fondamentale adottare strumenti adeguati che siano in grado di gestire e ottimizzare le operazioni quotidiane. Il Property Management System (PMS) e il Channel Manager di Myguestcare rappresentano delle soluzioni ideali per questo scopo.
Myguestcare PMS offre una gestione centralizzata delle operazioni alberghiere, facilitando prenotazioni, check-in, assegnazione delle camere e molto altro, tutto all’interno di un’unica piattaforma integrata.
Il Channel Manager di Myguestgare, d’altro canto, consente di aggiornare in tempo reale la disponibilità delle camere e le tariffe su vari canali di prenotazione, riducendo al minimo il rischio di errori manuali e di overbooking.
In conclusione, adottare soluzioni di automazione come quelle offerte da Myguestcare non solo ti consente di semplificare le operazioni quotidiane, ma ti permette anche di creare nuove opportunità per migliorare la qualità del servizio e dell’esperienza offerta ai tuoi ospiti.
