Gestire un hotel è un’attività complessa e dinamica, che richiede non solo una grande attenzione ai dettagli, ma anche delle strategie mirate che permettano di assicurare il successo a lungo termine dell’attività.
In questo articolo, vedremo quali sono le 7 migliori strategie di gestione alberghiera che potresti implementare già da ora per la tua struttura ricettiva.
1 – Che Cosa si Intende per Gestione Alberghiera?
La gestione alberghiera rappresenta l’insieme delle strategie e delle attività finalizzate a garantire il funzionamento efficiente e redditizio di un hotel.
Essa implica la creazione di un’esperienza memorabile per gli ospiti, l’ottimizzazione dei processi interni e il coordinamento di tutti i dipartimenti, dalla reception fino alla ristorazione, al fine di assicurare la massima soddisfazione dei clienti, oltre che il ritorno sull’investimento.
2 – Quali sono le Aree della Gestione Alberghiera?
Esistono diverse aree di gestione alberghiera, ognuna focalizzata su aspetti specifici del funzionamento di una struttura ricettiva:
- Direzione Generale: è il fulcro della gestione alberghiera ed è responsabile della supervisione complessiva di tutte le operazioni dell’hotel.
- Revenue Management: si occupa di massimizzare i ricavi, ottimizzando le tariffe delle camere in base alla domanda, alla stagionalità e ai trend di mercato.
- Gestione della Proprietà (Property Management): si concentra sulla manutenzione e la cura della struttura fisica dell’hotel, assicurando che tutti gli spazi, dalle camere alle aree comuni, siano sempre in condizioni ottimali e conformi agli standard di qualità.
- Marketing e Promozione: questo ambito si occupa di accrescere la visibilità dell’hotel, creando delle campagne mirate per attrarre nuovi ospiti e fidelizzare quelli esistenti.
- Gestione delle Vendite: si occupa di ottimizzare l’occupazione dell’albergo tramite accordi con agenzie, piattaforme online e partner commerciali con l’obiettivo di incrementare il numero di prenotazioni.
3 – Le Migliori Strategie di Gestione Alberghiera
Dopo aver compreso che cos’è la gestione alberghiera a livello generale e quali sono le sue varie tipologie, vediamo le migliori strategie da implementare al fine di massimizzare il successo della tua struttura.
3.1 – Costruisci un Team Forte e Motivato
La costruzione di un team forte e motivato è una delle chiavi per garantire un servizio eccezionale in hotel. Abbi, quindi, cura di investire in iniziative e incentivi che mantengano alta la motivazione di tutto il personale.
Potresti, ad esempio, introdurre dei bonus per il raggiungimento degli obiettivi o delle periodiche attività di team building.
Un’altra pratica efficace è la delega di responsabilità, che consente ai dipendenti di gestire le loro aree di lavoro con maggiore autonomia. Delegare non significa solo alleggerire il carico dei manager, ma anche dare al personale la possibilità di prendere delle decisioni e di risolvere dei problemi in modo indipendente.
Nel momento in cui i membri di un team si sentono responsabili dei loro compiti, diventano più proattivi, migliorando la loro capacità di rispondere alle esigenze dei diversi ospiti e di contribuire al successo dell’intera struttura.
3.2 – Delinea gli Standard Operativi e di Comunicazione
Le procedure operative standard (SOP) rappresentano un insieme di linee guida e istruzioni che delineano ogni fase delle operazioni di un hotel. Queste SOP servono come dei “manuali” pratici per il personale, descrivendo in dettaglio come eseguire ogni attività, dalla pulizia delle camere alle procedure di check-in e check-out.
Grazie a queste istruzioni chiare e specifiche, ogni dipendente sa esattamente come comportarsi in qualsiasi situazione, indipendentemente dal suo turno di lavoro.
Le SOP contribuiscono a garantire che il servizio offerto agli ospiti sia sempre di alta qualità, poiché riducono al minimo le variazioni o i margini d’errore dovuti a interpretazioni personali. In pratica, anche se un membro del team viene sostituito o si verificano dei cambiamenti nei turni, il livello del servizio rimarrà costante e coerente, offrendo agli ospiti un’esperienza sempre affidabile.
3.3 – Affidati agli Strumenti Tecnologici
La tecnologia è diventata un alleato indispensabile nella gestione alberghiera, permettendo alle strutture di semplificare operazioni complesse, di migliorare l’efficienza e di ottimizzare l’esperienza degli ospiti.
Il Property Management System (PMS) è il cuore della gestione operativa di un hotel. Questo sistema permette di gestire ogni aspetto dell’attività alberghiera: dalla prenotazione e assegnazione delle camere, al monitoraggio della disponibilità e alla fatturazione.
Il Channel Manager consente di gestire in modo centralizzato la distribuzione delle camere su vari canali di vendita online, come OTA (Online Travel Agencies), il sito web dell’hotel e le piattaforme di prenotazione. Con il Channel Manager, le informazioni sulla disponibilità e le tariffe delle camere vengono aggiornate automaticamente su tutti i canali in tempo reale, evitando il rischio di overbooking o di potenziali errori.
Il Booking Engine è uno strumento integrato nel sito web dell’hotel che consente agli ospiti di effettuare direttamente delle prenotazioni. Oltre a semplificare il processo per la richiesta di un soggiorno, il booking engine permette anche di offrire delle offerte e dei pacchetti speciali, incentivando le prenotazioni dirette rispetto a quelle tramite portali di terze parti.
Per sottolineare ancora di più l’importanza degli strumenti digitali, riportiamo un interessante dato rilevato da un’indagine di Statista: entro il 2028, ben l’82% delle entrate degli hotel proverrà dalle vendite online. Proprio per questo, l’implementazione di un sito web ben strutturato affiancato da un efficiente Booking Engine può fare la differenza all’interno di una strategia di gestione alberghiera.
3.4 – Concentrati sull’Esperienza degli Ospiti
Offrire un’esperienza personalizzata agli ospiti è un modo efficace per distinguersi e per creare delle relazioni durature. I clienti che sentono di ricevere delle attenzioni personalizzate tendono a ricordare l’hotel, a consigliarlo ad amici e parenti e a sceglierlo nuovamente per un prossimo soggiorno.
In questo contesto, è molto utile adottare un Customer Relationship Management (CRM) che consente alla struttura di raccogliere e organizzare tutte le informazioni utili sugli ospiti, come le loro preferenze, i servizi utilizzati durante precedenti i soggiorni e persino dei dettagli più specifici, come la loro bevanda preferita o eventuali allergie alimentari.
Ad esempio, se un ospite apprezza il tè al mattino, il personale può farglielo trovare direttamente in camera. Se un altro viaggiatore ha mostrato interesse per attività come escursioni o tour culturali, il concierge potrebbe suggerirgli in fase di check-in delle esperienze locali in linea con i suoi gusti.
3.5 – Distinguiti dalla Concorrenza
Nel settore alberghiero, monitorare le tendenze e osservare le strategie dei competitor permette di adattarsi rapidamente e di rispondere proattivamente alle esigenze in continua evoluzione degli ospiti. Questo processo di analisi e di adattamento consente agli hotel di rimanere sempre competitivi in un mercato in costante cambiamento.
Ad esempio, una delle tendenze emergenti per il 2025 è il turismo esperienziale: sempre più ospiti non si accontentano solo di soggiornare in una struttura, ma cercano delle esperienze autentiche e coinvolgenti che possano arricchire il loro viaggio e creare dei ricordi unici.
In questa direzione, una struttura potrebbe pensare di offrire delle attività che consentono agli ospiti di vivere la cultura locale, come tour guidati, degustazioni di prodotti tipici o lezioni di cucina tradizionale. Questo tipo di offerta trasforma il soggiorno in un’esperienza completa, rispecchiando i desideri dei viaggiatori moderni e aumentando la loro soddisfazione complessiva.
3.6 – Prepara un Piano per le Emergenze
Nel settore alberghiero, la capacità di gestire le emergenze è fondamentale per proteggere la reputazione dell’hotel e per assicurare un’esperienza positiva agli ospiti, anche durante le situazioni impreviste. Le emergenze possono essere di vario tipo come, ad esempio, casi di overbooking o problemi di manutenzione improvvisi (es. guasti elettrici o idraulici).
Un ottimo modo per essere preparati ad affrontare questi imprevisti è riservare sempre alcune camere “di emergenza”, così da poter offrire una soluzione immediata senza dover ricorrere a soluzioni di ripiego o ad arrivare a deludere gli ospiti. Questo tipo di preparazione permette al personale di rispondere con prontezza, offrendo un’alternativa adeguata e dimostrando un alto livello di professionalità, oltre che di cura della propria clientela.
3.7 – Fai Attenzione alla Pianificazione Finanziaria e ai Costi
Una gestione finanziaria attenta è una componente essenziale per il successo e la sostenibilità di una struttura ricettiva.
Pianificare con cura il budget di un hotel significa definire con precisione le entrate e le spese, monitorando i costi al fine di evitare sprechi e assicurarsi che le risorse vengano utilizzate in modo efficiente.
Si può pensare anche di usare delle strategie di pricing dinamico, che consentono di regolare le tariffe delle camere in base alla domanda, alla stagionalità e al livello di occupazione. Applicare delle tariffe più alte in periodi di alta domanda e tariffe scontate durante la bassa stagione aiuta a mantenere alto il tasso di occupazione e a massimizzare il ritorno sull’investimento. In questo modo, l’hotel resta competitivo e riesce ad attirare ospiti durante tutto l’arco dell’anno.
Oltre alla gestione quotidiana delle spese, è fondamentale anche pensare a lungo termine, creando un fondo di riserva per potenziali investimenti futuri. Questi fondi possono servire per interventi di manutenzione, ristrutturazioni o per affrontare dei periodi di flessione economica senza dover necessariamente compromettere la qualità del servizio.
4 – Conclusione
Gestire un hotel con successo richiede più che una semplice organizzazione: servono delle strategie ben pianificate, una buona capacità di adattamento e un forte impegno al fine di creare un’esperienza unica per i propri ospiti. Le 7 strategie di gestione alberghiera che abbiamo descritto in questo articolo, ti forniscono una solida base per ottimizzare il funzionamento della tua struttura, migliorando la qualità del servizio e garantendo una crescita sostenibile nel lungo periodo.
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