Le commissioni Booking sono un argomento di grande interesse per i proprietari e i gestori di strutture ricettive che utilizzano la piattaforma al fine di promuovere le proprie soluzioni di alloggio.
Sebbene Booking offra una larga visibilità su scala globale e un flusso costante di prenotazioni, le commissioni applicate su ogni soggiorno rappresentano un costo importante che può andare a incidere in modo considerevole sul guadagno effettivo di un albergo.
Approfondiamo, quindi, come funzionano i costi applicati dalla piattaforma, a quanto ammontano e quali sono alcune strategie da implementare per evitarli.
1 – Come Funzionano le Commissioni della Piattaforma Booking.com?
Le commissioni di Booking.com rappresentano una percentuale che i proprietari degli alloggi devono corrispondere alla piattaforma per ogni prenotazione conclusa tramite il portale.
Il valore viene calcolato sull’intero importo della prenotazione con la sola esclusione delle tasse locali (come ad esempio la tassa di soggiorno).
Bisogna, inoltre, tenere presente che la commissione è dovuta anche in situazioni particolari, come nel caso di prenotazioni non rimborsabili o di cancellazioni con penali: se il proprietario addebita comunque un importo all’ospite, Booking applicherà la sua percentuale su quella determinata somma.
2 – A Quanto Ammontano le Commissioni Booking?
Le commissioni che Booking.com applica ai proprietari degli alloggi per ogni prenotazione completata attraverso la sua piattaforma variano generalmente tra il 10% e il 30% del totale versato dal cliente. In Italia, la percentuale standard si attesta intorno al 15%, ma può arrivare fino al 18% in città come Milano e Roma.
Questa variabilità dipende da diversi fattori, tra cui:
- Tipo di struttura: hotel, appartamenti, B&B, ecc.
- Localizzazione geografica: aree urbane, zone turistiche, regioni meno frequentate.
- Volume di prenotazioni: strutture con un alto numero di prenotazioni possono negoziare delle commissioni più favorevoli.
- Competitività del mercato locale: la presenza di numerose strutture simili nella stessa area può influenzare la percentuale di commissione.
2.1 – Le Commissioni di Cancellazione di Booking
Le commissioni Booking legate alle cancellazioni delle prenotazioni dipendono dalla natura della cancellazione stessa e dalle condizioni associate alla richiesta di soggiorno.
Quando è l’ospite a cancellare la prenotazione, la situazione varia a seconda del tipo di opzione scelta al momento della richiesta. Se l’annullamento del soggiorno avviene dopo che è stato effettuato un addebito al cliente, l’albergo sarà comunque tenuto a corrispondere la commissione applicata. Questo vale sia per le prenotazioni non rimborsabili che per quelle parzialmente rimborsabili. Al contrario, se non si è incassato nulla dall’ospite, non ci saranno commissioni da pagare, poiché non è stata completata alcuna transazione.
Nel caso in cui sia la struttura a dover cancellare la prenotazione, Booking.com non addebiterà commissioni. Tuttavia, se gli annullamenti si verificano spesso, la piattaforma potrebbe penalizzare l’annuncio, riducendone la visibilità sul portale. In casi estremi, la struttura potrebbe anche essere rimossa dal sito.
Infine, se la cancellazione è dovuta a circostanze eccezionali, come, ad esempio, delle condizioni meteorologiche estreme, dei gravi danni alla struttura, delle carenze di personale o delle emergenze sanitarie improvvise, Booking.com non richiederà alcuna commissione. Siccome questo tipo di politica potrebbe essere soggetta ad abusi, la piattaforma richiede di fornire delle prove adeguate per giustificare la cancellazione e annullare l’addebito dei costi.
2.2 – Le Commissioni Booking sui Servizi Aggiuntivi
Come specificato all’interno del contratto firmato al momento dell’iscrizione alla piattaforma, le commissioni di Booking.com non si applicano solo al costo delle camere d’albergo, ma anche ai servizi aggiuntivi offerti dagli hotel.
Questo significa che, oltre al prezzo del soggiorno, anche spese come parcheggio, pasti, pacchetti benessere o altri servizi aggiuntivi verranno considerati nel calcolo delle commissioni.
È, quindi, importante che le strutture tengano conto di questo aspetto nel momento in cui stabiliscono i prezzi dei servizi extra. Così facendo, possono evitare delle sorprese in fase di fatturazione e garantire che i costi sostenuti vengano coperti.
2.3 – Le Commissioni in Caso di Overbooking
L’overbooking, ossia il caso in cui una struttura ricettiva accetta più prenotazioni rispetto alla reale disponibilità, è una situazione che può causare non pochi problemi sia agli albergatori che agli ospiti. Quando questo accade, Booking.com applica delle regole ben precise in termini di commissioni e di gestione dei clienti.
In tale situazione, la piattaforma addebita alla struttura il costo previsto per la prenotazione come se fosse stata regolarmente completata. Questo significa che, anche se l’ospite non può essere accolto, sarai comunque tenuto a pagare la commissione per quella richiesta soggiorno. Inoltre, sarai responsabile di garantire una sistemazione alternativa per il viaggiatore. Ciò comporta la copertura di eventuali costi aggiuntivi, come la differenza di prezzo per un alloggio alternativo o le spese di trasporto per raggiungere la nuova struttura.
Booking.com, però, offre alcune eccezioni al fine di ridurre l’impatto economico di questa spiacevole problematica.
Se la tua struttura è stata registrata sulla piattaforma da meno di 30 giorni al momento dell’overbooking, non ti verrà richiesta alcuna commissione per quella prenotazione. Inoltre, se nell’arco di 12 mesi hai avuto meno di quattro casi di overbooking, non ti verranno addebitate le commissioni relative a questi episodi.
3 – Quando Non si Pagano le Commissioni di Booking?
In alcuni casi specifici, Booking.com consente ai proprietari di strutture ricettive di evitare il pagamento delle commissioni. Queste eccezioni si applicano a situazioni particolari che devono essere gestite correttamente tramite l’extranet della piattaforma.
Ecco le principali circostanze in cui è possibile non pagare le commissioni di Booking.com:
- Rinuncia alla penale per cancellazioni non rimborsabili – Se decidi di rinunciare alla penale prevista per le prenotazioni con tariffe non rimborsabili, l’ospite avrà la possibilità di annullare la richiesta di soggiorno in modo gratuito. In questo caso, è necessario configurare le “eccezioni per la penale di cancellazione” all’interno dell’extranet di Booking.com. Così facendo, non verranno applicate le commissioni sulla prenotazione annullata.
- Segnalazione di no-show senza penale – Quando un ospite non si presenta (no-show) e rinunci a qualsiasi addebito per la prenotazione, puoi segnalare l’assenza nell’extranet. In questo modo, Booking.com non ti addebiterà alcuna commissione per quella prenotazione.
- Segnalazione di carte di credito non valide – Se non riesci ad addebitare l’importo sulla carta di credito fornita dall’ospite, è importante segnalarla come non valida nell’extranet. Questo annulla la prenotazione e ti esonera dal pagamento delle commissioni, poiché non avrai ricevuto alcun importo dalla transazione.
4 – Come si Pagano le Commissioni sulle Prenotazioni Ricevute da Booking?
All’inizio di ogni mese, Booking.com emette una fattura con l’importo dovuto per le prenotazioni con check-out avvenuto nel mese precedente. Ad esempio, se un soggiorno termina a gennaio, la commissione sarà inclusa nella fattura di febbraio.
Queste fatture si trovano nella sezione “Contabilità” dell’extranet della piattaforma, area da cui puoi visualizzarle e scaricarle.
Per pagare queste commissioni, Booking.com offre due opzioni:
- Addebito diretto (SEPA): l’opzione più comune scelta dalle strutture in cui la piattaforma preleverà automaticamente l’importo dal tuo conto bancario 14 giorni dopo aver emesso la fattura.
- Bonifico bancario: se non vuoi attivare l’addebito diretto in banca, puoi pagare manualmente le fattura tramite bonifico. Troverai le coordinate bancarie di Booking.com nella stessa sezione dell’extranet in cui sono presente anche i documenti fiscali. Nel momento in cui effettui il pagamento, è importante indicare il codice ID della tua struttura o il numero di fattura come riferimento, in modo da garantire che il versamento venga registrato correttamente.
Le fatture devono essere pagate entro 14 giorni dalla data di emissione. Rispettare questa scadenza è fondamentale per evitare delle eventuali penali o, nei casi più gravi, la sospensione dell’account.
Ricorda che, una volta effettuato il pagamento, potrebbero volerci fino a sette giorni lavorativi perché il sistema di Booking.com aggiorni lo stato della fattura.
4.1 – Viene Applicata l’IVA sulle Commissioni di Booking?
A partire dal 1° maggio 2023, in conformità al regolamento UE 282/2011, Booking.com ha introdotto due modalità per la gestione dell’IVA sulle fatture.
Se la tua struttura ha fornito alla piattaforma una partita IVA valida per le transazioni nell’UE, le fatture relative alle commissioni non includeranno l’IVA. In questo caso, sarai tu, in qualità di proprietario, responsabile di dichiarare e versare l’imposta dovuta alle autorità fiscali italiane attraverso il meccanismo del “reverse charge”.
Se non disponi di una partita IVA o se quella fornita non è valida per le transazioni all’interno dell’Unione Europea, Booking.com aggiungerà automaticamente un’IVA del 22% alle fatture relative alle commissioni. L’importo della tassa sarà versato integralmente dalla piattaforma alle autorità fiscali italiane.
Per verificare la validità della tua partita IVA per le transazioni nell’UE, Booking.com utilizza il sistema VIES (VAT Information Exchange System) messo a disposizione dalla Commissione Europea. Ti consigliamo, quindi, di controllare la validità della tua Partita IVA e, se necessario, di aggiornare le informazioni all’interno della sezione “Contabilità” dell’extranet della piattaforma.
5 – Come Evitare o Ridurre le Commissioni di Booking?
Per ridurre o evitare le commissioni di Booking.com, una strategia vincente è quella di incentivare le prenotazioni dirette utilizzando un hotel booking engine, uno strumento digitale integrato nel sito web della struttura. Questo sistema permette agli ospiti di prenotare direttamente, senza dover passare attraverso delle piattaforme di terze parti, eliminando così le commissioni applicate dagli intermediari.
Un booking engine è essenzialmente un software che si integra perfettamente nel sito web dell’hotel. Grazie a questo strumento, i clienti possono controllare in tempo reale la disponibilità delle camere e completare la prenotazione direttamente online, in pochi clic. Questo non solo migliora l’esperienza utente, ma offre anche alla struttura un maggiore controllo sulle prenotazioni.
Dal punto di vista gestionale, il booking engine lavora in sinergia con il PMS (Property Management System) e con eventuali channel manager. Questo significa che ogni prenotazione effettuata tramite il sito web viene sincronizzata automaticamente con il gestionale dell’hotel. La disponibilità delle camere è, inoltre, aggiornata in tempo reale su tutte le piattaforme collegate, come OTA e altri canali di distribuzione, evitando così delle potenziali situazioni di overbooking.
6 – Conclusione
Comprendere il funzionamento delle commissioni di Booking.com è essenziale per ogni proprietario di hotel. Sebbene la piattaforma offra un’ampia visibilità e un flusso costante di prenotazioni, i costi associati a ogni singola richiesta di soggiorno possono incidere decisamente sui guadagni, soprattutto per le strutture più piccole.
Conoscere a fondo le regole alla base di questi costi, consente di gestire meglio le proprie finanze e di evitare delle potenziali sorprese alla ricezione delle fatture. È, inoltre, importante valutare la possibilità di ridurre queste commissioni incentivando le prenotazioni dirette tramite l’integrazione di un booking engine all’interno del sito web della propria struttura.
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