Introduzione: Il PMS cloud-native è qui. Ma sei davvero pronto a usarlo nel modo giusto?
Negli ultimi anni, anche l’hotellerie italiana ha iniziato ad abbracciare il passaggio al cloud. Il classico PMS installato su server interni, con aggiornamenti manuali, assistenza via telefono e interfacce rigide, sta lasciando spazio a soluzioni moderne, più agili, accessibili da qualsiasi dispositivo e pensate per dialogare in tempo reale con gli altri sistemi dell’hotel.
Tuttavia, cambiare PMS non è di per sé una rivoluzione. È solo il primo passo.
Molti hotel investono in tecnologie all’avanguardia, per poi usarle con un approccio vecchio. Il risultato? Le promesse del cloud – automazione, efficienza, personalizzazione – restano disattese. Peggio: si rischia frustrazione, sprechi e uno staff demotivato che “rimpiange il vecchio sistema”.
Per questo abbiamo raccolto 10 consigli pratici per ottenere davvero il massimo da un PMS cloud-native… accompagnati da 10 errori comuni da evitare.
Un vademecum pensato per manager di hotel indipendenti, proprietari, revenue e marketing director, alle prese con un cambiamento che va oltre il software. Un cambiamento che tocca processi, persone e cultura organizzativa.
1. 10 consigli per ottenere il massimo da un PMS cloud-native (parte 1)
Rivedi i tuoi processi, non solo la piattaforma
Il PMS è cambiato. Ma i tuoi processi?
Uno degli errori più frequenti è “mettere il nuovo PMS sopra i vecchi metodi”. Come provare a guidare un’auto elettrica con le istruzioni di un diesel: parte lo stesso, ma non funziona come dovrebbe.
Con un sistema cloud-native puoi riorganizzare il check-in, automatizzare le comunicazioni pre-soggiorno, gestire dinamicamente le tariffe, integrare il CRM. Ma se continui a stampare tutto, inserire a mano i dati e assegnare le camere come 10 anni fa… stai solo sprecando potenziale.
Da fare: mappa i processi principali (check-in/out, pulizie, prenotazioni dirette, comunicazione con l’ospite) e chiediti: “Cosa potremmo fare in modo più semplice e smart?”
Un buon fornitore di PMS ti può affiancare in questa revisione.
Formazione continua per il team, non solo onboarding
Il giorno in cui il nuovo PMS entra in funzione è importante. Ma non basta una demo iniziale per garantire successo.
La verità è che i primi giorni sono caotici, lo staff è disorientato, e molte funzioni vengono semplicemente ignorate. Poi il tempo passa… e nessuno va oltre l’uso base del sistema.
Un cloud-native PMS evolve rapidamente: nuovi aggiornamenti, nuove integrazioni, nuove best practice. Senza formazione costante, il rischio è restare sempre al livello base, anche se il sistema potrebbe fare molto di più.
Da fare: organizza micro-sessioni mensili di aggiornamento, anche di soli 30 minuti. Crea una cultura di apprendimento continuo. Coinvolgi i team leader, ma anche il personale operativo.
Sfrutta le integrazioni API-native
Una delle promesse più interessanti del cloud-native? L’interoperabilità.
Tradotto: il PMS può (e deve) dialogare con channel manager, CRM, RMS, sistemi di domotica, applicazioni mobile, contabilità e molto altro.
Ma attenzione: non basta attivare un’integrazione per generare valore. Serve una strategia. Un obiettivo.
Esempio? Collegare il PMS a un CRM evoluto per inviare email personalizzate in base alla cronologia soggiorni e preferenze ospite. Oppure far dialogare il PMS con il sistema di accesso camere per un check-in 100% digitale.
Da fare: elenca i sistemi attivi nel tuo ecosistema tecnologico. Chiediti dove ci sono sprechi di tempo o duplicazioni di dati. Poi verifica con il tuo PMS quali integrazioni possono eliminare attriti.
Automatizza senza perdere il tocco umano
Automazione non significa spersonalizzazione. Significa liberare tempo per dare più attenzione dove serve davvero.
Un PMS cloud-native può inviare conferme automatiche, programmare reminder, gestire il pagamento digitale e raccogliere feedback post-soggiorno. Tutto questo può succedere mentre il tuo staff sorride all’ospite al check-in.
L’automazione è uno strumento, non un sostituto. E nel contesto italiano – dove il rapporto personale è spesso parte integrante dell’esperienza – è importante mantenere quell’equilibrio.
Da fare: automatizza le operazioni a basso valore aggiunto (es. invio email standardizzate), ma potenzia l’interazione umana nei momenti chiave (accoglienza, gestione richieste speciali, problem solving).
Monitora i KPI in tempo reale, non a fine mese
Con i sistemi tradizionali, i report venivano generati a fine mese, a volte in PDF, spesso con dati parziali o aggregati. Con un PMS cloud-native puoi avere accesso live ai tuoi indicatori di performance.
Occupazione, ADR, RevPAR, vendite dirette, performance dei canali, richieste ospiti, tempo medio di check-in: tutto può essere tracciato e analizzato al momento giusto. E questo ti permette di prendere decisioni rapide, non reattive.
Da fare: crea dashboard personalizzate, visibili anche da mobile. Coinvolgi il team revenue e marketing nella lettura dei dati. Smetti di navigare “a sensazione”.
Prossima sezione: i 5 consigli rimanenti (6-10), con focus su gestione multi-proprietà, mobile-first, esperienza ospite e cultura interna.
2. 10 consigli per ottenere il massimo da un PMS cloud-native (parte 2)
Centralizza la gestione multi-proprietà
Se gestisci più strutture – che siano stagionali, a gestione familiare, business hotel o boutique – il PMS cloud-native può diventare la tua “torre di controllo”.
In passato, ogni hotel aveva un suo sistema isolato. I dati non comunicavano, i report erano indipendenti, e ogni decisione richiedeva confronti manuali. Con un PMS cloud-native, invece, puoi gestire tutte le strutture da un’unica interfaccia, con visibilità completa su performance, disponibilità e flussi operativi.
Da fare: se hai più hotel, scegli un PMS che supporti la gestione multi-proprietà nativamente (non tramite workaround). Questo ti permetterà di applicare politiche commerciali coerenti, fare benchmarking interno e redistribuire risorse con intelligenza.
Semplifica i flussi con check-in e check-out digitali
Il 2020 ha accelerato l’adozione delle soluzioni contactless, ma molte strutture italiane si sono fermate al primo step. Eppure, la digitalizzazione dell’arrivo e della partenza è uno degli ambiti più efficaci per migliorare l’esperienza ospite e l’efficienza operativa.
Con un PMS cloud-native, puoi offrire:
- Pre-check-in online prima dell’arrivo
- Invio automatico del documento d’identità
- Pagamento contactless
- Room assignment automatizzata
- Codici digitali per accesso camera (dove possibile)
Da fare: analizza quanto tempo dedica il tuo front desk alla gestione “manuale” del check-in. Quanto di quel tempo potresti reinvestire in accoglienza vera? O in attività a più alto impatto?
Personalizza l’esperienza degli ospiti grazie ai dati
Ogni ospite che entra in hotel lascia una traccia digitale: preferenze, abitudini, canali di prenotazione, richieste speciali. Ma la maggior parte degli hotel non sfrutta questi dati in modo proattivo.
Con un PMS cloud-native, puoi costruire profili ospite dettagliati, accessibili al team in tempo reale. E puoi usarli per:
- Offrire esperienze su misura (es. camera preferita, piano silenzioso)
- Personalizzare le comunicazioni marketing
- Fare upselling mirato (es. colazione, late check-out)
Da fare: inizia a trattare ogni prenotazione come un’opportunità per arricchire la conoscenza del tuo cliente. Un piccolo gesto personalizzato può trasformare un soggiorno nella prima di molte esperienze.
Coinvolgi anche il team marketing e revenue
Troppo spesso il PMS viene visto come uno strumento “operativo”, relegato al front office. Ma i veri vantaggi si colgono quando il marketing e il revenue management lo usano come fonte dati centrale.
Un buon sistema cloud-native raccoglie dati preziosi:
- Durata media soggiorni
- Anticipo medio prenotazione
- Composizione camere vendute
- Origine geografica ospiti
- Performance dei canali
Tutti dati che possono aiutare a:
- Ottimizzare le campagne digitali
- Tarare offerte in modo più dinamico
- Migliorare la distribuzione
Da fare: coinvolgi il reparto marketing fin dalla configurazione del PMS. Chiedi report personalizzati, integra il sistema con il CRM, e usa i dati per guidare strategie di acquisizione e fidelizzazione.
Chiedi supporto, ma costruisci indipendenza operativa
Uno dei vantaggi di un PMS cloud-native è che non sei più legato a un’assistenza tecnica lenta, frammentata o “vecchio stile”. Ma attenzione: non devi nemmeno diventare dipendente dal supporto.
L’obiettivo è l’autonomia: uno staff formato, che sa dove trovare le risposte, che conosce le basi di troubleshooting e che usa la documentazione disponibile.
Da fare: verifica che il fornitore offra una knowledge base, tutorial video, help center ben organizzato. Crea all’interno del team figure di riferimento (“power user”) che possano risolvere i problemi semplici senza aprire un ticket.
Hai notato un filo conduttore?
Tutti questi consigli non parlano di “funzioni” del PMS in sé, ma di modi diversi di lavorare, più intelligenti, integrati, reattivi. Il PMS cloud-native non è solo un upgrade tecnologico. È un catalizzatore di cambiamento.
3. 10 errori da evitare con un PMS cloud-native
Mantenere le vecchie abitudini “analogiche”
Molti hotel installano un PMS moderno, ma poi continuano a operare come se nulla fosse cambiato. Stampa dei registri, inserimento manuale delle prenotazioni, comunicazioni su carta. È come passare a una cucina professionale e continuare a cucinare con un fornello da campeggio.
Questo atteggiamento annulla tutti i vantaggi del cloud. E peggiora la situazione, perché il nuovo sistema appare “più complicato” proprio perché non viene usato nel modo giusto.
Cosa evitare: resistere al cambiamento culturale.
Alternativa: cogli l’occasione del nuovo PMS per ripensare anche le procedure interne.
Usare il cloud come se fosse un software locale
Un PMS cloud-native è progettato per essere dinamico, accessibile, aggiornabile. Ma spesso viene “limitato” dal modo in cui viene implementato: nessun accesso da mobile, uso solo da postazioni fisse, mancanza di personalizzazioni.
In questo modo, si perde tutta la flessibilità che dovrebbe essere il cuore del cloud.
Cosa evitare: trattare il PMS come se fosse ancora su un server nel retro dell’ufficio.
Alternativa: sfrutta davvero la mobilità e l’accesso in tempo reale. Formazione inclusa.
Limitare l’uso del PMS solo al front desk
Pensare che il PMS sia uno strumento solo per receptionist è un limite enorme. Oggi, un sistema cloud-native è un hub centrale che può aiutare tutti: dal revenue manager al marketing, dal GM al personale di housekeeping.
Quando il PMS resta confinato a una sola area, le decisioni restano parziali. Le opportunità vengono perse. I dati si frammentano.
Cosa evitare: segmentare l’uso del PMS tra reparti.
Alternativa: democratizzare l’accesso, dare visibilità e responsabilità trasversali.
Ignorare la reportistica avanzata
“Non abbiamo tempo per i report”. Una frase che si sente spesso, e che nasconde un problema culturale.
Il cloud-native PMS è in grado di fornire analisi in tempo reale, incrociare dati, visualizzare tendenze. Ma se nessuno legge quei report, restano solo dati inutilizzati.
Cosa evitare: limitarsi a guardare solo il numero di camere occupate o il fatturato giornaliero.
Alternativa: costruire routine settimanali e mensili di analisi condivisa dei dati. Decidere in base ai numeri, non alle impressioni.
Non coinvolgere il personale nel cambiamento
Cambiare PMS è un cambiamento organizzativo, non solo tecnico. Ma spesso viene calato dall’alto, senza confronto, senza ascolto, senza coinvolgimento dello staff operativo.
Questo genera resistenze, errori, frustrazione. Il personale “subisce” il sistema, invece di farlo proprio.
Cosa evitare: introdurre il nuovo sistema senza preparazione culturale.
Alternativa: includere le persone nel processo, raccogliere feedback, creare ambasciatori interni.
Non testare i flussi prima di andare live
Nessun sistema, per quanto cloud e moderno, funziona perfettamente al primo colpo. Eppure molte strutture si lanciano in un go-live affrettato, senza testare scenari reali, procedure interne, flussi critici.
Il risultato? Caos operativo, errori di prenotazione, perdita di fiducia.
Cosa evitare: sottovalutare la fase di pre-lancio.
Alternativa: costruire un ambiente di test, simulare le attività reali, e validare i flussi con il team.
Trascurare la formazione su mobile
Uno dei vantaggi più grandi del cloud-native è la possibilità di lavorare ovunque. Ma se lo staff non è formato a usare l’app su tablet o smartphone, questo vantaggio resta sulla carta.
Housekeeping, manutenzione, accoglienza in mobilità: tutto può migliorare… solo se il team sa come farlo.
Cosa evitare: pensare che la formazione “desktop” basti per tutti.
Alternativa: prevedere una formazione mobile-first, con scenari realistici e coaching continuo.
Confondere automazione con disinteresse verso l’ospite
Automatizzare non vuol dire “scomparire”. Alcuni hotel, presi dall’entusiasmo della tecnologia, eliminano del tutto l’interazione umana. E questo può alienare una clientela che cerca attenzione, ascolto, empatia.
L’automazione deve liberare tempo, non cancellare l’ospitalità.
Cosa evitare: affidarsi ciecamente a processi automatici senza supervisione.
Alternativa: usare l’automazione per concentrarsi sui momenti di relazione autentica.
Affidarsi troppo all’assistenza senza internalizzare le competenze
L’assistenza tecnica è importante, certo. Ma se ogni piccolo problema diventa una chiamata al supporto… c’è un problema più profondo: mancanza di autonomia.
Un hotel dovrebbe avere almeno una figura interna capace di risolvere problemi comuni e guidare il team nell’uso avanzato del PMS.
Cosa evitare: esternalizzare ogni micro-dubbio.
Alternativa: investire nella formazione di “power users” interni.
Cambiare PMS, ma non la cultura del servizio
Questo è il punto più delicato. Puoi avere il sistema più evoluto del mondo, ma se il tuo hotel continua a essere lento, burocratico, orientato al passato… nessuna tecnologia ti salverà.
Il PMS cloud-native non è una bacchetta magica. È un abilitatore. Ma sei tu – come struttura, come cultura – che devi decidere di cogliere l’opportunità.
Cosa evitare: credere che basti la tecnologia.
Alternativa: vedere il PMS come il motore di una trasformazione più ampia: nei servizi, nei processi, nel modo di accogliere e stupire l’ospite.
4. Conclusioni: Oltre il software, il vero cambiamento è culturale
Passare a un PMS cloud-native è una scelta strategica. Ma non è una scorciatoia.
Non è una moda. Non è una soluzione plug-and-play che risolve magicamente tutti i problemi del tuo hotel.
È una chiamata.
Una chiamata a ripensare come lavori, come coordini il tuo team, come interpreti i dati, come accogli i tuoi ospiti. È un invito a liberarti dal peso di procedure superate e ad aprire spazio a ciò che conta davvero: velocità, precisione, empatia, efficienza.
Molti hotel scelgono il cloud per “essere più moderni”.
I migliori, invece, scelgono il cloud per essere più umani.
Perché quando automatizzi l’inutile, puoi concentrarti sull’indimenticabile.
Quando semplifichi l’operativo, puoi investire nell’esperienza.
Quando hai dati chiari e accessibili, puoi guidare davvero il cambiamento.
Quindi sì: scegli il PMS giusto. Ma soprattutto: scegli di usarlo nel modo giusto.
Coinvolgi il tuo team. Analizza i tuoi processi. Lascia andare le abitudini che non ti servono più. E preparati a riscoprire quanto può essere gratificante – e profittevole – lavorare in modo più intelligente.
Il futuro dell’ospitalità non è solo cloud.
È cloud + consapevolezza.
Ed è già qui.
Domande frequenti
Cos’è un PMS cloud-native?
È un sistema gestionale per hotel progettato nativamente per il cloud, accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a internet, aggiornato in tempo reale e integrabile con altri strumenti software tramite API. Non richiede installazioni locali o server fisici.
Quali sono i vantaggi rispetto ai sistemi on-premises?
- Aggiornamenti automatici
- Accesso remoto
- Scalabilità semplice
- Migliore integrazione tra reparti e software
- Maggiore sicurezza dei dati (se ben gestita)
Quanto tempo serve per implementarlo?
Dipende dalla complessità della struttura e dall’organizzazione interna. In media, dalle 2 alle 6 settimane, inclusa la formazione del personale.
Cambiare PMS è rischioso?
Lo è se viene fatto senza un piano. Ma con una fase di preparazione solida, coinvolgimento del team e supporto adeguato, il passaggio può avvenire con successo e offrire benefici duraturi.
MyGuestCare è una piattaforma cloud-native pensata per hotel indipendenti e gruppi alberghieri che vogliono semplificare la gestione, ottimizzare il revenue e migliorare l’esperienza dell’ospite in ogni fase del soggiorno.
Non si tratta solo di software. Si tratta di ripensare il modo in cui il tuo hotel lavora ogni giorno – con strumenti agili, integrati, intuitivi.
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