La tecnologia cloud-native sta diventando lo standard in molti settori e il mercato dell’ospitalità non fa eccezione. Sempre più albergatori, infatti, stanno sostituendo le tradizionali soluzioni on-premise con sistemi di gestione alberghiera basati sul cloud.
Adottare un nuovo PMS, però, non basta da solo a rivoluzionare l’attività: per trarre pienamente vantaggio da un gestionale hotel cloud, è necessario conoscere tutte le sue funzionalità ed essere pronti a integrarle all’interno dell’operatività quotidiana della propria struttura ricettiva.
Vediamo, quindi, brevemente che cos’è un PMS cloud-based e quali sono i suggerimenti per utilizzarlo al meglio.
1 – Che Cos’è un Gestionale Hotel Cloud?
Un gestionale hotel cloud, noto anche come PMS (Property Management System) cloud-native, è un software progettato per gestire tutte le operazioni di un hotel direttamente online, senza dover installare dei programmi su computer locali. Essendo basato sul cloud, questo tipo di PMS offre numerosi vantaggi rispetto ai sistemi tradizionali.
Innanzitutto, consente agli albergatori e al personale di poter accedere al sistema da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, come computer, tablet o smartphone, ovunque ci si trovi. Questo offre grande flessibilità, permettendo di gestire le attività dell’hotel anche da remoto.
Inoltre, le operazioni quotidiane come la gestione delle prenotazioni, il check-in e il check-out degli ospiti, la contabilità, la fatturazione e altre attività amministrative, diventano più snelle e veloci grazie all’automazione e all’interfaccia user-friendly del sistema.
Il cloud consente anche un aggiornamento in tempo reale delle disponibilità delle camere e delle tariffe, assicurando che tutte le informazioni siano sempre sincronizzate e aggiornate su tutte le piattaforme di vendita, evitando doppie prenotazioni o altri simili errori.
Infine, i PMS cloud-native sono scalabili, il che significa che possono crescere con l’espansione dell’attività dell’hotel, aggiungendo nuove funzionalità o moduli quando necessario. In questo modo, è possibile rendere l’intera gestione più efficiente rispetto ai sistemi on-premise tradizionali.
2 – Come Utilizzare al Meglio un PMS Cloud Native per Hotel?
Per ottenere il massimo dall’utilizzo di un gestionale hotel cloud, è importante non limitarsi solamente a implementare il sistema, ma bisogna anche adottare delle strategie che ne ottimizzino l’uso.
Un PMS cloud-native, infatti, offre numerose funzionalità che, se sfruttate al meglio, possono migliorare l’efficienza operativa, automatizzare i processi e offrire un’esperienza più personalizzata agli ospiti.
Vediamo, quindi, alcuni consigli pratici per utilizzare al massimo il tuo gestionale per hotel basato su cloud e ottenere dei risultati concreti per la tua struttura ricettiva.
2.1 – Forma il Personale
Per sfruttare al massimo un gestionale hotel cloud, è essenziale che il personale sia ben formato nel suo utilizzo. Sebbene i PMS cloud-native siano generalmente progettati per essere intuitivi e facili da usare, una formazione adeguata assicura che i dipendenti possano trarre il massimo da tutte le funzionalità offerte dal sistema.
Il software può gestire operazioni complesse come prenotazioni, check-in/check-out, gestione della contabilità e fatturazione, e molti di questi processi possono essere automatizzati o semplificati. Tuttavia, se il personale non conosce appieno queste funzioni, potrebbe non essere in grado di sfruttarle a pieno, perdendo tempo in attività che, invece, possono essere tranquillamente automatizzate tramite questo applicativo e rischiando di commettere degli errori evitabili.
Con una conoscenza approfondita del PMS, il personale potrà eseguire rapidamente attività come la gestione delle prenotazioni, l’aggiornamento delle disponibilità delle camere e la fatturazione automatica. Questo non solo migliora l’efficienza operativa, ma permette anche al team di dedicare più tempo alla cura degli ospiti, offrendo così un servizio migliore che consenta di incrementare la soddisfazione della clientela.
2.2 – Sfrutta le Funzionalità di Automazione
Per ottenere il massimo dal gestionale hotel cloud, è importante sfruttare appieno le sue funzionalità di automazione, che sono progettate per ottimizzare la gestione interna dell’hotel.
Ad esempio, il sistema può automatizzare il check-in online, consentendo agli ospiti di inserire i propri dati prima dell’arrivo, riducendo il carico di lavoro alla reception. Allo stesso modo, l’invio di email automatiche, come messaggi di benvenuto, promemoria per il check-out o richiesta di feedback dopo il soggiorno, può essere completamente gestito dal sistema senza bisogno di un intervento manuale.
Oltre a semplificare la comunicazione con gli ospiti, le automazioni possono anche occuparsi della generazione di report contabili e della fatturazione, rendendo più semplice la gestione della componente finanziaria dell’albergo. In pratica, il sistema può monitorare i pagamenti, generare fatture in automatico e tenerne traccia in tempo reale, eliminando la necessità di inserimenti manuali che potrebbero causare degli errori o richiedere molto tempo da parte del personale.
Sfruttando queste funzionalità automatizzate, non solo si possono rendere più fluide e veloci le operazioni quotidiane, ma si liberano anche gli addetti della struttura da compiti ripetitivi, permettendogli di concentrarsi su aspetti più importanti come l’assistenza agli ospiti.
2.3 – Integra Altri Sistemi
Un modo efficace per migliorare l’efficienza operativa del tuo hotel è integrare il PMS cloud-native con altri sistemi.
L’aggiunta di moduli come il payment gateway per gestire i pagamenti online, il PMS-connect per sincronizzare le prenotazioni e la disponibilità in tempo reale e il modulo delle fatture elettroniche per automatizzare la gestione fiscale, ti permette di semplificare ulteriormente la gestione quotidiana delle varie attività.
Puoi anche sfruttare i metasearch come Google Hotel Ads o Tripadvisor per aumentare la visibilità della tua struttura e attirare più prenotazioni dirette. Inoltre, l’integrazione di un modulo per l’invio di newsletter ti permette di gestire delle campagne di marketing direttamente dal PMS, mantenendo la comunicazione con i clienti all’interno di un’unica piattaforma.
Incorporando altri sistemi, hai, quindi, la possibilità di centralizzare tutte le operazioni, di ridurre il tempo speso in attività manuali e di garantire una produttività più efficiente.
2.4 – Accedi ai Dati in Tempo Reale
Un altro dei vantaggi principali di un gestionale hotel cloud è la possibilità di accedere ai dati in tempo reale, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Questo ti permette di monitorare costantemente l’andamento della tua struttura, di prendere delle decisioni rapide e informate, e di rispondere tempestivamente alle esigenze degli ospiti.
Grazie alla disponibilità immediata dei dati sulle prenotazioni, sullo stato di occupazione e sulla performance finanziaria, puoi individuare facilmente trend e opportunità di miglioramento senza dover attendere dei report o degli aggiornamenti manuali.
La visualizzazione in tempo reale facilita anche la gestione operativa, poiché puoi intervenire rapidamente per risolvere eventuali problematiche o per ottimizzare le risorse disponibili.
2.5 – Sfrutta la Funzionalità di Pagamento Integrato
Un altro modo per ottimizzare l’uso di un PMS cloud-native è sfruttare al massimo la funzionalità di pagamento integrato. Questa funzione consente di gestire in modo automatico e sicuro tutte le transazioni finanziarie direttamente all’interno del gestionale, riducendo così il rischio di errori e semplificando il processo di pagamento per gli ospiti della struttura.
Con questa integrazione, puoi elaborare i pagamenti in tempo reale, tenere traccia degli acconti, gestire i saldi e monitorare eventuali sospesi. Inoltre, le transazioni vengono automaticamente registrate all’interno del sistema contabile, facilitando la gestione fiscale e riducendo la necessità di interventi manuali.
2.6 – Analizza i Report
Per sfruttare appieno le potenzialità di un PMS cloud-native, è fondamentale dedicare del tempo anche all’analisi dei report generati dal sistema. Questi rapporti forniscono dei dati dettagliati e aggiornati su aspetti molto importanti per il management di una struttura ricettiva come, ad esempio, l’occupazione delle camere, la redditività, la fatturazione e le prestazioni operative.
Questi strumenti ti permettono di ottenere una visione chiara dell’andamento del tuo hotel, identificando eventuali aree di miglioramento e delle opportunità di crescita. Analizzando i report, puoi prendere delle decisioni informate su strategie tariffarie, promozioni e gestione del personale. Inoltre, i dati in tempo reale ti consentono di intervenire rapidamente in caso di variazioni nella domanda o di eventuali problematiche operative.
2.7 – Rendi Più Semplice la Gestione della Contabilità
Tramite l’utilizzo di un gestionale hotel cloud hai anche la possibilità di semplificare notevolmente la gestione della contabilità. Con un sistema integrato, puoi automatizzare molte delle operazioni contabili quotidiane, riducendo il rischio di errori e facendo risparmiare del tempo prezioso al tuo personale.
Il PMS cloud permette di gestire facilmente acconti, caparre, saldi e sospesi, registrando ogni transazione in tempo reale. Le fatture vengono generate automaticamente e possono essere inviate ai clienti direttamente dal sistema, rendendo il processo decisamente più efficiente.
Inoltre, la connessione con il Sistema di Interscambio (SDI) per la fatturazione elettronica e l’integrazione con le principali stampanti fiscali facilita l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa finanziaria.
3 – Conclusione
L’adozione di un PMS cloud-native rappresenta un passo molto importante per migliorare l’efficienza e la gestione di una struttura ricettiva. Tuttavia, per ottenere i massimi benefici da questo applicativo, è fondamentale non limitarsi alla sola implementazione del sistema, ma bisogna sfruttarne appieno le potenzialità. Questo obiettivo può essere raggiunto attraverso una formazione adeguata del personale, l’automazione delle attività, l’integrazione con altri sistemi e l’analisi costante dei dati.
Ottimizzando ogni aspetto della gestione, non solo migliorerai le operazioni interne, ma offrirai anche un’esperienza di soggiorno migliore e più personalizzata agli ospiti, aumentando, di conseguenza, la soddisfazione e la redditività della tua struttura.
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