Il controllo di gestione hotel è un processo molto importante per la redditività di una struttura ricettiva. Questa pratica consente, infatti, di monitorare i costi e i ricavi, di ottimizzare le performance dei vari reparti e di prendere delle decisioni strategiche basate sui dati.
All’interno di questo articolo vediamo quali sono gli strumenti, le strategie e i vantaggi del controllo di gestione per un albergo.
1 – Cos’è il Controllo di Gestione in un Hotel?
Il controllo di gestione in un hotel è l’insieme delle attività e degli strumenti che permettono di monitorare e di analizzare i dati economici e operativi della struttura al fine di prendere delle decisioni strategiche. Questo processo non si limita solo alla gestione di entrate e uscite, ma consente anche di aggregare e interpretare diverse informazioni dettagliate le quali consentono di ottimizzare i costi, i ricavi e le performance.
Utilizzando strumenti come la contabilità analitica, i KPI (ad esempio RevPAR e GOPPAR) e l’analisi dei singoli reparti, il controllo di gestione permette agli albergatori di capire cosa sta funzionando e cosa no all’interno della loro struttura. Questo approccio aiuta a ridurre gli sprechi, ad aumentare i profitti e a rimanere competitivi in un mercato sempre più sfidante.
1.1 – Perché il Controllo di Gestione È Molto Importante per gli Hotel?
Il controllo di gestione è molto importante per gli hotel perché consente al management di prendere delle decisioni strategiche basate su dati precisi, anziché su semplici intuizioni.
Tale processo permette di monitorare le performance dei diversi reparti in tempo reale, di identificare prontamente problemi e di intervenire con soluzioni mirate. In un mercato competitivo come quello alberghiero, questo strumento è, quindi, fondamentale per ottimizzare i costi, per aumentare i ricavi con delle strategie di prezzo efficaci e per gestire al meglio le risorse a disposizione.
Adottare un buon sistema di controllo di gestione non solo migliora i profitti, ma aiuta anche l’hotel a rimanere competitivo e ben posizionato nel settore dell’ospitalità.
1.2 – Quali Sono Gli Strumenti Essenziali per il Controllo di Gestione?
Il Property Management System (PMS) è uno strumento fondamentale per il controllo di gestione negli hotel, soprattutto in quelli di medie e grandi dimensioni. Questo software centralizza tutte le operazioni principali, offrendo una visione chiara e completa della gestione economica e operativa della struttura. Con il PMS, puoi monitorare le prenotazioni in tempo reale, analizzare vari dati importanti come il RevPAR e l’ADR e controllare i costi, oltre che i ricavi, di ogni singolo reparto.
Una delle sue funzioni più utili è la creazione di report dettagliati che sintetizzano i dati principali dell’hotel. Inoltre, il PMS si integra facilmente con altri strumenti, come quelli per il revenue management o per la gestione di singole aree, rendendo l’intera gestione più semplice ed efficiente.
È possibile gestire il controllo di gestione di un hotel anche con Excel, una soluzione molto più semplice ed economica rispetto a un PMS. Tuttavia, si tratta di un approccio indicato solo per le strutture più piccole. Per hotel che gestiscono delle operazioni complesse o grandi quantità di dati, infatti, il tutto potrebbe risultare troppo complesso da controllare andando a perdere molto tempo per configurare e aggiornare i vari file.
2 – Le Procedure per Ottimizzare il Controllo di Gestione
Un controllo di gestione efficace in hotel richiede delle procedure operative ben definite per ogni reparto.
Nel reparto accomodation, il focus deve essere sull’ottimizzazione del RevPAR (ricavo per ogni camera disponibile) e sulla gestione delle prenotazioni. È importante avere delle regole chiare per le cancellazioni e i no-show, monitorare costantemente i canali di vendita e analizzare la domanda al fine di stabilire delle strategie di prezzo mirate. Anche la collaborazione con l’housekeeping è fondamentale: delle procedure standard per la pulizia delle camere e per il controllo della biancheria aiutano a ridurre gli sprechi e a migliorare l’efficienza operativa.
Per il reparto Food & Beverage, invece, le procedure devono concentrarsi sul controllo del food cost e sulla riduzione degli sprechi. La selezione di fornitori affidabili e la definizione di listini chiari sono essenziali per tenere sotto controllo i costi. Creare delle ricette standard aiuta a mantenere la qualità e la coerenza nei servizi offerti, mentre una gestione alberghiera attenta delle scorte evita dei potenziali sprechi inutili. Infine, pianificare i turni del personale in base ai flussi di lavoro consente di ottimizzare i costi operativi senza compromettere il livello del servizio.
Procedure ben strutturate non solo migliorano l’organizzazione quotidiana della struttura, ma consentono di produrre dei dati precisi e affidabili, indispensabili per una gestione strategica e mirata.
2.1 – Costi Fissi e Variabili: Come Classificarli?
Nel controllo di gestione di un hotel, la distinzione tra costi fissi e costi variabili è fondamentale al fine di analizzare la redditività e di pianificare delle strategie efficaci.
I costi fissi sono quelli che non variano al variare dell’occupazione delle camere. Degli esempi tipici includono il costo del personale, le assicurazioni, le tasse (IMU, TARI) e le spese pubblicitarie a quota fissa. Questi costi devono essere distribuiti in modo ottimale in modo da garantire la sostenibilità economica della struttura anche nei periodi di bassa occupazione.
I costi variabili, invece, sono direttamente legati al volume delle vendite. Tra questi rientrano le spese per la biancheria, le amenities, le commissioni delle OTA (Online Travel Agencies), i costi POS per i pagamenti con carta di credito e le utenze come acqua ed elettricità per ogni camera occupata. Anche i costi per il personale stagionale o aggiuntivo rientrano in questa categoria.
Ripartire correttamente i costi significa attribuirli ai rispettivi centri di costo. Ad esempio, una fattura per la lavanderia deve essere suddivisa in base alla quantità di biancheria utilizzata per ogni singolo reparto. Questo approccio consente di analizzare con precisione la redditività di ciascuna area e di adottare delle strategie mirate per migliorare le performance economiche dell’intera struttura ricettiva.
3 – Gli Indicatori di Performance nel Controllo di Gestione
Gli indicatori di performance (KPI) rappresentano degli strumenti essenziali per valutare l’efficacia del controllo di gestione negli hotel. Questi dati, infatti, aiutano il management a comprendere come migliorare i ricavi, l’occupazione e la redditività della struttura.
Tra i principali KPI troviamo:
- Il tasso di occupazione, il quale indica quante camere sono state vendute rispetto a quelle disponibili in un certo periodo di tempo. Questo dato aiuta a capire quanto l’hotel riesce ad attirare ospiti e a sfruttare al meglio le proprie risorse.
- L’ADR, che misura il ricavo medio generato da una camera occupata. Si calcola dividendo i ricavi totali delle camere per il numero di camere vendute. Questo KPI è utile per monitorare la qualità delle vendite e l’efficacia delle strategie tariffarie adottate dalla struttura.
- Il RevPAR, il quale unisce i dati di occupazione e di ricavo, offrendo una visione più completa delle performance. Si calcola moltiplicando l’ADR per il tasso di occupazione o dividendo i ricavi totali delle camere per il numero di camere disponibili. Si tratta di uno dei KPI più utilizzati per valutare la redditività complessiva di un albergo.
- Il GOPPAR, che analizza la redditività al netto dei costi operativi. Si ottiene dividendo il margine operativo lordo (GOP) per il numero di camere disponibili. È un indicatore avanzato che consente di comprendere quanto effettivamente rimane in profitto dopo aver sostenuto i costi operativi.
Monitorare questi KPI in modo costante permette di identificare eventuali punti deboli e di individuare delle opportunità di miglioramento, garantendo un controllo di gestione più efficace e una strategia aziendale basata su dati concreti.
4 – La Pianificazione Strategica per un Controllo di Gestione Efficace
La pianificazione strategica è fondamentale per un controllo di gestione ottimale perché aiuta a gestire le risorse in modo mirato e orientato agli obiettivi. Grazie a una programmazione economica ben strutturata, è possibile prevedere le variazioni del mercato, gestire i flussi di cassa in modo efficiente e tenere sotto controllo i costi operativi. Questo approccio consente di affrontare con maggiore sicurezza le sfide del settore dell’ospitalità, garantendo una gestione sostenibile e redditizia dell’albergo.
Un elemento chiave è la creazione di budget e bilanci previsionali, dei documenti che servono a stabilire degli obiettivi concreti e raggiungibili. Analizzando i dati storici e le tendenze di mercato, si possono stimare le entrate e le uscite e distribuire le risorse in modo strategico tra i vari reparti. Monitorare regolarmente i risultati e confrontarli con le previsioni è, inoltre, essenziale al fine di individuare eventuali problemi e per intervenire rapidamente.
La pianificazione strategica non è un’attività che si fa una volta sola, ma deve essere un processo continuo che richiede attenzione costante e aggiornamenti. Seguendo questo approccio, un hotel può migliorare le proprie performance finanziarie, costruire delle solide basi per il futuro e mantenere la competitività all’interno di un mercato in costante cambiamento.
5 – I Vantaggi e gli Svantaggi del Controllo di Gestione per le Strutture Ricettive
Il controllo di gestione è uno strumento strategico per gli alberghi, ma presenta sia dei vantaggi che delle sfide. Comprendere questi aspetti aiuta a sfruttarne al meglio il potenziale e a prepararsi per eventuali periodi di difficoltà.
| Aspetti | Vantaggi | Svantaggi |
| Costi | Ottimizzazione delle spese operative e miglioramento dei ricavi | Investimenti iniziali elevati per software, formazione e consulenze |
| Decisioni | Decisioni basate su dati precisi e aggiornati | Dati incompleti o errati possono portare a decisioni sbagliate |
| Efficienza | Miglioramento dell’organizzazione interna e standardizzazione delle procedure | Complessità nell’implementazione per strutture meno organizzate |
| Competitività | Maggiore capacità di rispondere ai cambiamenti di mercato | Necessità di aggiornamenti continui per rimanere al passo con il mercato |
| Impegno | Pianificazione strategica per obiettivi a lungo termine | Tempo richiesto per il monitoraggio e per l’analisi costante |
6 – Conclusione
Il controllo di gestione rappresenta un elemento molto importante per il successo delle strutture ricettive in quanto offre gli strumenti necessari per monitorare le performance, per ottimizzare costi e ricavi, e per prendere delle decisioni strategiche basate su dati concreti.
Attraverso l’utilizzo di strumenti come il PMS, l’implementazione di procedure ben definite e l’analisi costante dei KPI, un hotel può affrontare con maggiore sicurezza le sfide del mercato e migliorare la propria competitività.
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