All’interno del settore alberghiero, la gestione efficiente delle prenotazioni e delle tariffe è fondamentale per garantire un’operatività senza alcuna problematica e per massimizzare i profitti potenziali di una struttura.
In questo contesto, un sistema centralizzato per gestire le prenotazioni, noto come CRS (Central Reservation System), è uno strumento essenziale che aiuta gli hotel a coordinare l’inventario delle camere, le tariffe e le prenotazioni attraverso molteplici canali di distribuzione.
All’interno di questo articolo vediamo che cos’è un CRS, quali sono le sue funzionalità principali e come può ottimizzare la gestione delle prenotazioni all’interno del tuo albergo, migliorando sia l’efficienza operativa che l’esperienza complessiva degli ospiti.
1 – Che Cos’è il CRS Hotel?
Un sistema CRS (Central Reservation System) è utilizzato nel settore dell’ospitalità, in particolare nella gestione alberghiera, per gestire le tariffe e la disponibilità delle camere e per condividere queste informazioni attraverso vari canali di distribuzione, come le agenzie di viaggio online OTA e il GDS.
Nel momento in cui viene effettuata una prenotazione o vengono modificate le tariffe, il CRS adatta i prezzi e la disponibilità delle varie camere su tutti i canali di distribuzione in cui è presente la struttura.
Il CRS permette anche a diversi utenti, come i rappresentanti del call center o gli agenti di prenotazione da remoto, di creare e modificare le prenotazioni attraverso l’accesso a un’unica piattaforma centralizzata.
Questo sistema è, quindi, la fonte principale dei dati sulle prenotazioni e solitamente è integrato con il motore di prenotazione e include anche il Channel Manager, assicurando che le camere non vadano in overbooking sui diversi canali utilizzati per la distribuzione.
Quando una camera viene prenotata sul sito web dell’hotel, il CRS condivide le informazioni con il sistema di gestione della struttura (PMS) e aggiorna i dati delle prenotazioni sia sul portale online dell’albergo sia sui canali di terze parti come GDS e agenzie di viaggio online.
2 – Come Funziona un CRS per Hotel?
Dopo aver compreso a livello generale che cosa è un CRS, vediamo in modo più approfondito quali sono le sue funzionalità. Focalizzandoci in modo più dettagliato sulla soluzione CRS offerta da Myguestcare.
2.1 – Gestione dell’Inventario
La gestione dell’inventario è una delle funzioni principali di un CRS: questo sistema permette agli albergatori di centralizzare il controllo della disponibilità delle camere.
L’inventario viene aggiornato in tempo reale, assicurando che le informazioni sulla disponibilità delle stanze siano sempre precise e aggiornate su tutti i canali di distribuzione, come il sito web dell’hotel, le agenzie di viaggio online (OTA) e i sistemi di distribuzione globale (GDS).
Attraverso questo processo si possono evitare situazioni di overbooking o di mancata vendita delle camere.
2.2 – Gestione delle Tariffe
Grazie al modulo channel manager integrato al suo interno, il CRS Myguestcare consente agli hotel di gestire e ottimizzare le proprie tariffe: gli albergatori possono impostare diverse strategie di pricing, applicare promozioni speciali e modificare le tariffe in base alla domanda del mercato.
Il sistema assicura, quindi, che i prezzi siano aggiornati in modo uniforme su tutti i canali di distribuzione, mantenendo la parità tariffaria.
Inoltre, la gestione dinamica delle tariffe permette di massimizzare i ricavi, adattando i prezzi in tempo reale in base alle variazioni della domanda.
2.3 – Gestione della Distribuzione
Un’altra funzione cruciale del CRS è la gestione della distribuzione: il sistema si integra perfettamente con vari canali di distribuzione, inclusi OTA, GDS, siti di metasearch e altri partner di prenotazione.
Questo permette agli hotel di raggiungere un pubblico più ampio e di aumentare la propria visibilità. Il CRS coordina l’allocazione dell’inventario su tutti questi canali, assicurando che le informazioni sulle disponibilità delle camere siano sempre aggiornate e sincronizzate.
2.4 – Gestione delle Prenotazioni
Il CRS facilita, inoltre, la gestione delle prenotazioni in tempo reale: gli albergatori possono facilmente creare, modificare o cancellare delle prenotazioni, gestire check-in e check-out e tenere traccia delle diverse preferenze dei vari ospiti.
Le prenotazioni che possono essere tracciate tramite un CRS non sono solamente quelle effettuate tramite i canali digitali (come sito web e OTA), ma gli operatori della struttura possono inserire anche le richieste avvenute tramite telefono, contatto diretto di persona o email.
Questo sistema centralizzato permette in questo modo di migliorare l’efficienza operativa, ridurre gli errori e garantire un’esperienza di prenotazione fluida per tutti le tipologie di clienti.
Inoltre, la soluzione CRS offerta da Myguestcare include al suo interno anche un modulo booking engine che ti consente di inserire un motore di prenotazione diretto all’interno del sito web della struttura. In questo modo, i tuoi clienti potranno effettuare delle prenotazioni dirette senza dover passare da canali OTA o senza dovendo contattare il personale alla reception tramite telefono o email.
2.5 – Reporting e Analisi
Un CRS fornisce anche degli strumenti avanzati di reportistica e analisi. Gli hotel possono monitorare le proprie performance attraverso la consultazione di report dettagliati che forniscono dati sui tassi di occupazione, sulle entrate, sulle preferenze degli ospiti e sui modelli di prenotazione.
Queste informazioni sono essenziali al fine di identificare aree di miglioramento e per prendere delle decisioni strategiche informate.
2.6 – Gestione delle Offerte e delle Opzioni
Il CRS Myguestcare consente agli albergatori di creare, modificare e gestire offerte speciali e tariffe agevolate in modo intuitivo e centralizzato.
Questo modulo supporta la definizione di tariffe stagionali, sconti per prenotazioni anticipate, offerte last minute e pacchetti promozionali che possono includere servizi aggiuntivi come spa, ristorazione e attività ricreative.
Un’altra delle caratteristiche distintive del nostro software CRS è la sua capacità di gestire le opzioni di soggiorno. Gli albergatori possono offrire ai potenziali ospiti la possibilità di bloccare una camera per un periodo limitato senza un impegno immediato di acquisto.
Questa funzionalità è particolarmente utile per coloro che necessitano di tempo per confermare i dettagli del viaggio o attendere la conferma di altri partecipanti prima di finalizzare la loro prenotazione. Il sistema è progettato per eliminare automaticamente l’opzione alla scadenza del termine stabilito, rimettendo così la disponibilità in vendita se la prenotazione non viene confermata.
2.7 – Gestione delle Comunicazioni con gli Ospiti
Il modulo CRM incluso nel sistema CRS Myguestcare consente agli hotel di migliorare la gestione delle comunicazioni con gli ospiti attraverso avanzate funzionalità di profilazione e di segmentazione.
Inoltre, questo modulo, permette di gestire le trattative con i potenziali ospiti in modo professionale ed efficace grazie all’invio di modelli di preventivo accattivanti dall’elevato tasso di conversione.
Gli albergatori, tramite questo strumento, possono identificare diversi gruppi di clienti, personalizzando le comunicazioni di marketing al fine di rendere ogni messaggio più pertinente e persuasivo. Questo non solo aumenta l’efficacia delle campagne di marketing, ma contribuisce anche a costruire delle relazioni più solide e personalizzate con gli ospiti, migliorando la loro esperienza di soggiorno e fidelizzazione.
3 – È Meglio un CRS o un PMS?
Nel mondo dell’ospitalità, sia un CRS (Central Reservation System) che un PMS (Property Management System) sono degli strumenti essenziali per la gestione efficiente di una struttura. Tuttavia, hanno degli scopi di utilizzo differenti.
Un PMS è il cuore operativo dell’hotel e permette di gestire le attività quotidiane che coinvolgono il personale, nonché i servizi offerti agli ospiti. Le sue funzioni principali includono:
- Check-in/Check-out: Gestisce le operazioni di arrivo e partenza degli ospiti, semplificando le procedure amministrative e garantendo un servizio rapido ed efficiente.
- Pulizia delle camere: Monitora e assegna le attività di pulizia e manutenzione delle camere, assicurando che siano sempre pronte per l’arrivo dei nuovi ospiti.
- Fatturazione: Gestisce la contabilità e la fatturazione, rendendo più semplice il processo di pagamento per la clientela e il personale addetto all’accoglienza.
- Gestione dell’inventario: Tiene traccia delle disponibilità delle camere, delle prenotazioni e degli eventuali servizi aggiuntivi offerti dalla struttura.
Il PMS è, quindi, fondamentale per lo svolgimento delle operazioni quotidiane del front desk e per garantire che tutti gli aspetti logistici dell’hotel funzionino senza incorrere in alcuna problematica.
Il CRS, invece, è focalizzato sulla gestione delle prenotazioni e della distribuzione delle camere attraverso vari canali.
Investire separatamente in un PMS e in un CRS può risultare costoso e richiedere molto tempo per la gestione delle diverse piattaforme. Tuttavia, è bene sapere che esistono delle soluzioni all-in-one le quali combinano le funzionalità di entrambi i sistemi, offrendo una gestione integrata e decisamente più efficiente.
4 – Conclusione
La capacità di centralizzare la gestione dell’inventario delle camere, delle tariffe e delle prenotazioni su molteplici canali di distribuzione rende il CRS un alleato imprescindibile per qualsiasi hotel che desideri ottimizzare la propria operatività e massimizzare i propri profitti.
Un CRS non solo rende più semplice la gestione delle prenotazioni dirette e indirette, ma garantisce anche che le informazioni siano sempre aggiornate e sincronizzate su tutte le piattaforme di distribuzione, prevenendo situazione di overbooking e potenziali disservizi. Inoltre, consente di applicare strategie di pricing dinamiche, mantenere la parità tariffaria e implementare delle promozioni mirate, migliorando così la competitività dell’hotel all’interno del mercato dell’ospitalità.
Scopri come il CRS di Myguestcare può trasformare la gestione delle prenotazioni e delle tariffe del tuo hotel, migliorando l’efficienza operativa e l’esperienza complessiva degli ospiti. Non perdere l’opportunità di ottimizzare le operazioni, massimizzare i profitti e costruire relazioni durature con i tuoi clienti.
