Nel mondo dell’ospitalità, il termine Minimum Stay o MLOS (Minimum Length of Stay) si riferisce alla durata minima di soggiorno richiesta da una struttura ricettiva per accettare una prenotazione. Questa politica, largamente adottata da hotel, B&B e case vacanze, è uno strumento strategico che consente di ottimizzare la gestione delle prenotazioni, massimizzare i ricavi e ridurre i costi operativi.
Vediamo, quindi, che cosa si intende esattamente per Minimum Stay, quali sono i suoi vantaggi e svantaggi e come gestirla al meglio con gli strumenti tecnologici.
1 – Che Cosa Significa Minimum Stay?
Il termine Minimum Stay si riferisce al numero minimo di notti che un ospite deve prenotare in una struttura ricettiva per confermare la propria prenotazione. Questa politica è ampiamente utilizzata nel settore dell’ospitalità, soprattutto durante i periodi di alta domanda, come festività, eventi speciali o l’alta stagione.
Ad esempio, un B&B potrebbe richiedere un soggiorno minimo di due notti durante i weekend, obbligando gli ospiti a prenotare almeno due pernottamenti consecutivi. Questa regola si applica anche in hotel, ostelli e altre strutture ricettive, ed è una strategia comune per ottimizzare le prenotazioni e ridurre le perdite derivanti da soggiorni troppo brevi.
Il Minimum Stay rappresenta, quindi, un elemento importante per la gestione delle prenotazioni, permettendo agli albergatori di massimizzare i profitti e di garantire allo stesso tempo un flusso più regolare di ospiti.
2 – Quali sono i Vantaggi e Svantaggi del MLOS?
La definizione del MLOS (Minimum Length of Stay, o soggiorno minimo) è un elemento cruciale per l’efficienza operativa e la redditività di una struttura ricettiva.
Tra i suoi vantaggi principali, c’è sicuramente la possibilità di massimizzare la redditività. Imporre un soggiorno minimo, ad esempio durante le festività o gli eventi locali, permette di ottimizzare le entrate garantendo un’occupazione completa delle stanze per più notti consecutive.
Inoltre, questa politica può contribuire a ridurre i costi operativi: con meno check-in e check-out, si semplifica la gestione quotidiana della struttura e si diminuiscono i tempi e i costi legati alla pulizia delle camere. Questo approccio è particolarmente utile durante i periodi di alta stagione o in occasione di eventi specifici, quando la domanda è elevata e il turnover troppo rapido degli ospiti potrebbe rappresentare una sfida per la gestione alberghiera.
L’introduzione del Minimum Stay presenta anche alcuni svantaggi che non possono essere ignorati. La principale criticità è legata alla perdita di flessibilità, un elemento sempre più richiesto dai viaggiatori. Un soggiorno minimo obbligatorio può, infatti, scoraggiare i clienti che cercano delle soluzioni di soggiorno più brevi, come, ad esempio, chi viaggia per affari o chi desidera fermarsi solo una notte.
Questa rigidità potrebbe tradursi, inoltre, in un calo delle prenotazioni e, in alcuni casi, nell’aumento del rischio di insoddisfazione. Gli ospiti, costretti a prenotare più notti rispetto a quelle da loro desiderate, potrebbero sentirsi frustrati. Ciò andrà necessariamente a influenzare negativamente la loro esperienza e, di conseguenza, la reputazione della struttura.
Una politica di soggiorno minimo troppo rigida può anche avere l’effetto indesiderato di aumentare il tasso di cancellazioni. Questo accade perché molti viaggiatori, specialmente quelli abituati a una maggiore flessibilità nelle loro prenotazioni, potrebbero sentirsi limitati dalla necessità di dover soggiornare per un numero minimo di notti. Nel momento in cui un cliente percepisce che le regole imposte non si adattano perfettamente alle sue esigenze personali, è più probabile che vada a cercare delle alternative presso strutture concorrenti che offrono maggiore libertà.
Questo rischio diventa particolarmente significativo nei periodi in cui la domanda non è uniforme, come durante la bassa stagione o nei giorni infrasettimanali. In questi momenti, una politica di soggiorno minimo troppo restrittiva potrebbe scoraggiare i clienti che avrebbero prenotato anche per una sola notte, riducendo così il tasso di occupazione della struttura.
In definitiva, il successo di una politica di Minimum Stay dipende dall’equilibrio che si riesce a trovare tra i benefici operativi e le aspettative degli ospiti. Analizzare con attenzione la domanda, il comportamento della clientela e le caratteristiche specifiche del mercato è fondamentale per prendere delle decisioni strategiche in grado di ottimizzare sia i profitti che la guest experience.
| Vantaggi del Minimum Stay | Svantaggi del Minimum Stay |
|
|
3 – Come Determinare una Politica Ottimale di Minimum Stay?
Determinare una politica di Minimum Stay ottimale per il tuo B&B, hotel o casa vacanze è un processo che richiede una valutazione approfondita di diversi fattori. Non esiste una soluzione valida per tutti: ogni struttura ha esigenze specifiche che variano in base alla posizione, al mercato di riferimento e alla tipologia di clientela.
Vediamo, quindi, come individuare la strategia più adatta.
3.1 – Posizione e Mercato di Riferimento
La posizione della tua struttura e il tipo di ospiti che attiri sono elementi fondamentali per decidere una politica di soggiorno minimo. Ad esempio, se ti trovi in una meta turistica molto frequentata, come una città d’arte o una località balneare durante l’alta stagione, impostare un soggiorno minimo più lungo può aiutarti a ottimizzare i guadagni, assicurandoti delle prenotazioni per più notti consecutive.
Al contrario, se i tuoi ospiti sono per lo più viaggiatori d’affari o turisti di passaggio, è meglio optare per una politica più flessibile. Questo ti permetterà di soddisfare le esigenze di chi ha bisogno di pernottare solo una notte, aumentando così le probabilità di ricevere più prenotazioni.
Adattare la durata minima del soggiorno al tipo di clientela ti aiuterà a sfruttare al meglio le opportunità offerte dal tuo mercato di riferimento.
3.2 – Costi Operativi
Gestire una struttura ricettiva comporta una serie di costi operativi giornalieri, come quelli relativi alla pulizia delle camere, alla manutenzione ordinaria, all’uso di energia e all’acqua. Questi costi incidono direttamente sulla redditività della tua attività. Nel momento in cui tali spese raggiungono dei livelli abbastanza elevati, richiedere un soggiorno minimo più lungo può rappresentare una soluzione strategica per distribuire questi costi su un maggior numero di notti prenotate.
Ad esempio, se un ospite soggiorna per una sola notte, i costi per la pulizia della stanza e la gestione del check-in e check-out devono essere coperti interamente dal prezzo di quella singola notte. Al contrario, se il soggiorno minimo è di due o tre notti, gli stessi costi possono essere distribuiti su più giorni, migliorando il margine di guadagno per ogni prenotazione.
3.3 – Domanda e Offerta
La relazione tra domanda e offerta è un altro elemento chiave per stabilire la durata minima di soggiorno nella tua struttura ricettiva. Nei periodi di alta stagione la domanda di camere tende a essere molto elevata. In queste situazioni, richiedere un soggiorno minimo più lungo può aiutarti a massimizzare i ricavi, garantendo che le stanze siano occupate per più notti consecutive. Questo approccio ti permette di sfruttare al meglio la disponibilità limitata di camere, aumentando di conseguenza il valore complessivo delle prenotazioni.
Al contrario, nei periodi di bassa stagione, quando la domanda cala e la competizione per attirare clienti aumenta, è fondamentale adottare una politica più flessibile. Consentire prenotazioni per una o due notti può rendere la tua struttura più attraente per i viaggiatori che cercano delle soluzioni brevi e convenienti. Questa strategia ti permette di mantenere un tasso di occupazione più stabile anche nei momenti di minore afflusso, riducendo il rischio di avere delle camere vuote.
3.4 – Concorrenza
Osservare e analizzare le politiche di soggiorno minimo dei tuoi concorrenti diretti è essenziale per capire come posizionare al meglio la tua struttura sul mercato. In particolare, se altre strutture simili nella tua area offrono una maggiore flessibilità, ad esempio permettendo soggiorni di una sola notte, introducendo una politica MLOS potresti rischiare di perdere delle prenotazioni a favore di queste opzioni più accomodanti.
D’altra parte, se la maggior parte dei tuoi concorrenti richiede dei soggiorni minimi lunghi, specialmente durante l’alta stagione o in occasione di eventi particolari, potresti considerare di seguire una strategia simile. Questo approccio non solo ti consente di allinearti alle aspettative del mercato, ma ti aiuta anche a ottimizzare i ricavi per ciascuna prenotazione, approfittando della maggiore disponibilità dei clienti a soggiornare per periodi più lunghi in determinate circostanze.
3.5 – Obiettivo di Redditività
Infine, definire chiaramente i tuoi obiettivi finanziari è essenziale per scegliere la politica di soggiorno minimo più adatta alla tua struttura.
Se il tuo obiettivo principale è quello di massimizzare i ricavi, richiedere un soggiorno minimo più lungo potrebbe essere la strategia giusta. Questo approccio ti consente, infatti, di aumentare il valore complessivo di ogni prenotazione, riducendo al contempo i costi operativi associati a check-in e check-out frequenti.
D’altra parte, se il tuo focus è di migliorare l’esperienza del cliente e di attrarre un numero maggiore di prenotazioni, una politica più flessibile potrebbe essere più adatta. Offrire la possibilità di prenotare soggiorni brevi, come di una o due notti, aumenta la tua capacità di rispondere alle esigenze di una clientela più diversificata, come viaggiatori d’affari, turisti in transito od ospiti che cercano una soluzione last-minute.
Questa maggiore accessibilità può portare non solo a un aumento delle prenotazioni, ma anche a una migliore percezione della tua struttura, contribuendo a fidelizzare la clientela nel lungo termine.
4 – Come Gestire al Meglio il Minimum Stay?
La chiave della gestione ottimale del minimum stay risiede nella combinazione di strategie flessibili e nell’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati come il PMS (Property Management System) e il booking engine.
Il PMS gioca un ruolo centrale nella gestione del soggiorno minimo: con questo sistema, puoi configurare delle regole precise per ogni periodo dell’anno, come l’alta stagione, gli eventi locali o la bassa stagione, permettendoti di rispondere in modo puntuale alle esigenze del momento.
Inoltre, il PMS ti fornisce una visione completa dei dati relativi all’occupazione della struttura, permettendoti di prendere delle decisioni basate su analisi dettagliate. Ad esempio, puoi identificare i periodi in cui la domanda è alta e regolare il soggiorno minimo al fine di massimizzare i ricavi, oppure ridurre la durata minima nei momenti di bassa affluenza in modo da attrarre più clienti.
Il booking engine, invece, rappresenta il punto di contatto diretto con gli ospiti. Attraverso questo strumento, puoi comunicare in modo trasparente le politiche di soggiorno minimo, evitando potenziali incomprensioni e migliorando l’esperienza utente.
Integrare questi strumenti tecnologici con un channel manager aggiunge un ulteriore livello di efficienza. Questo sistema permette di sincronizzare automaticamente le tue politiche MLOS su tutte le OTA (Online Travel Agency) e i canali di vendita, assicurando, quindi, la massima coerenza e riducendo al minimo il rischio di errori. In questo modo, puoi mantenere una gestione fluida delle prenotazioni, migliorando al contempo la tua competitività sul mercato.
5 – Conclusione
Il Minimum Stay è una strategia importante per ottimizzare la gestione delle prenotazioni e per migliorare la redditività delle strutture ricettive. Tuttavia, la sua applicazione richiede un approccio equilibrato, che tenga conto delle esigenze degli ospiti, della domanda di mercato e degli obiettivi finanziari della struttura.
Scopri come il software gestionale all-in-one di Myguestcare ti permette di gestire al meglio la tua politica MLOS integrando al suo interno PMS, booking engine e channel manager, oltre ad altri strumenti utili per migliorare la gestione alberghiera.
