PMS cloud: perché sceglierlo e come ti fa essere più competitivo

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Mai come in questi ultimi anni il mondo è cambiato. La tecnologia ha trasformato il nostro modo di vivere: gli smartphone sono oggetti di cui non facciamo più a meno, scegliamo le playlist con un semplice comando vocale, facciamo jogging con dei dispositivi intelligenti che ci misurano i battiti. E siamo dei viaggiatori diversi. Iperconnessi. Più consapevoli, ci aspettiamo velocità e un livello di servizio elevato. Un viaggio deve essere un’esperienza dall’inizio alla fine, con un’offerta più personalizzata possibile. Inoltre, negli anni il settore del turismo ha conosciuto diverse crisi, subendo perdite ingenti. Non ultima quella provocata dalla pandemia di COVID-19.

NUOVE TECNOLOGIE PER RESTARE COMPETITIVI

Per un hotel operare in un tale contesto è tutt’altro che facile. Occorre adattarsi velocemente a tali e mutevoli condizioni per restare competitivi sul mercato, e farlo in modo efficiente per assicurarsi un certo livello di redditività. L’innovazione tecnologica diventa una leva essenziale per permettere agli operatori di soddisfare rapidamente i bisogni dei viaggiatori da un lato, e di operare in modo efficiente riducendo i costi dall’altro.

Il cambiamento da parte degli operatori verso soluzioni che prevedono l’utilizzo di nuove tecnologie è già in atto. Il rapporto di Anitec-Assinform (2020) rileva che in Italia gli operatori nel settore Travel e Trasportation, per aumentare il livello di soddisfazione del cliente e mantenerlo nel tempo, stanno rivolgendo sempre più l’attenzione verso sistemi CRM e Cloud, ritenuti ormai fondamentali per proporre un’offerta personalizzata e flessibile. Inoltre, lindagine “Innovazione e hospitality: quali leve per la competitività del turismo in Italia?” – condotta dalla Scuola italiana di ospitalità, dalla Cassa depositi e prestiti e da Th Resorts segnala come in Italia vi sia una tendenza positiva nell’utilizzo da parte degli hotel di sistemi PMS cloud, sebbene nel 2016 solo il 10% delle strutture ha una versione cloud rispetto al 73% del totale degli alberghi che utilizza un sistema PMS. Il dato italiano se confrontato con quello europeo, evidenzia come in Italia il PMS cloud abbia ancora ampi margini di impiego, soprattutto se confrontato con il dato del Regno Unito.

 

 

COS’È UN PMS

Il PMS (Property Management System) è il cuore pulsante di ogni hotel. É la “sala operativa” dell’intero sistema gestionale. Se integrato con i giusti strumenti e software può assistere l’hotel nel perseguimento di migliori risultati in termini di occupazione, di produttività, di fatturato e di soddisfazione del cliente finale.

LEGACY PMS vs. PMS CLOUD

In informatica, un sistema legacy è un sistema tecnologicamente superato che di fatto limita la capacità di un’impresa di crescere per far fronte ai nuovi bisogni di mercato, ma che continua ad essere usato, perché chi lo utilizza non può cambiarlo, non vuole o non trova conveniente farlo. I legacy PMS sono i tradizionali Property Management Systems ospitati su server fisici nei locali dell’hotel. Questo tipo di installazione prevede l’acquisto di un server, l’acquisto della licenza una tantum, l’intervento di un tecnico per l’installazione, e i successivi interventi in loco per gli aggiornamenti e gli interventi straordinari di manutenzione hardware e software.

Il vecchio gestionale hotel ha quindi dei costi di installazione, gestione e manutenzione abbastanza elevati se comparati al cloud, che al contrario sfrutta la tecnologia del cloud computing erogando tutti i servizi (hardware e software) tramite internet, ed eliminando di fatto tutti i supporti fisici, servendosi di un modello di distribuzione del software Saas – Software-as-a-service – che prevede solamente il pagamento di una tantum per il setup e di un canone a costi infinitamente inferiori rispetto al vecchio gestionale. Tutto ciò di cui si ha bisogno è di una connessione internet e di un web browser.

LEGACY PMS: CARATTERISTICHE

Il legacy PMS è un software installato localmente che prevede l’utilizzo di server in casa e l’installazione di licenze sui computer dell’hotel. Tale tipologia di software comporta inoltre l’installazione di aggiornamenti software e hardware che richiedono ore di lavoro aggiuntivo da parte di personale IT e ulteriore training per lo staff, anche nel caso in cui fossero necessarie integrazioni e/o customizzazioni del sistema. L’albergatore dovrebbe sostenere quindi ulteriori costi. Inoltre, qualora vi fossero incidenti, interruzioni o disastri in struttura, ad esempio, un allagamento, l’hotel dovrebbe sostenere anche il costo per l’interruzione del servizio. Al di là degli evidenti costi legati alla presenza di un’infrastruttura IT in casa, il legacy PMS si presenta come un sistema chiuso e poco flessibile ai mutevoli fabbisogni dei clienti. E’ infatti complesso e costoso da integrare rivelandosi uno strumento che con difficoltà riesce a stare al passo con le nuove tecnologie che escono di continuo sul mercato.

PMS CLOUD: CARATTERISTICHE

Come già menzionato, un PMS cloud sfrutta solamente una connessione internet e un’interfaccia web per funzionare, i dati ed il software sono immagazzinati nel cloud. Ciò comporta non pochi vantaggi, sia dal punto di vista dei costi sia dal punto di vista della flessibilità del sistema.
Il PMS cloud ha l’enorme vantaggio della flessibilità che si riesce a raggiungere grazie alle API (Application Programming Interface) aperte. Queste ultime, permettono di integrare il sistema con applicazioni di terze parti rendendo il sistema reattivo e flessibile, in grado di rispondere ai fabbisogni degli ospiti sempre in continua evoluzione.
I benefici del PMS cloud possono essere così sintetizzati:

  • Nessun costo di licenza o di investimenti nelle infrastrutture
  • Nessun costo di manutenzione e di backup
  • Aggiornamenti automatici e sempre gratuiti
  • Nessun downtime e continuità operativa senza perdita di dati
  • Nessun costo connesso a interruzioni in caso di disastri o imprevisti, il PMS cloud è sempre attivo e funzionante
  • Velocità e semplicità di installazione e di utilizzo con conseguente risparmio di tempo e di costi
  • Accessibilità da qualunque luogo
  • Nessuna competenza IT richiesta
  • Sicurezza, gestita dal fornitore del PMS cloud
  • Flessibilità, intesa come capacità del sistema gestionale di adattarsi velocemente alle condizioni di contesto. Ad esempio, velocità nell’installare un’integrazione che consente di adempiere ad una nuova normativa in materia di pagamenti (PSD2)
  • Flessibilità, intesa come possibilità di acquistare solamente funzionalità/risorse necessarie al proprio business

Al di là degli evidenti costi, il legacy PMS si presenta come un sistema chiuso e poco flessibile ai fabbisogni di mercato. E’ infatti difficile da integrare a meno di costosissime customizzazioni, rivelandosi uno strumento che con difficoltà riesce a stare al passo con le nuove tecnologie che escono di continuo sul mercato.

PMS LEGACY E PMS CLOUD A CONFRONTO

PMS LEGACY
PMS CLOUD
Costi infrastruttura ITNessun costo infrastruttura IT
Costi manutenzione hardware/softwareNessun costo manutenzione hardware/software e di backup
Costi acquisto licenzeNessun costo per acquisto licenze
Costo aggiornamentiAggiornamenti automatici e gratuiti
Integrazioni sistema complesse e costoseIntegrazioni veloci e a costi contenuti
Costi personale IT in locoNessuna competenza IT richiesta
Costi dovuti a interruzioni in caso di imprevisti o disastriNessun downtime e continuità operativa assicurata
Accessibile solo on-siteAccessibile da qualunque luogo
Sicurezza dei dati in capo alla proprietàSicurezza dei dati gestita dal fornitore del PMS cloud

 

PMS CLOUD: PERCHÉ SCEGLIERLO

Le ragioni per le quali vi è ancora una certa resistenza al cambiamento verso il PMS cloud sono legate ai costi. I costi connessi all’acquisizione di un nuovo software gestionale mentre se ne ha a disposizione uno ancora funzionante, dai costi connessi al tempo speso per formare nuovamente il personale, ai costi comunque sostenuti per un investimento già realizzato che non potrà essere impiegato altrove.
Tuttavia, in un’ottica di lungo periodo, occorre considerare che i costi sostenuti per un PMS cloud (molto inferiori rispetto ai costi sostenuti per mantenere un legacy PMS) vengono compensati velocemente e l’hotel ne guadagna in termini di efficienza e di efficacia. Inoltre il costo sostenuto per l’acquisto del canone del PMS cloud si configura come una spesa OpEx, ovverosia come un costo operativo e di gestione. Dal punto di vista del mercato, utilizzare un PMS cloud consente all’hotel di muoversi in anticipo e più velocemente rispetto ai competitor, riuscendo ad offrire un livello di servizio più elevato ed un servizio più personalizzato in linea con le aspettative dei clienti.