Gestionale campeggi: Mini guida per scegliere il PMS giusto

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Se gestisci un campeggio o un camping village, grande o piccolo che sia, dotarsi di un software per campeggi è essenziale.
Con i viaggiatori sempre più consapevoli, la pressione sui costi e le normative sempre più stringenti, oggi la vera sfida è gestire la propria struttura in modo efficace ed efficiente, affinché i tuoi ospiti siano felici (e fidelizzati), e tu possa svolgere il tuo lavoro libero dallo stress, automatizzando e semplificando le operazioni di tutti i giorni, concentrandoti finalmente sulle attività che realmente portano un maggior valore al tuo business.

 

GESTIONALE CAMPEGGI: I BENEFICI

Adottare un software gestionale per il tuo campeggio comporta dei benefici da un punto di vista organizzativo, economico, e dal punto di vista dei tuoi clienti. In particolare, adottare un software gestionale per campeggi:

#1 Semplifica il tuo lavoro

Gestire un camping non è cosa facile. Il telefono squilla in continuazione, c’è sempre un problema da risolvere, una richiesta da evadere, una newsletter da inviare, un ospite con cui parlare. Insomma, la giornata dovrebbe durare almeno 48 ore.
Un software gestionale ti aiuta a ridurre i passaggi manuali e il tempo che dedichi a operazioni ripetitive e amministrative, permettendoti di dedicare tempo ed energie ad attività più strategiche per il tuo campeggio.

#2 Riduce i costi

L’implementazione di un software gestionale all-in-one permette di ottenere un enorme vantaggio anche dal punto di vista della riduzione dei costi. Le caratteristiche grazie alle quali un software gestionale per campeggi ti consentirà di ridurre i costi sono:

– Un’unica piattaforma: Utilizzare software diversi in luogo di un’unica piattaforma, comporta dei costi non indifferenti. A prescindere dal fatto che i software in uso siano acquistati in licenza o meno, vi saranno sempre dei costi connessi agli aggiornamenti e all’assistenza. Inoltre, l’utilizzo di software diversi comporta costi dovuti al tempo perso speso nell’inserimento e nel reperimento dei dati sui software, e agli errori causati dal disallineamento di questi nei diversi database. Scegliere una soluzione all-in-one significa utilizzare un’unica piattaforma, pagare un unico canone e beneficiare di un unico servizio di assistenza.

– Un software intuitivo e facile da utilizzare: Scegliere un gestionale facile da usare ti permette di rendere subito operativo il tuo staff stagionale. Ciò consente di garantire i tuoi standard qualitativi e assicura tempi di formazione rapidi che fanno ti risparmiare tempo e soldi.

– Accessibile da qualunque luogo: La scelta di un gestionale software in cloud e web-based necessita solamente di una connessione a internet e di un pc per lavorare.
Potrai controllare ed avere aggiornamenti sulla situazione in ogni momento, da qualunque luogo.
Inoltre, non richiede l’installazione di nessun programma su dispositivo. Ciò comporta notevoli risparmi sui costi: non occorre acquistare server, investire in costosissime licenze, pagare aggiornamenti e tecnici che fanno interventi in loco. Al contrario, il software è sempre aggiornato all’ultima versione disponibile e in modo del tutto automatico.

#3 Migliora la guest experience

La guest experience è il risultato di come l’ospite percepisce l’interazione complessiva con la struttura in tutte le fasi del customer journey, ossia dal momento in cui entra in contatto per la prima volta con il camping, (ad esempio attraverso il sito web o i social media) al momento della richiesta, del preventivo, del check-in e del check-out, fino alle newsletter successive al suo soggiorno.
Un software gestionale attraverso i suoi moduli, contribuisce notevolmente a migliorare la percezione dell’interazione complessiva lungo tutti i diversi punti di contatto, e grazie ad una guest experience positiva il tuo campeggio avrà più clienti fidelizzati e maggiori ricavi.
 

GESTIONALE CAMPEGGI: A COSA SERVE

Un gestionale per campeggi ha come unico scopo quello di semplificare il tuo lavoro e quello del tuo staff, automatizzando operazioni manuali, fiscali e amministrative che tolgono tempo ad attività che hanno un maggior valore per il tuo business. Ad esempio, potresti voler dedicare maggiore attenzione alle esigenze dei tuoi clienti in loco invece di perderti dietro a migliaia di note e foglietti. Pertanto, le funzioni principali che un un software gestionale per campeggi dovrebbe svolgere sono:

#1 Gestire le prenotazioni

Inserire, gestire e monitorare le prenotazioni manualmente richiede molto tempo, è ripetitivo e soggetto ad errori. Un software gestionale automatizza questo processo, nel quale le prenotazioni e le opzioni vengono aggiornate in modo automatico. Così hai più tempo per dedicarti ai tuoi ospiti in campeggio.

#2 Gestire la commercializzazione

Per massimizzare i ricavi, avere tassi di occupazione più alti possibili e una maggiore visibilità, soprattutto i camping ricorrono a moltissime piattaforme. Grazie all’aggiornamento continuo sulla reale disponibilità di alloggi fornita dal software gestionale, il collegamento ad un channel manager consente di pubblicare tariffe e disponibilità sulle varie OTA evitando il rischio di overbooking. L’integrazione con un sistema di vendita CRS, permette di gestire in modo efficiente ed efficace le richieste provenienti da qualsiasi canale online e offline, come ad esempio telefono o email, OLTA, sito web e di gestire i preventivi. Allo stesso tempo, la connessione con il booking engine permette la vendita diretta online eliminando i costi delle commissioni.

#3 Gestire la contabilità e gli adempimenti di legge

La gestione di pagamenti quali ad esempio acconti, caparre e saldi e degli adempimenti di legge come l’invio delle schedine alloggiati, è un’attività ripetitiva che richiede tempo e un margine di errore nullo. Un software gestionale dovrebbe prevedere queste funzionalità per velocizzare questo tipo di attività e minimizzare gli errori.

 

GESTIONALE CAMPEGGI: FUNZIONALITA’ PRINCIPALI

Il software gestionale è il cuore pulsante di ogni struttura ricettiva. Tuttavia se inserito all’interno di un ecosistema di strumenti e software, può aiutare la struttura a raggiungere migliori risultati in termini di occupazione, di ricavi, di produttività e di soddisfazione del cliente finale. Ma quali sono gli aspetti da considerare per scegliere al meglio un software gestionale per campeggi?

1. Booking Engine

Nella fase precedente al soggiorno, è altamente probabile che il cliente visiti il sito web della struttura. La presenza di un booking engine integrato sul sito web da la possibilità ai tuoi futuri clienti di prenotare direttamente online senza passare dalle OTA e da canali come email e telefono. Ciò aumenta le prenotazioni dirette verso il camping, riduce i costi delle commissioni, riduce il lavoro del personale e migliora la guest experience. Una guest experience positiva, infatti, passa anche da un processo di prenotazione semplice e senza frizioni. Un booking engine user-friendly, responsivo (soprattutto da mobile), multilingua e facile da utilizzare permette ai clienti di prenotare direttamente dal sito web, di far visionare loro alloggi/piazzole e tariffe, in qualsiasi momento, risparmiando tempo.

2. Channel Manager

Il channel manager collegato al software gestionale consente di attuare una buona strategia distributiva volta a massimizzare i ricavi, ad ottenere tassi di occupazione più alti possibili e ricavi superiori, evitando il famigerato overbooking, aumentando al tempo stesso la visibilità ed evitando le relative conseguenze in termini di costi e di insoddisfazione da parte dei clienti.

3. CRS e CRM

Tra i tuoi clienti, attuali o futuri, c’è chi sceglie di telefonare, di inviare un’email o una richiesta da un form dedicato. La gestione delle richieste via telefono o via email in modo veloce e professionale, inviando ad esempio un preventivo o una conferma di prenotazione, non solo aumenterà le probabilità di conversione e ti farà risparmiare tempo, ma farà percepire ai tuoi futuri ospiti la tua professionalità e la tua attenzione al cliente.

Il CRS (Central Reservation System) unitamente al sistema CRM (Customer Relationship Management) ti consente di gestire le richieste da qualsiasi canale esse provengano e di ottenere tassi di conversione superiori grazie ad un’efficiente ed efficace gestione della comunicazione. Il vantaggio di avere questo sistema connesso al gestionale è duplice: da una parte invii preventivi emozionali risparmiando tempo e rispondendo velocemente senza perdere nessuna opportunità, dall’altra, grazie a un sistema CRM classifichi i tuoi clienti, registri le loro preferenze, e invii loro comunicazioni anche dopo che hanno lasciato il tuo campeggio. Puoi instaurare con loro una relazione, e tentare di fidelizzarli proponendo loro offerte e/o pacchetti in linea con le loro preferenze, abitudini e/o aspettative che avrai raccolto all’interno del sistema. E’ noto che acquisire un cliente è molto più costoso di quanto non sia mantenere un cliente esistente. In ultimo, il CRS per campeggi ti permette di stilare report e statistiche che ti danno preziose indicazioni sull’andamento delle vendite, dei preventivi e delle conversioni, che ti permettono di valutare le performance dei canali, in modo da adattare le tue strategie commerciali.

4. Check-in online

Oltre a semplificare e a snellire il lavoro alla reception, il check-in online contribuisce ad aumentare la guest experience: in fase di check-in, l’ospite può fornire delle preferenze rispetto al suo soggiorno, di modo che la struttura possa soddisfarle in via anticipata risparmiando tempo al momento dell’arrivo. Inoltre, specialmente in questi ultimi tempi, il check-in online consente di evitare lunghe code alla reception e fa sì che la procedura avvenga in modalità totalmente contactless, soddisfacendo un bisogno di sicurezza del cliente.

5. Check-in/Check-out

Ridurre il tempo di attesa alla reception in arrivo e in partenza, è per i tuoi ospiti, un fattore che incide enormemente sulla soddisfazione complessiva. Inoltre, le operazioni di check-in e check-out ricadono in tutte quelle operazioni ripetitive che dovrebbero essere ottimizzate e gestite più velocemente, per permettere al tuo staff di concentrarsi esclusivamente sui clienti. In ultimo, un check-in efficiente velocizza le procedure dell’accoglienza e lascia più tempo allo staff per gestire al meglio le esigenze del cliente, ed eventualmente vendergli servizi aggiuntivi.

6. Multistruttura

La doppia possibilità di alloggi in formula camping (piazzole, tende, roulotte o camper) o di alloggi in formula villaggio (bungalow, tucul, case mobili o appartamenti) fa si che il camping village presenti di per sé due mercati con esigenze differenti. Per questo, la struttura dei campeggi o dei camping village richiede di per sé un gestionale per campeggi multistruttura, ovverosia che dia la possibilità di gestire più strutture all’interno dello stesso gestionale.

7. Gestione piani tariffari avanzati

La gestione dei piani tariffari è una funzione importantissima in un camping, consente infatti di gestire in modo avanzato i prezzi per alloggio, persona e listino.

8. Massima elasticità nella gestione di arrivi/partenze posticipate/anticipate

Disporre della massima elasticità nella gestione degli arrivi e delle partenze all’interno della stessa prenotazione è un valore aggiunto per un PMS campeggi, dove è frequente che si verifichi questo tipo di situazione.
Un software gestionale che possiede questa funzione, ti permette quindi di lavorare con la massima serenità, certo di non commettere errori.

9. Prolungamento automatico soggiorno

Specialmente nei campeggi, non è insolito che le date di check-out vengano dilatate nel tempo. Pertanto, la funzione prolungamento automatico del soggiorno può rivelarsi estremamente utile per semplificare il lavoro dello staff. Si tratta di una funzione che permette di allungare automaticamente la durata della prenotazione fino al momento del check out.

10. Fatturazione

Un software gestionale deve poter essere in grado di gestire la fatturazione, e in particolare tutti i tipi di pagamento, quali ad esempio acconti, caparre e saldi.
Allo stesso tempo, saper anche supportare la complessità della gestione dei pagamenti supportando diverse tipologie di conti a seconda delle casistiche che possono presentarsi. In ultimo, il software gestionale dovrebbe gestire i processi di generazione, emissione e invio di corrispettivi elettronici giornalieri (stampanti fiscali) e di fatture elettroniche con il fine di velocizzare e di ridurre gli errori.

11. Gestione corrispettivi elettronici

L’attuale normativa richiede l’invio telematico dei corrispettivi elettronici all’Agenzia delle Entrate. Un gestionale dovrebbe prevedere l’integrazione con la stampante fiscale in uso (o desiderata) per permetterti di automatizzare l’invio di tutti i corrispettivi elettronici riducendo al minimo i tempi e il rischio di errori.

12. Pagamenti

Un software gestionale che integra sistemi di pagamento conformi agli standard di sicurezza e alla normativa PSD2 mette al riparo il tuo camping da possibili contestazioni e perdite di denaro. Oggi sono numerose le alternative disponibili per connettere il proprio sistema di vendita ai sistemi di pagamento online – Payment Gateway – , tra le più famose vi è sicuramente Nexi. Dal punto di vista della guest experience, al di là degli obblighi stabiliti dalle normative, è essenziale che al momento del pagamento, il tuo futuro ospite si senta tranquillo e sicuro nel portare a termine la transazione online. Inoltre, offrire più alternative di conferma e pagamento, come ad esempio Paypal, che rappresenta uno dei metodi di pagamento più diffusi, ti rende più competitivo e semplifica la vita ai tuoi clienti.

13. Schedine alloggiati e Istat

In un camping vi sono adempimenti obbligatori, e avere un software gestionale che velocizza le operazioni da svolgere e minimizza gli errori ti farà lavorare decisamente più tranquillo.

14. Gestione della tassa di soggiorno

Attraverso questa funzione è possibile risparmiare tempo e diminuire gli errori adempiendo all’obbligo che prevede la generazione del report della tassa di soggiorno da inviare al comune di competenza.

15. Email automatiche pre-stay e post-stay

Le email automatiche di pre-stay e post-stay sono lo strumento perfetto per rafforzare la relazione con il tuo ospite.
Le email di pre-stay devono essere inviate tra il momento della prenotazione e il momento in cui effettivamente l’ospite arriva in struttura e hanno il vantaggio di far sentire l’ospite atteso. Queste ultime, possono avere una finalità informativa (ad esempio un’email che fornisce indicazioni su come arrivare in struttura, le attrazioni nelle vicinanze) o una finalità commerciale (un’email che propone l’acquisto di servizi aggiuntivi).
Le email di post-stay vengono inviate qualche giorno dopo che il cliente ha lasciato il campeggio. La finalità delle email di post-stay è quella di ringraziare il proprio ospite e di chiedergli di lasciare una recensione online.

16. Statistiche e report

Monitorare in tempo reale le vendite, le conversioni, i preventivi, l’occupazione, e le performance è fondamentale per capire se si stanno attuando le giuste strategie per il proprio camping. Un buon software gestionale deve essere in grado di fornire report veloci da generare e facili da consultare.

 

GESTIONALE CAMPEGGI: LE INTEGRAZIONI

Senza le giuste integrazioni non sarebbe possibile cogliere tutte le opportunità di business che il tuo campeggio offre migliorando al tempo stesso la produttività.

#1 Email marketing

Le newsletter sono uno degli strumenti più potenti di marketing e ti permettono di comunicare direttamente con i clienti che desiderano rimanere in contatto con te. Continuare quindi a coltivare la relazione dopo il soggiorno è fondamentale per mantenere la relazione con i tuoi clienti nel tempo. Avvalersi di un sistema CRM che consente di inviare comunicazioni personalizzate, come ad esempio un’email per gli auguri di buon compleanno o di felice anniversario, renderà felice e farà sentire speciali i tuoi clienti. Le email rappresentano uno straordinario strumento per fidelizzare i clienti e possono aumentare le conversioni grazie a comunicazioni personalizzate sulla base delle preferenze e dei desideri espressi dai tuoi ospiti.

#2 Gestione degli accessi

La tracciabilità dei veicoli e la gestione degli accessi tramite lettura delle targhe dei veicoli è una funzione che può tornare molto utile se gestisci una struttura come un camping. Tramite questa integrazione, i clienti potranno accedere in struttura semplicemente avvicinando il veicolo al lettore in ingresso o in uscita.

#3 Metasearch

I metasearch sono piattaforme con un altissimo traffico di visitatori che ti permettono di aumentare la visibilità online e le prenotazioni dirette. L’integrazione con i metamotori ti permette di disintermediare e di competere allo stesso livello delle OTA.

 

GESTIONALE CAMPEGGI: I CRITERI CHE GUIDANO LA SCELTA

Scegliere un gestionale non è facile, ci sono moltissimi fattori che vanno considerati. Tra questi:

#1 La compatibilità con i software in uso

Dovresti chiederti se il software gestionale che intendi acquistare è compatibile con i software che sono già in uso nel tuo camping. Se così non fosse, ci sono delle vie percorribili: puoi chiedere se il software che intendi acquistare è integrabile o chiederti se i software che utilizzi non siano ormai tecnologicamente obsoleti o sono prossimi ad esserlo. Forse, da quest’ultimo punto di vista non sarebbe conveniente che la scelta del tuo gestionale sia guidata da strumenti tecnologicamente non avanzati.

#2 Il livello di assistenza

L’assistenza è una componente fondamentale di cui hai bisogno per portare avanti il tuo camping al meglio. Valuta fattori quali disponibilità del team, velocità di risposta, tempi di attesa e modalità di erogazione, se al telefono, via email, chat o ticket. In ultimo, considera il costo che può variare a seconda del livello di servizio scelto che incide sul budget di spesa dedicato al software gestionale. Valuta, ad esempio, se l’assistenza h24 è davvero ciò di cui il tuo camping ha bisogno.

#3 Il numero di funzionalità che utilizzi

Molti software gestionali propongono funzionalità incluse che spesso non vengono utilizzate. E’ sempre meglio partire con ciò di cui si ha realmente bisogno e far crescere il software gestionale man mano che cresce il campeggio.

#4 Il livello di customizzazione

Poiché ogni struttura ha le sue esigenze e peculiarità, la scelta di un software gestionale dovrebbe essere guidata anche dal grado di flessibilità e customizzazione che il fornitore del software è in grado di offrire.

#5 Gli aggiornamenti

Assicurati di avere un software sempre aggiornato e di non doverti preoccupare degli aggiornamenti. Puoi optare per una soluzione in cloud o che preveda l’utilizzo di server in casa, che sia installata sul tuo pc o accessibile semplicemente accedendo a un browser internet. Per quanto riguarda gli aggiornamenti, nel caso delle soluzioni web-based, questi non si riflettono in alcun modo sull’hardware della struttura, poiché il gestionale è sempre accessibile direttamente da un web browser e da qualunque luogo.

Al contrario, con i software che prevedono una qualsiasi installazione hardware o sull’hardware (una soluzione che prevede un server in casa o un’installazione su pc) si rischia sempre:

– di dover pagare l’aggiornamento,

– l’intervento di un tecnico che risolva bug e problemi di conflitti tra versioni software/hardware,

– ulteriori aggiornamenti sui software delle componenti hardware.

Con i viaggiatori sempre più consapevoli, la pressione sui costi e le normative sempre più stringenti, oggi è imperativo gestire il proprio campeggio in modo efficace ed efficiente. Non è più sufficiente mettere in vendita le proprie disponibilità su diversi portali al fine di assicurarsi un certo livello di fatturato e clienti felici e fidelizzati.

Adottare un software gestionale per campeggi all-in-one può realmente fare la differenza per una gestione della vendita efficace, che porti concreti risultati economici, e per una gestione del soggiorno dei clienti in struttura efficiente che aumenti la guest experience e ne riduca i costi. MyGuestCare One semplifica il tuo lavoro e ti consente di dedicare tempo ed energie ai tuoi clienti e ad attività più strategiche per il tuo campeggio.